Zeitmanagement 2.0: Tipps für eine professionelle E-Mail-Kommunikation

Graut es Ihnen auch jedes Mal vor der Flut an E-Mails in Ihrem Postfach? Diese wollen natürlich schnellstens bearbeitet werden. Es ist wenig überraschend, dass der E-Mail-Verkehr inzwischen den zentralen Anteil der gesamten Unternehmenskommunikation einnimmt. So erhalten Führungskräfte gut und gerne 100 Mails am Tag. 

 
Was das Zeitmanagement angeht, wurde nicht nur das Smartphone zum Arbeitsmittel, auch der E-Mail-Verkehr und die tägliche Flut an Nachrichten ist nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Wie geht man nun am besten damit um? Diese Tipps helfen Ihnen dabei, die E-Mail-Kommunikation in Ihrem Unternehmen professionell zu strukturieren. Dann bleibt mehr Zeit für wichtigere Dinge!

1. Wahl des richtigen Kommunikationskanals

Die E-Mail wird in fast allen Fällen als Standard-Kommunikationskanal gewählt. Doch um die Anzahl an Mails effektiv einzudämmen, stellen Sie sich die Frage: Muss es wirklich eine Mail sein? Wäre ein anderer Weg nicht sinnvoller? Neben der E-Mail sind das hauptsächlich das Telefon oder die direkte Face-to-Face-Kommunikation.

Hier gilt:

• Wenn es um dringende fehlende Informationen geht oder eine schnelle persönliche Abklärung nötig ist, greifen Sie zum Telefon.
• Bei Lob, Anerkennung und Kritik ist ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht die einzig effektive Lösung. Auch kreative, innovative Prozesse werden am besten Face-to-Face
• Für viele Informationen (Daten, Zahlen, Fakten) oder Organisatorisches ist die E-Mail der richtige Weg (inklusive Anhänge).

2. Persönliche Zeitfenster für E-Mails

Für ein gutes Zeitmanagement ist es hilfreich, sich feste Zeitfenster für die Bearbeitung der E-Mails zu setzen. Nur in diesen Zeiträumen dürfen diese überhaupt angesehen werden. Dazu schalten Sie möglichst sämtliche optischen und akustischen Signale aus, damit Sie nicht von eingehenden Mails abgelenkt werden. Drei Zeitfenster, über den Tag verteilt, haben sich bewährt – z. B. morgens, mittags und abends jeweils eine halbe Stunde. Stellen Sie sicher, dass Sie während dieser Zeit nicht gestört werden!

 
[bookboon-book id=“fbd38f11-735b-459e-988f-a56f00a31adb“ title=“Dieser Artikel basiert auf dem folgenden eBook:“ language=“de“]
 

3. Mails nur einmal anfassen

Um einen chaotischen Posteingang zu verhindern, in dem schlimmstenfalls wichtige Mails verloren gehen, sollte Ihr Ziel sein, jede Mail nur ein einziges Mal anzufassen. Das heißt, Sie entscheiden gleich, wie mit der Mail verfahren wird. Im Idealfall ist der Posteingang am Ende des Arbeitstags leer.

Diese drei Kategorien zur Behandlung von Mails haben sich bewährt:

• E-Mail wird gelesen und sofort gelöscht: Das gilt für alle Mails, in denen keine wichtigen Informationen enthalten sind.

• E-Mail wird sofort bearbeitet und verschoben: Ungefähr ein Drittel der Mails kann in den dafür vorgesehenen Zeitfenstern bearbeitet werden und danach in entsprechende Unterordner verschoben werden.

• E-Mail ist nicht sofort bearbeitbar und wird in den Unterordner „Zeitnah zu bearbeitende E-Mails“ verschoben: Wenn zur Bearbeitung noch Rückmeldungen oder Informationen von anderen fehlen, sollte die Mail in einem speziellen Ordner zwischengelagert werden. Dieser Ordner wird am besten wöchentlich überprüft, damit keine Nachricht untergeht.

Außerdem ist ein Workshop ratsam, in dem generelle Verhaltensregeln zum E-Mail-Verkehr innerhalb eines Unternehmens erarbeitet werden. So können viele unnötige Mails von vornherein vermieden werden.

Weitere hilfreiche Strategien zum Zeitmanagement 2.0 im Zuge der Digitalisierung finden Sie in diesem eBook.

Weitere Blog-Artikel zum Thema finden Sie hier:

• Wie das Smartphone zum Arbeitsmittel wird
• Die Tücken der Technik im Unternehmensalltag
• Die goldene Regel des Zeitmanagements

 
[bookboon-recommendations id=“fbd38f11-735b-459e-988f-a56f00a31adb“ title=“ Diese Bücher könnten Sie ebenfalls interessieren:“]