Eviter les conflits entre employés : Mieux vaut prévenir que guérir

Si vous êtes spécialiste en RH ou manager, il peut vous être arrivé de faire face à des mauvais comportements au bureau. Vous connaissez sûrement quels dégâts un conflit interne peut générer, pas seulement pour l’employé en question mais potentiellement pour l’entreprise en général. Il vaut donc mieux éviter ces événements en amont.

Un des outils les plus efficaces pour éviter les conflits internes dus à des mauvais comportements est un code de conduite ferme et de haute qualité. Celui-ci aidera vos employés à comprendre ce que l’on attend d’eux en matière de conduite et attitude et quelles sont les conséquences de mauvais comportements. Voici les aspects les plus importants à respecter :

1. Les règles doivent être concrètes, précises et faciles à comprendre

Il est crucial que vos employés comprennent exactement votre règlement intérieur. Utilisez des exemples concrets, soyez succinct et utilisez un langage compréhensible pour tous.

Par exemple : « Les employés doivent arriver aux locaux au plus tard à 8h. Les retards réguliers auront une influence négative sur l’évaluation générale de l’employé. »
Comme vous voyez, cette règle amène plus de questions que de réponses : est-ce que les « locaux » incluent le portail ? Que signifie « régulier » ? Est-ce qu’un retard de 30 secondes est considéré comme un réel retard ? Qu’est-ce qu’une « influence négative » ?

Voici une autre manière d’écrire cette règle :

« La ponctualité est essentielle pour notre entreprise. Arrivez à votre bureau à 8h précises. Si vous êtes en retard trois fois dans l’année, vous recevrez une lettre formelle d’avertissement. Si vous êtes en retard plus de trois fois, vous serez immédiatement licensié ».

2. Les employés doivent connaître les règles et savoir où les trouver

Ne vous attendez pas à ce que vos employés respectent le code de conduite s’ils ne savent pas où le trouver. Rendez-le donc facile d’accès, par exemple en le plaçant dans un dossier public sur votre serveur interne ou en le distribuant à chaque collègue en version imprimée.

Afin de vous assurer que vos employés comprennent réellement chaque règle, parlez-en à vos nouveaux employés et encouragez-les à poser des questions. Ceci vous aidera à internaliser vos règles dès le début ainsi que de comprendre lesquelles ne sont pas claires.

3. Etablissez des responsabilités transparentes afin de conserver et faire appliquer les règles

Ne voyez pas votre code de conduite comme un produit fini. Au lieu de cela, c’est un document vivant qui peut constamment être optimisé suite à des retours constructifs de la part des employés.

De ce fait, sélectionnez une personne responsable du maintien de ce document. On doit pouvoir contacter cette personne afin de lui donner un retour sur le code de conduite. De plus, mettez cette personne en charge de communiquer des mises à jour importantes aux différentes équipes.

D’autres responsabilités pourraient inclure la conduite des processus d’introduction de nouveaux employés ainsi que l’application des processus disciplinaires. Plus vous êtes transparent sur qui est en charge de ces aspects de votre code de conduite, plus on vous verra comme fiable, juste et digne de confiance.

Avec nos modes modernes de travail à temps flexibles, nos hiérarchies plates et cultures corporate basées sur la confiance, l’établissement de règles strictes semble quelque peu anachronique.

Cependant, ces éléments ne se contredisent pas forcément : vous pouvez être un employeur moderne qui accorde à ses employés un haut niveau d’indépendance, tout en ayant un règlement clair et compréhensible qui aide les employés à comprendre la structure dans laquelle ils peuvent librement vagabonder.

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