Zeitmanagement 2.0: Wie das Smartphone zum Arbeitsmittel wird

Smartphones sind mittlerweile überall – auch im Arbeitsalltag. Trotz der weitverbreiteten Nutzung von Smartphones gibt es in den meisten Unternehmen keine feste Regelung für den Umgang damit. Falls es eine gibt, ist die Nutzung von Smartphones meistens gänzlich verboten. Doch ein kategorisches Verbot ist selten die beste Lösung. 

 
Abgesehen davon, dass Verbote zu einer ablehnenden Haltung seitens der Mitarbeiter führen, wird die Nutzung in der Regel illegal fortgeführt – wenn es nicht anders geht eben auf dem stillen Örtchen. Dabei lassen sich Smartphones auch für Unternehmen sinnvoll einsetzen und als Arbeitsmittel integrieren, jedoch sollten die Nutzung keinesfalls zum Zeitkiller werden.

 
Die Smartphone-Nutzung hat mitunter folgende problematische Auswirkungen, die in ungeregelter Form den Unternehmen schaden und die Mitarbeiter wertvolle Zeit kosten:

1. Fehler durch Konzentrationsverteilung

Die ständige Erreichbarkeit per Smartphone zieht einen regelrechten Zwang nach sich, eingehende Informationen in möglichst kurzen Zeitabständen zu checken. Widmen sich die Mitarbeiter parallel zu ihrer Aufgabe den Ereignissen auf dem Smartphone, steigt dadurch auch die Anzahl an Arbeitsfehlern. Eine Unaufmerksamkeit, weil man abgelenkt wurde, kann potenziell zu sehr hohem Schaden führen.

2. Gefährdung der Arbeitssicherheit

Auch die Arbeitssicherheit ist gefährdet, wenn man nicht konzentriert bei der Sache ist. Für Arbeitsunfälle, die aus Gründen der Unaufmerksamkeit wegen Smartphone-Nutzung geschehen, muss der Arbeitgeber der Berufsgenossenschaft Rede und Antwort stehen. Das kann für alle Beteiligten sehr unangenehm werden.

3. Rückgang der persönlichen Kommunikation

Die persönliche Kommunikation mit Kollegen ist durch das Smartphone merklich weniger geworden. Für ein Unternehmen mag es wohl irrelevant sein, ob die Mitarbeiter gemeinsam Karten spielen oder ob sie chatten. Ein weiterer Faktor ist jedoch, dass der so wichtige Erfahrungsaustausch zwischen älteren und jüngeren Generationen darunter leidet. Hier muss ein passender Weg gefunden werden, wie dieser trotzdem stattfinden kann.

 
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Wie geht man am sinnvollsten mit dem Thema um?

Es sollte im Interesse jedes Unternehmens liegen, sich über eine angemessene Nutzung von Smartphones Gedanken zu machen. Im Idealfall werden die Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess eingebunden. Eine gemeinsame Erarbeitung von Regeln für die Nutzung im Rahmen eines Workshops ist sehr empfehlenswert. Bringt man den Mitarbeitern Vertrauen entgegen und überträgt ihnen die Verantwortung, individuelle Regeln für das Unternehmen zu finden, so hat das in 95 % der Fälle eine positive Wirkung: An selbst erarbeitete Regeln wird man sich viel eher halten als an von außen kommende.

 
Das Smartphone als Arbeitsmittel

Darüber hinaus ist das Smartphone längst nicht mehr als bloße Freizeitbeschäftigung anzusehen, sondern wird zunehmend zu einem wichtigen Arbeitsmittel. Die unzähligen Möglichkeiten, welche die Smartphone-Nutzung bieten, sollten genutzt werden. Ob das in Form von Apps erfolgt, mit denen Arbeitsschritte oder die Kommunikation mit Kollegen erleichtert werden, bleibt Ihnen überlassen. Zur praktischen Arbeit innerhalb eines Betriebs kann ein kurzer How-to-Film beispielsweise die einfachste Methode darstellen, um Informationen und Wissen an andere weiterzugeben, damit effizient weitergearbeitet werden kann.

 
Weitere hilfreiche Strategien zum Zeitmanagement 2.0 im Zuge der Digitalisierung finden Sie in diesem eBook.

Lesen Sie dazu auch Teil 1 dieser dreiteiligen Blog-Serie Zeitmanagement 2.0: Die Tücken der Technik im Unternehmensalltag.

 
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