Effektiv prestationsbedömning höjer motivationen

Prestationsbedömningar kan ibland uppfattas som ett obehagligt betygssättande, men är man arbetsledare av något slag är en av huvuduppgifterna att bedöma teammedlemmarnas prestationer. Om denna process utförs effektivt och korrekt handlar den om samarbete och motivation.

När man talar om prestationsbedömningar tänker de flesta människor på ett samtal som hålls en gång per år och där man går igenom det gångna årets prestationer med sina anställda. Men det är inte det mest effektiva sättet att göra prestationsbedömningar. Det hinner gå för lång tid mellan den anställdes agerande och den feedback hon får. För lång tid mellan det att en händelse inträffar och att man pratar om den eller blir påmind om den. Om du är chef leder det till alltför många missade tillfällen för dig att agera som en effektiv coach och ledare.

Effektiva prestationsbedömningar är de som görs då och då under hela året, även om de är informella. Det är en process som består av kontinuerlig feedback och kommunikation mellan dig och din personal.

Det måste finnas mål

Innan du kan utföra effektiva prestationsbedömningar måste du veta vad du ska bedöma. Hur kan du mäta prestationer om du inte vet med vilken måttstock det ska göras? Om du inte tydligt har klargjort hur du ska mäta prestationerna kommer du att få ett katastrofalt dåligt prestationsbedömningssystem som saknar all objektivitet och som gör både dig själv och den du ska bedöma frustrerade – och vad värre är; du kommer inte att ha någon tydlig plan för hur du ska hjälpa de anställda att förbättra sina prestationer och fortsätta utvecklas. För att kunna skapa en måttstock kan du sätta upp mål.

Det finns flera olika teorier uppställda rörande detta om hur man skapar målsättningar. Vi ska i korthet beskriva en av dessa som kallas S.M.A.R.T-metoden. Det har funnits flera versioner av vad denna förkortning står för, men den vanligaste är denna:

• Specifikt
• Mätbart
• Uppnåeligt (på engelska Attainable)
• Realistiskt
• Tidsbegränsat

Specifikt

Att ett mål är specifikt innebär att du har klart och tydligt talat om vad du förväntar dig ska uppnås. Om du inte kan säga precis vad du vill uppnå kan du inte begära att varken du själv eller någon av dina anställda ska nå upp till det. Ett specifikt mål besvarar följande frågor:

• Vem ska utföra något eller berörs av det? Är det bara den anställde eller kommer fler personer att bli inblandade för att målet ska nås?
• Vad är det för resultat jag vill att den anställde ska uppnå? Vad är det för övergripande resultat jag har i tankarna när jag ber den anställde att uppnå målet?
• Var? Finns det en särskild plats där det måste utföras?
• När vill jag att målet ska vara uppnått?
• Hur? Finns det begränsningar eller särskilda krav att ta hänsyn till? Har jag klargjort dessa tydligt för den berörda personalen?
• Varför? Varför är detta viktigt? Vad är den specifika fördelen med att nå detta mål?

Låt oss exempelvis anta att du vill att din anställde ska bli bättre på kundrelationer. Om du använder målsättningskriterier enligt SMART-metoden så är det inte tillräckligt specifikt. Om du däremot besvarar ovanstående frågor blir det mycket tydligare:

• Vem? Kunder som den anställde har kontakt med (för närvarande 750 stycken).
• Vad? Jag vill att den anställde ska vara den person som mina kunder tänker på först när de behöver konsultera någon angående Internet-teknologi. Jag kommer att veta att det är så när den anställde får minst 20 % fler kundsamtal varje månad. Den anställde ska skicka email och sedan ringa upp alla 750 kunder för att påminna dem om sig själv och om våra tjänster.
• Var? I de fem regioner där den anställde för närvarande har kunder.
• När? Inom sex månader.
• Hur? Den anställde ska börja med de kunder som inte har hört av sig under de senaste 12 månaderna.
• Varför? För att öka försäljningen, minska klagomålen från kunder och öka kundnöjdheten.

Mätbart

Varje mål du sätter upp för en anställd bör vara mätbart så att du kan förvissa dig om hur långt hon har kommit och hur mycket som återstår innan målet är nått.
Men det är inte alla mål där det är självklart vad man ska mäta. Hur ska du till exempel kunna bedöma resultatet om målet är att någon ska bli bättre på att skriva en viss typ av rapporter? Ställ dig dessa frågor för att komma fram till hur varje mål ska mätas:

• Hur mycket?
• Hur mycket mindre?
• Hur många?
• Hur många mindre?
• Hur ofta?
• Mera sällan?
• Hur stor minskning? (avseende fel, misstag, problem, klagomål m.m.)
• Hur stor ökning? (avseende produktivitet, återförsäljning, bibehålla kunder m.m.)

Det kan krävas en del eftertanke för att komma fram till lämpliga nivåer, men detta går ändå att tillämpa på alla mål. Se bara till att måttstocken är objektiv; det vill säga att oavsett vem som utför mätningen ska man komma fram till samma resultat.

Uppnåeligt

Innan du sätter någon i arbete måste du förvissa dig om att målet verkligen är möjligt att uppnå. Om vi återgår till vårt tidigare exempel – vad hade hänt om du hade sagt att du ville se en 20-procentig ökning av inkommande samtal på bara sex veckor? Hur skulle det ha förändrat din plan för att uppnå målet? Med hänsyn till dina befintliga resurser och det vanliga löpande arbetet som fortfarande måste uträttas parallellt med detta projekt – skulle det över huvud taget ha varit möjligt att klara målet?
Om det inte är möjligt att nå målet under de förutsättningar som råder måste du antingen minska hindren för måluppfyllelsen eller sänka målsättningen. Annars skapar du inga förutsättningar för några prestationsbedömningar – du skapar en garanti för att den anställde i fråga kommer att misslyckas.

Realistiskt

Om ett mål ska vara realistiskt för dina anställda måste det vara något som du har lust och möjlighet att sträva mot tillsammans med dem. Det innebär inte att alla mål du sätter upp för dem måste vara simpla och lättköpta. Det betyder bara att du har gjort en grundlig analys av den aktuella uppgiften och kommit fram till slutsatsen att det är realistiskt att tro att den går att utföra.

Tidsbegränsat

Den sista komponenten i SMART-metoden är “tidsbegränsat”. Om du inte sätter upp en tidsgräns för målet kommer du inte att ha den nödvändiga motivationen för att komma igång snarast möjligt. Genom att sätta upp ett realistiskt tidsschema tillför du projektet ytterligare en känsla av att vara viktigt samtidigt som det hjälper till att behålla fokus.

Vill du lära dig mera om detta ämne bör du läsa boken ”Högre effektivitet med prestationsbedömningar” från MDT Training.