Wann ist ein Meeting effizient und wann effektiv?

Der Arbeitsalltag vieler Arbeitgeber/-nehmer beinhaltet in der Regel eine Reihe von Meetings und Besprechungen. Diese Meetings werden jedoch häufig als langweilig und zeitraubend empfunden, da vielen Teilnehmern nicht einmal der Nutzen dieser Besprechungen klar ist.  Lesen Sie diesen Artikel, um zu lernen, wie Sie die Moderation Ihrer Meetings effektiver gestalten können. 

Der Besprechungs-Marathon steht in vielen Unternehmen auf der Tagesordnung. Während sich die Arbeit auf dem Schreibtisch stapelt, folgt eine geschäftliche Besprechung auf die andere. Kommen wir noch einmal auf die eingangs erwähnte  Studie zurück, die zeigt, dass jedes dritte Meeting verzichtbar ist.

Fast ein Drittel aller Geschäftsbesprechungen werden von den befragten Managern als zeitraubend empfunden.

Gründe für die Zeitverschwendung sind:

• Ausufernde Diskussionen (45 Prozent)
• Ungenügende Vorbereitung (42 Prozent)
• Abwesenheit wichtiger Gesprächspartner (35 Prozent)
• Unklare Gründe für die Besprechung (35 Prozent)

„Die Zahlen der Workplace Survey belegen den Trend in vielen Unternehmen, gehäuft Konferenzen anzuberaumen, auch wenn sie nicht wirklich notwendig sind. Auf Grund der großen Anzahl von Terminen können die Teilnehmer dann gar nicht immer gut vorbereitet und hochkonzentriert in die Besprechung gehen“, so Sven Hennige von Robert Half International.

„Als Konsequenz sollte die Anzahl der Meetings möglichst klein gehalten werden und sie sollten stets gut moderiert werden, damit die Diskussion nicht vom Thema abweicht“, meint Hennige.

Die Anforderungen der Arbeit

Arbeit hat sich in den letzten 10 bis 20 Jahren enorm verdichtet. Das heißt, die Fülle an Arbeit ist gestiegen, die Komplexität der Themen hat sich erhöht. Allerdings arbeiten wir alle noch unter denselben zeitlichen Bedingungen, wie vor 100 Jahren. Alles hat sich ausgedehnt, nur die Zeit nicht. Das bedeutet in derselben Zeit müssen wir heute mehr Themen, eine höhere Anzahl von Aufgaben sowie mehr Probleme bewältigen. Die Technologisierung nimmt uns vieles ab und ermöglicht uns überhaupt die komplexe Arbeit, doch die Anforderungen sind auch wegen der Technik.

Das ist auch ein Grund, warum es zu einem „Meeting-Stress“ (zu viele Meetings) kommt. Weil Aufgaben komplexer geworden sind, brauchen wir mehr Absprachen, mehr Verständigung, eben mehr Kommunikation auf der einen Seite. Auf der anderen Seite brauchen wir aber auch eine bessere Struktur und Durchführung von Meetings, um nicht in einen Meeting-Stress zu geraten.

Meeting gehören nach wie vor zu einem der größten Zeitkiller in der Arbeitsorganisation. Meetings gehören aber auch zu den absolut notwendigen Voraussetzungen, um die Arbeitsorganisation effektiv werden zu lassen.

Der Widerspruch lässt sich ganz schnell auflösen, wenn Effektivität von Effizienz in Bezug auf ein Meeting unterschieden wird.

Effektivität heißt, zu fragen, ob wir die richtigen Dinge machen? Ein Meeting gehört zu den richtigen Dingen, wie wir schon feststellen konnten.

Effizienz heißt zu fragen, ob wir die Dinge richtig machen. Wenn das Meeting richtig gestaltet wird, dann ist es kein Zeitkiller, sondern wird zur Steigerung der Effizienz im Unternehmen oder der Organisation eingesetzt.

Effizient in Meetings zu sein heißt, immer versuchen die Dinge richtig zu tun. also keine endlosen Debatten führen, nicht ständig neue Fässer aufmachen, dem anderen es mal so richtig zeigen (Ärger, Wut, Machtkampf), sich zurückziehen.

Regeln sind zu setzen und einzuhalten, z.B. jeder ist mitverantwortlich für das Gelingen und Misslingen des Meetings (für den Erfolg), es kann nur einer reden, keine Nebengespräche, Konzentration auf ein Thema/Inhalt, sich kurz fassen, nur das Wichtigste sagen.

Meetings sind dann effizient, wenn die gestellten Fragen und Aufgaben teilnehmer- und lösungsorientiert in einer angemessener Zeit bearbeitet werden.

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„Effiziente Meetings moderieren„, von Armin Pollehn.