Kommunikation in Projekten – einfach nur E-Mails schreiben reicht nicht

In Projektteams greift der Projektleiter gerne auf die einfachste Form der Kommunikation zurück: das E-Mail. Eine E-Mail schreiben ist bequem und es geht schnell. Darüber hinaus muss man nicht zeitgleich mit Gegenargumenten rechnen. Dieses Verbleiben in der Komfortzone ist wenig hilfreich für eine „gute Kommunikation“ innerhalb und mit dem Team.

Projekte stehen und fallen mit der richtigen Kommunikation und diese ist eine der Hauptaufgaben von Führungskräften – und Projektleiter sind auch Führungskräfte. Die Nähe zu den Teammitgliedern setzt effektive Kommunikation voraus. Ein paar Hinweise für bessere Projektkommunikation:

1. Angst vor Kommunikation

In einem Projektteam darf es keine Angst vor Kommunikation und kein Muss zur Einhaltung von Hierarchieebenen geben. Offen Kommunizieren ist angesagt. Der Projektleiter muss es vorleben, dann tun es ihm die Teammitglieder von alleine gleich.

2. Kommunikationswege definieren

Wahllos darf die Kommunikation zwischen Ebenen, Teammitgliedern und Shakeholdern allerdings auch nicht erfolgen. Der Projektleiter wählt die geeigneten Kommunikationswege aus und definiert diese. Ein Kommunikationsplan, wer, wann und wie kommuniziert ist sehr hilfreich – für alle Beteiligten.

Beispielvorlage Kommunikationsplan:

Legende: AG = Auftraggeber

MA = Mitarbeiter

PL = Projektleiter

3. Verständlich kommunizieren

Wenn die Kommunikation u. a. zwischen Projektteam und Stakeholdern nicht funktioniert, entstehen schnell Konflikte und das Vertrauen in das Tun der beteiligten Parteien kann leiden.

Um Missverständnisse zu vermeiden, helfen sogenannte Spiegel- oder Rückkoppelungsfragen wie z. B. „Habe ich Sie richtig verstanden, dass….“, „Sie sind der Meinung, dass…..“

 4. Kommunikationskultur

Im Team und während der Projektlaufzeit sollte eine Kommunikationskultur herrschen. Probleme und Konflikte sollten thematisiert werden können. Finger pointing ist unerwünscht und bringt keinen weiter – vom Ziel aus denken. Die Kommunikation soll offen, ehrlich, glaubwürdig und vertrauensvoll sein.

Eine gute Kommunikation trägt wesentlich zum Projekterfolg bei. Und mit ein paar „Spielregeln“ leicht zu realisieren.

Zur Autorin: Regina Mühlich ist Inhaberin des Beratungsunternehmens AdOrga Solutions. Die Managementberatung berät und unterstützt klein- und mittelständische Unternehmen aller Branchen. Die Schwerpunkte sind Datenschutz, Compliance, Qualitätsmanagement, Prozessoptimierung und Projektmanagement. Regina Mühlich ist Dozentin an der Hochschule Furtwangen, TÜV Akademie Rheinland sowie Handwerkskammer München. Lesen Sie auf bookboon.com ihr eBook “Zeitmanagement – nicht nur für Golfer“.