Zeitmanagement 2.0: Die Tücken der Technik im Unternehmensalltag

In nur zwei Jahrzehnten hat sich unsere berufliche wie auch private Welt grundlegend verändert. Neue Möglichkeiten der Kommunikation (z. B. E-Mail und Instant-Messaging), der Information (z. B. ERP-Systeme) und der Vernetzung (Internet etc.) sind durch die zunehmende Digitalisierung zu einem selbstverständlichen Teil des Alltags geworden. Doch mit dem technischen Fortschritt ergeben sich auch neue Probleme: So scheitern Mitarbeiter an Hardware und Software oder es mangelt an Grundkenntnissen für einen effizienten Umgang damit. All das kostet sehr viel Zeit! 
 

Die Top 5 der Zeitkiller im Unternehmensalltag:

1. E-Mail-Kommunikation

E-Mails sind das wichtigste Kommunikationsmedium im Unternehmenskontext. Informationen können in Sekundenschnelle und mit diversen Anhängen versehen an so viele Empfänger wie nötig versendet werden. Doch genau das bringt auch Probleme mit sich: Angesichts der wahren E-Mail-Flut, mit der viele Mitarbeiter zu kämpfen haben, hat sich Hilflosigkeit breitgemacht. Wie und wann soll man nur auf all die wichtigen Mails antworten, ohne die eigentliche Arbeit zu vernachlässigen?

2. Suchen nach Ordnern und Dateien

Im papierlosen Büro gibt es viele Möglichkeiten – wie die Cloud-basierte Zusammenarbeit an Dokumenten. Jedoch geht viel Zeit beim Suchen nach Unterlagen verloren. Denn digitale Ablagesysteme aus Ordnern und Dateien werden oft nicht konsequent geführt. Jeder Mitarbeiter hat eigene Gewohnheiten in der Ordnung seiner Dokumente, benennt und speichert diese, wie und wo es ihm beliebt. Das Ergebnis: ein Daten-Chaos, bei dem selbst die computereigene Suchfunktion versagt.

3. Fehlende Software-Kenntnisse

Software ist heutzutage das zentrale Arbeitsmittel. Trotzdem mangelt es Mitarbeitern häufig an der Nutzerkompetenz, selbst bei Standardprogrammen wie Microsoft Office! Dadurch wird bei weitem nicht so effizient gearbeitet, wie es möglich wäre. Es hapert ganz deutlich an der Wissensvermittlung. Die gängige Praxis ist es, betriebseigene Software von Kollegen erklären zu lassen, die selbst nur unzureichend damit umgehen können. Dabei sollte es die gemeinsame Aufgabe von Mitarbeitern und Führungskräften sein, einen hohen Kenntnisstand bezüglich der Softwaretools zu schaffen.

4. Veraltete Arbeitsumgebung

Technische Fortschritte haben zur Folge, dass Software und Hardware in schnellerem Rhythmus erneuert werden müssten, um alle neuen technischen Möglichkeiten effizient nutzen zu können. Doch in den meisten Unternehmen ist die Hardwareumgebung veraltet und kann in Verbindung mit den komplexen Softwarelösungen nicht die gewünschte Leistung bringen. Das kostet die Unternehmen Zeit und Geld, weil alle Prozesse mit größeren Wartezeiten verbunden sind. Die Aktualisierung der Hardware-Komponenten ist allerdings ein zunehmender Kostenfaktor.

5. Smartphones

Smartphones sind für viele Menschen durch ihre vielfältigen Funktionen ein Teil der eigenen Person geworden. Das hat auch ein neues Nutzerverhalten mit sich gebracht: Man ist immer und überall erreichbar. Darunter leidet die Konzentration, da man immer mit halbem Auge nach aktuellen Entwicklungen und Nachrichten schaut. Auch das Sozialverhalten der Mitarbeiter wird dadurch beeinflusst: Statt in den Pausen Beziehungen mit Kollegen zu pflegen, kommuniziert man per Smartphone mit der Außenwelt. Arbeitsbezogenes wie Verbesserungsideen kommen gar nicht erst zur Sprache.

 
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