Projektledning: Hur du får igång ditt projekt

När man talar om projektledning handlar mycket om att hålla deadlines, sätta en budget eller hur man är en bra ledare. Här ska vi istället diskutera hur du får igång ditt projekt.
Den viktigaste fråga du bör ställa dig själv vid starten av ett projekt är: “Vad försöker detta projekt uppnå – och varför?” Denna fråga hjälper dig att definiera projektets omfattning och önskade resultat.

Den första fasen av ett projekt kallas också för definitionsfasen. Målet här är att definiera det önskade resultatet vilket kommer att redogöras för i Projektdokumentet och Måldokumentet.

Projektdokumentet

I Projektdokumentet ska följande frågor besvaras:
• Vad vill projektet uppnå?
• Vilka affärsintressen finns?
• Vilka tidsramar gäller?
• Vem ska finansiera det?
• Vem ska leda det?
 
[bookboon-recommendations id=”3d42654f-721d-4623-af97-a3f800969038″ title=”Dessa böcker kan också vara av intresse…” language=”sv”]
 
Detta är de viktigaste frågorna under definitionsfasen, och de kommer att revideras vid inledningen av varje efterföljande fas. Svaret på frågorna bör sammanfattas i Projektdokumentet.
Dokumentets viktigaste funktion är att försäkra att det råder samförstånd mellan alla inblandade parter om vad projektet ska uppnå, så att ingen har några falska förhoppningar.
 
Glöm inte bort att definiera roller och ansvarsområden för alla gruppmedlemmar.
Det är viktigt att tydligt definiera projektets mål och förväntningar under definitionsfasen, så att eventuella missförstånd kring målen kan klargöras på förhand.
 
Till exempel:
En finansiär kan förvänta sig att projektet producerar en fungerande mjukvara, medan gruppmedlemmarna tror att de utvecklar en prototyp för att visa att konceptet är genomförbart.

Kom ihåg: Om projektet inte redan från början har en tydlig bild av vad som ska uppnås och varför så måste dessa frågor besvaras under arbetets gång, vilket alltid är mer riskabelt.
Se till att målen går att uppnå. Blygsamma mål kan hjälpa till att få igång ett projekt.

Måldokumentet

Utöver Projektdokumentet är det också en god idé att ta fram ett Måldokument.
 
Måldokumentet beskriver i detalj vad projektet ska leverera och vilka de huvudsakliga målen är, inklusive mätbara kriterier för vad som är ett lyckat resultat. Dokumentet ska tas fram innan några kontrakt skrivs på och ska i breda termer beskriva projektets slutprodukt.
 
Till exempel:
”Utveckla ett mjukvarusystem för att ta emot och hantera kundbeställningar.” Det specificerar också vem som ska använda produkten och anger den förväntade kostnaden.
 
Måldokumentet är en överenskommelse som definierar arbetsuppgifterna och kundens affärsintressen. Det kan hjälpa dig att identifiera förändrade omfattningar efter att projektet startat och förbereda inför eventuella modifieringar som kan behövas allt eftersom projektet fortlöper.
 
Första utkastet till måldokumentet kallas för ett basdokument och bör innehålla:
• Projektets ägare, finansiärer och intressenter
• Projektets mål och syften
• Projektets förutsättningar
• Projektets slutprodukt
• Vad som ligger utanför projektets omfattning
• Milstenar
• Uppskattad kostnad
 
Kom ihåg. Det är av yttersta vikt att ta fram ett måldokument då detta har stor inverkan på ett projekts tidsåtgång, kostnad och kvalitet. Det bör därför definieras så tidigt som möjligt, även om man kommer överrens om förändringar längre fram.
 
Läs mer om hur man får igång ett projekt och de nästa stegen i Paul Newtons e-bok “The Best Project Management Principles” hos bookboon.com.
 
Om du vill läsa mer om hur man får igång ett projekt, ta en titt “Project Launch Stage: How to get a project properly running.”
 
[bookboon-book id=”3d42654f-721d-4623-af97-a3f800969038″ title=”Läs mer om principer för projektledning i denna bok” button=”Ladda ner e-bok” language=”sv”]