Goed plannen: 9 manieren waarop te-doen-lijstjes niet werken

Ben jij ook een fan van de oude vertrouwde te-doen-lijstjes? Veel mensen vinden ze erg behulpzaam. Volgens auteur Harold Taylor van “Develop your time management skills” kunnen ze mensen helpen om effectiever te werken, tenminste als je ze op de juiste manier gebruikt!

In dit artikel vind je 9 voorbeelden waarop te-doen-lijstjes je productiviteit kunnen verminderen.

1. Te-doen-lijstjes zijn bedoelingen in plaats van verplichtingen
Schrijf je gedurende de dag regelmatig nieuwe dingen op je lijstje? Pas dan op dat het geen ‘vergeet niet’ lijstje wordt. Mensen kunnen een lijst maken met dingen die ze vandaag moeten doen terwijl ze de hele dag in vergadering of op een symposium zitten er dus niet aan toe komen. Zorg er dus voor dat je tijd reserveert om de taken daadwerkelijk uit te voeren.

2. Te-doen-lijstjes zijn eendimensionaal
Weet je hoeveel tijd het kost om de taken op je te-doen-lijst uit te voeren? Nee? Dan is je lijstje waarschijnlijk te eendimensionaal. Geplande activiteiten zijn driedimensionaal en ze geven je een idee over hoe lang iets duurt en wanneer je het af kunt krijgen. Zorg er dus voor dat je weet hoeveel tijd je voor iets nodig hebt, zodat je het daadwerkelijk kunt inplannen.

3. Te-doen-lijstjes zijn vrijblijvend
Te-doen-lijstjes geven veel mensen weinig voldoening, dit omdat ze nooit helemaal afgewerkt worden. Altijd worden er weer opgaves toegevoegd of er wordt juist zoveel mogelijk afgestreept zonder dat deze taken persé het belangrijkst waren. Dit stimuleert echter kwantiteit in plaats van kwaliteit. Meer taken afstrepen lijkt dan beter dan de belangrijke zaken af te strepen. Vraag je dus af, wat is het belangrijkst?

4. Te-doen-lijstjes zijn gericht op de korte in plaats van lange termijn
Te-doen-lijstjes concentreren zich op de dingen die nu moeten gebeuren in plaats van de lange termijn. Het kan je het gevoel geven dat je constant achter de feiten aanloopt terwijl je je taken afraffelt. Plan daarom projecten en activiteiten in voor de toekomst, en ruim voldoende tijd in om ze af te ronden. Je zult zien dat de kwaliteit van je werk verbeterd en dat je beter weet hoeveel tijd je voor iets nodig hebt.

5. Te-doen-lijstjes zijn lastig te rangschikken
Het is onmogelijk om taken in orde van belangrijkheid te rangschikken omdat er steeds nieuw dingen worden toegevoegd. Mensen markeren taken soms met een A, B of C om aan te geven hoe belangrijk iets is. Als je dit doet garandeer je echter nog steeds niet dat de taken daadwerkelijk in die volgorde gedaan worden. Het is daarom beter om een echte planning te maken. Zet de belangrijkste taken bovenaan, en voer ze uit in die volgorde.

6. Te-doen-lijstjes kunnen overweldigend zijn en stress opleveren
Omdat te-doen-lijstjes nooit af zijn, kunnen ze je demotiveren en depressief maken. Het menselijke brein wil dingen afsluiten, maar dat is onmogelijk met een lijst die je nooit af kunt maken.

7. Te-doen-lijstjes zorgen voor overwerk
Werk je met een wekelijkse te-doen-lijst of met een dagelijkse te-doen-lijst? Uit onderzoek is gebleken dat mensen met een dagelijks lijst meer overuren maken dan degenen met een wekelijkse lijst. De mensen met een wekelijkse lijst waren productiever. Als je met een dagelijkse lijst werkt, probeer de taken dan voor een week in te plannen en kijk of het een verschil maakt.

8. Te-doen-lijstjes zijn buffetten in plaats van geplande etentjes
Bij een buffet is het gemakkelijk om te veel op te scheppen. Je kiest alleen de lekkere dingen en laat de gezonde dingen links liggen. Ook verspil je tijd omdat je niet direct een keuze kunt maken. Geplande etentjes brengen deze risico’s niet met zich mee. Je eet wat er op het bord voor je ligt. Te-doen-lijstjes werken op dezelfde manier, schep niet te veel op en maak een gebalanceerde keuze!

9. Te-doen-lijstjes nodigen uit voor contraproductiviteit
We werken vaak eerst aan de taken die gemakkelijk, kort, plezierig of urgent zijn, of de taken die andere blij maken. We laten dan de taken liggen die ons verder helpen bij het bereiken van onze eigen persoonlijke doelen. Op de langer termijn is dit zeer contraproductief, omdat de belangrijke opgaves en rode lijn uit het oog verloren worden.

Te-doen-lijstjes zijn handig voor het onthouden van alle taken die je moet uitvoeren. Het zorgt er voor dat je intenties op papier komen. Maar als je daadwerkelijk dingen gedaan wilt krijgen, is het raadzaam om op basis van je te-doen-lijst een planning op te stellen. Hierbij moet je jezelf afvragen: Hoe belangrijk is deze taak? En hoeveel tijd kost deze taak me?

Er is nog veel te leren over wat wel en wat niet werkt met betrekking tot tijdmanagement. Als je in dit onderwerp geïnteresseerd bent dan kan je het gratis eBook “Time to be productive – Develop your time management skills” van Harold Taylor downloaden.