Mitarbeitergespräche richtig führen

Jede Führungskraft weiß, dass erfolgreiche Kommunikation entscheidend für ein harmonisches Miteinander innerhalb eines Teams ist – und damit auch für dessen Leistung. Durch welche Elemente werden Gespräche mit den eigenen Mitarbeitern konstruktiv und produktiv?

Haben Sie immer wieder das Gefühl, dass Sie nach dem Gespräch mit einem Ihrer Mitarbeiter nicht sicher sind, ob die Botschaft angekommen ist oder dass Ihr Verhältnis zum Mitarbeiter beeinträchtigt wurde? Hier sind die wichtigsten Fragen, die Sie sich vor einem Mitarbeitergespräch stellen sollten.
 

Sind Sie dem Mitarbeiter wohlgesonnen?

Ihre Grundhaltung, mit der Sie in das Gespräch gehen, ist ausschlaggebend dafür, ob es überhaupt eine Chance für einen konstruktiven Austausch gibt. Ihr Gesprächspartner muss das Gefühl haben, seine Sicht des Themas schildern zu können und auch mit seinen Anliegen und Problemen ernst genommen zu werden. Sie müssen also zuhören können, dürfen ihn nicht vorverurteilen und sollten mit dem Ziel in das Gespräch gehen, eine gemeinsame Lösung zu finden, die allen Seiten zugutekommt.
 

Sind Sie gut vorbereitet?

Ein Mitarbeitergespräch ist  meist anlassbezogen, ergibt sich also nicht spontan in der Kaffeeküche. Bereiten Sie es dementsprechend gut vor, um es souverän und professionell führen zu können:

• Den Verlauf des Gesprächs durchdenken: Welche Themen werden angesprochen? Welche Kritikpunkte oder Argumente erwarten Sie von Ihrem Gesprächspartner – und wie werden Sie darauf angemessen reagieren? Mit welchem Resultat möchten Sie aus dem Gespräch gehen?
• Die Struktur schriftlich festlegen: Überlassen Sie es nicht dem Zufall, wie das Gespräch verläuft und welche Inhalte besprochen werden. Definieren Sie den Rahmen und erstellen Sie sich einen Ablaufplan für das Gespräch.
• Für eine ungestörte Atmosphäre sorgen: Machen Sie in Ihrem Kalender mind. 90 Minuten Platz für das Gespräch und buchen Sie einen Raum, in dem Sie und Ihr Gegenüber sich in Ruhe und ohne Mithörer austauschen können.

 
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Ist der Gesprächsverlauf transparent und nachvollziehbar?

Um dem Gespräch eine schlüssige Struktur zu verleihen, können Sie es vierstufig gestalten:

• Stufe 1: Einführung
  Informieren Sie Ihren Mitarbeiter, warum Sie mit ihm sprechen möchten, was Sie sich als Ergebnis des Austausches wünschen und um welche Inhalte es gehen wird.
• Stufe 2: Austausch
  Führen Sie mithilfe Ihres Ablaufplans (siehe oben) das Gespräch und achten Sie dabei darauf, auch die Perspektiven und Argumente des Mitarbeiters zu berücksichtigen. Fragen Sie gezielt nach, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie beide noch kein gemeinsames Verständnis zu einem Aspekt haben.
• Stufe 3: Vereinbarung
  Jedes Gespräch sollte ein Ergebnis haben, bei dem beide Gesprächspartner wissen, was sie als nächstes tun werden und bis zu welchem Zeitpunkt. Notieren Sie diese Vereinbarungen auch schriftlich. So stellen Sie Verbindlichkeit her und geben dem Mitarbeiter das Signal, dass das Gespräch zielorientiert war und nicht nur ihn, sondern auch Sie in die Pflicht nimmt.
• Stufe 4: Zusammenfassung
  Wiederholen Sie noch einmal die wichtigsten Punkte Ihres Gespräches sowie Ihre gemeinsam vereinbarten nächsten Schritte. Versichern Sie sich zum Schluss, dass der Mitarbeiter mit Ihrer Zusammenfassung einverstanden ist und nehmen Sie ggf. Korrekturen vor.

 
Sicherlich gibt es noch weitere gute Hinweise, die für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch hilfreich sind. Haben Sie selbst einen guten Tipp? Wir freuen uns über Ihre Ergänzungen und Anregungen!

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