Tipps für cleveres Email-Management

Kennen Sie das: Keine Email im Posteingang, man trinkt eine Tasse Kaffee und setzt sich mit Elan wieder an seinen Schreibtisch. Und was sehen Sie? Der Posteingang läuft schier über von neuen Nachrichten. Und schon sind Sie in einer neuen Zeitfalle. Wie Sie dieser Falle mit durchdachtem Email-Management entkommen können, erklärt Ihnen Beraterin und Projektmanagerin Regina Mühlich in diesem Artikel. Bringen Sie Ordnung in Ihre Emails!

Gehen Sie chronologisch vor

Sie fangen an Ihre Nachrichten von unten nach oben zu öffnen und zu lesen. Bitte nicht anders herum. Die chronologisch letzte sollte auch zuletzt gelesen werden. Sie kennen doch Ihre Kollegen. Jeder muss die Nachricht vom anderen kommentieren und Sie wollen doch den (chronologischen) Überblick behalten.

Und hier haben wir schon die Probleme. Zum einen ist es normal geworden, nicht mehr miteinander zu sprechen, sondern ein E-Mail zu schreiben. Schließlich will man zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen und auch gleich alles dokumentieren. Und zum anderen ist Gott und die Welt im Verteiler. Manchmal könnte man den Eindruck bekommen, je mehr Leute die Nachricht erhalten, umso wichtiger ist die Nachricht. Wohl eher der Sender, glaubt dieser zumindest.

Sprechen statt schreiben

Sparen Sie anderen und auch sich Zeit. Überlegen Sie vor dem Senden, ob es nicht einfacher und vor allem auch zeitsparender ist, zum Hörer zu greifen oder beim Mitarbeiter und Kollegen im Büro nebenan vorbeizugehen. Zwischenmenschliches ist auch fördernd für das Betriebsklima und für  gute Kommunikation. Und waren es nicht Sie, der mit der „open door“ Mentalität punkten wollte?

Checken Sie Ihren Verteiler

Telefonisch oder persönlich geht nicht, „besser schriftlich“? Okay, aber überlegen Sie vor dem Senden, wer wirklich im Verteiler unter „An“ zu stehen hat. Hier gehören nur Empfänger genannt, die mit dem Thema wirklich zu tun haben und/oder die eine Aufgabe daraus resultierend zu erledigen haben. Unter „cc“ (Kopie) sind die Empfänger auszuwählen, die die Nachricht als Information erhalten müssen, nicht sollen. Generell besteht für cc-Empfänger kein Handlungsbedarf und wenn sich derjenige die Zeit sparen will (guter Ansatz für die Golfrunde am Nachmittag), dann geht ihm nichts verloren, wenn er die cc-Nachricht einfach hinten anstellt. Im Umkehrschluss brauchen Sie auch nicht jede Nachricht in der Sie im cc-Verteiler stehen, sofort zu lesen bzw. Wort für Wort. Ein kurzer Querscheck ist in der Regel ausreichend.

„bcc“ ist übel, geheime Information. Trauen Sie sich nicht, den Empfänger „öffentlich“ im Verteiler einzutragen? Hier sollten Sie wirklich besser den Hörer in die Hand nehmen.

Wie lesen Sie Ihre Emails

Nochmal zurück zum Anfang: Alle E-Mails im Posteingang gelesen, man trinkt eine Tasse Tee und setzt sich mit Elan wieder an seinen Schreibtisch. Und was sehen Sie? Der Posteingang läuft schier über von neuen Nachrichten. Sie fangen an Ihre Nachrichten zu lesen. Und schon sind Sie in der neuen Zeitfalle.

Sie müssen nicht alles lesen, Sie müssen wissen wen Sie im Bedarfsfalle fragen können. E-Mails in denen Sie im cc-Verteiler stehen können Sie beiseitelegen bzw. in den entsprechenden Email-Ordner schieben. Diese können Sie auch erst dann lesen, wenn Sie bei dem schlechten Herbstwetter nicht auf den Golfplatz gehen wollen. Wichtig sind Nachrichten in denen Sie direkt gefragt sind, Ihre Unterstützung benötigt wird oder Termine fixiert werden.

Delegieren spart Zeit

Geben Sie Ihrer Assistenz Zugriff auf Ihren Email-Account. Uups, das ist sicherlich schon eingerichtet. Sagen Sie ihr oder ihm, sie/er soll Ihre Nachrichten lesen. Aber halt, das brauchen Sie nicht zu sagen. Ihre Assistenz weiß, dass das ihre Aufgabe ist. Geben Sie ihr Gelegenheit, ihnen Feedback über die Nachrichten zu geben? Jetzt haben wir es. Kurz und knapp kann Sie Ihnen, auch telefonisch, auf dem Weg zum oder vom Golfplatz, einen kurzen Abriss über die wichtigen Dinge in Ihrem E-Mail-Account geben. Und da Sie Ihre Zeit gut managen können und Sie sich nicht um alles persönlich kümmern müssen, sagen Sie Ihr bei der Gelegenheit auch gleich, an wen Sie was mit welchen Hinweisen und Aufgaben weiterleiten kann. Und selbstredend wird sie das auch nachhalten und verfolgen und Ihnen selbstverständlich vor der nächsten Golfpartie ein kurzes Feedback über den Status geben.

So einfach ist es Zeit zu sparen.

Und was wollen Sie jetzt bezüglich Ihres Email-Accounts unternehmen?

Ich werde:

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