Konflikte mit Angestellten: Vorsicht ist besser als Nachsicht

Wenn Sie Personalreferent oder Führungskraft sind und sich bereits mit Fehlverhalten von Mitarbeitern beschäftigen mussten, wissen Sie, welchen Schaden solch ein interner Konflikt anrichten kann, nicht nur für die betreffende Person, sondern potenziell für das ganze Unternehmen. Deshalb ist es die Anstrengung wert, die Vermeidung solcher Vorfälle anzustreben. 

Eines der wirkungsstärksten Werkzeuge zur Vermeidung interner Konflikte, die auf Fehlverhalten einzelner Mitarbeiter zurückzuführen sind, ist ein hochwertiger Verhaltenskodex: Er hilft Angestellten, die Erwartungen des Unternehmens bezüglich des eigenen Verhaltens zu verstehen und die Konsequenzen für Verstöße von Beginn an zu kennen. Die folgenden Punkte geben Ihnen eine Hilfestellung für die Implementierung eines solchen Kodex.

1. Regeln sollten konkret, präzise und leicht verständlich sein.

Es ist entscheidend, dass jeder Mitarbeiter genau versteht, was Ihre einzelnen Regeln bedeuten. Nutzen Sie daher konkrete Beispiele, seien Sie prägnant und verwenden Sie gut verständliche Formulierungen. Sehen Sie sich zum Beispiel diese Regel an: „Die Anwesenheit von Angestellten auf dem Unternehmensgelände wird um 8:00 Uhr erwartet. Wiederholt spätes Erscheinen wird sich negativ auf die Einzelbewertung auswirken.“ Wie Sie sehen, wirft diese Regel mehr Fragen auf als sie beantwortet: Zählt der Gang durchs Eingangstor bereits als Anwesenheit „auf dem Unternehmensgelände“? Wie oft ist „wiederholt“? Ist es bereits ein Vergehen, eine Minute zu spät zu sein? Was bedeutet „negativ … auswirken“? Eindeutiger und verständlicher ist die Regel so: „Pünktlichkeit ist für unser Geschäft erfolgsentscheidend. Seien Sie daher pünktlich um 8:00 Uhr an Ihrem Arbeitsplatz. Wenn Sie innerhalb eines Jahres zum dritten Mal zu spät kommen, werden Sie eine formale Abmahnung erhalten. Ein viertes Mal kann zur sofortigen Entlassung führen.“

2. Angestellte müssen Kenntnis von den Regeln haben – und auf sie zugreifen können.

Sie können von Ihren Mitarbeitern nicht verlangen, einen Verhaltenskodex einzuhalten, der nur schwer auffindbar ist. Machen Sie ihn also leicht zugänglich, z. B. als Dokument in einem öffentlichen Ordner auf Ihrem Server. Um sicherzustellen, dass jeder Kollege jede Regel nicht nur kennt, sondern auch versteht, machen Sie den Verhaltenskodex zu einem festen Inhalt Ihres Einführungsprogramms für neue Angestellte. Geben Sie ihnen dabei auch die Gelegenheit, Klärungsfragen zu stellen. Dies wird nicht nur dazu führen, dass sie die Regeln von Anfang an verinnerlichen, sondern hilft auch Ihnen dabei, schwer verständliche Regeln zu identifizieren, bei denen es immer wieder Nachfragen gibt: Sie können diese dann entsprechend optimieren.

 
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3. Schaffen Sie klare Verantwortlichkeiten für die Pflege und Durchsetzung der Regeln.

Ihr Verhaltenskodex sollte kein abgeschlossenes Werk sein, sondern ein lebendiges Dokument, das durch ständige Optimierungen immer besser wird – oft aufgrund von Mitarbeiter-Feedback. Sie sollten daher jemandem oder mehreren Personen die Verantwortung für die Pflege dieses Dokumentes übertragen – und Ihre Belegschaft muss wissen, wem man Feedback zum Verhaltenskodex zukommen lassen kann. Weitere Verantwortungsbereiche müssen ebenfalls geklärt werden: Wer informiert Mitarbeiter über wichtige Neuerungen? Wer kümmert sich um die Einführung für neue Mitarbeiter? Wer ist für die Durchsetzung der Regeln und Einleitung disziplinarischer Maßnahmen zuständig? Je transparenter diese Zuständigkeiten für Ihre Angestellten sind, desto vertrauenswürdiger, fairer und zuverlässiger werden die Regeln empfunden werden.

 
In unserer modernen Arbeitswelt, in der Vertrauensarbeitszeit, flache Hierarchien und offene Unternehmenskulturen zelebriert werden, wirken Regelwerke schnell anachronistisch. Der hier oft empfundene Widerspruch muss aber in Wirklichkeit nicht existieren: Sie können ein moderner Arbeitgeber sein, der seinen Mitarbeitern ein Höchstmaß an Unabhängigkeit einräumt – und gleichzeitig ein klares und verständliches Regelwerk haben, das den Menschen den Verhaltensrahmen deutlich macht, innerhalb dessen sie sich frei bewegen können.

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