29 vanliga misstag med e-post

För de flesta organisationer är e-post ett mycket populärt kommunikationsmedel, av flera olika orsaker. E-post ger bland annat avsändaren möjlighet att skicka ett meddelande till en eller flera mottagare, det är billigt och snabbt (inga fraktkostnader) och enklare att organisera, lagra och sortera tidsmässigt för att tillgodose dokumentations- och arkiveringskrav.

Är du själv anställd eller jobbsökande använder du förmodligen e-post ofta för att kommunicera med många olika människor och av varierande skäl. Exempelvis för att söka jobb, hålla kontakten med människor i ditt nätverk, kommunicera med din chef eller med dina kunder eller klienter.

Eftersom du antagligen använder dig av e-post varje dag ska vi i den här artikeln fokusera på vad du bör undvika när du skriver och skickar dina e-postmeddelanden.

Ge det rätta intrycket

Eftersom den som tar emot dina meddelanden använder sig av alla de komponenter och delar som ingår i meddelandet för att bilda sig en uppfattning om ditt budskap bör du vara mycket uppmärksam på vad du sänder.  Intrycket kan bli fel och leda till att budskapet inte går fram så effektivt som du önskar eller att din image eller ditt varumärke misstolkas.

Om du vill bli ännu bättre på att skapa och upprätthålla det intryck du vill förmedla via dina e-postmeddelanden kan du gå igenom följande lista över vanliga misstag vad gäller denna form av kommunikation.

Några vanliga misstag när man använder e-post

Avsändaren

•        Inte leva upp till den kompetens som förknippas med effektiv e-postkommunikation i allmänhet.

•        Vidarebefordra meddelanden till andra personer som inte är berörda av ämnet ifråga.

•        Inkludera personer i mottagargruppen som inte borde vara med, och/eller utelämna sådana som borde tas med.

•        Upprepa din signatur gång på gång i en fortlöpande meddelandeväxling.

•        Att använda dig av funktionerna Bcc och Cc för ofta.

•        Okänslighet för den kultur som råder i det aktuella sammanhanget (exempelvis rörande färger, språkbruk, teman, tid eller känsla för sammanhanget).

Mottagaren       

•        Låta bli att läsa hela meddelandet innan man svarar eller tänker igenom innehållet.

•        Utgå från att meddelandet är ett personligt angrepp.

•        Begå samma fel som avsändaren i listan ovan.

Kanal [E-post]   

•        Förmedla information som inte borde finnas i ett e-postmeddelande.

•        Utgå från att meddelandet är privat.

•        Ha en övertro på e-post som kommunikationskanal.

Meddelandet       

•        Att inte läsa hela meddelandet innan man sänder det eller svarar på det.

•        Inte ha med någon hälsningsfras.

•        Meddelandet är oklart.

•        Meddelandet är för långt eller för kort.

•        Olämplig jargong eller dåligt språk och grammatik.

•        Strunta i kontrolläsning av texten.

•        Dåligt utformade ämnesrubriker.

•        Bilagor med missvisande namn.

•        Att glömma att lägga till bilagan eller skicka fel bilaga.

Återkoppling     

•        Inte specificera önskemål om svar.

•        Inte ange tidsgräns för svar.

•        Förvänta sig att andra ska svara snabbt.

Brus

•        Att skriva och skicka e-postmeddelanden när man är upprörd eller arg.

•        Feltolka tonen i ett e-postmeddelande.

•        Olämplig användning av färger, uttryckssymboler (emoticons), typsnitt eller illustrationer.

Sammanhang

•        Bryta mot företagets policy för e-postanvändning.

•        Inte uttrycka sig tillräckligt uttömmande eller dela med sig av information så att meddelandet blir anpassat till sammanhanget.

•        Ton och innehåll är för informellt, saknar känsla för sociala eller hierarkiska strukturer.

Om du vill lära dig mera om hur man skapar bra e-postmeddelanden bör du läsa “Communicating with Technology” av Renee Robinson.