Essentiële zaken voor een betekenisvol gesprek

Een gesprek. Een serie van zinnen, dan weer door de een dan weer door een ander uitgesproken. De bedoeling? Dat je elkaar begrijpt. Keer op keer blijkt dat een lastige zaak; dan verstaan we elkaar niet écht. Gevolg? Samen werken en samen resultaten behalen wordt of is lastig. Waar moet je op letten als manager? Hoe ga je er mee om?

Er is al veel gezegd en geschreven over het voeren van gesprekken. De tips die ik geef, zijn gebaseerd op de weerbarstigheid van de dagelijkse praktijk van een manager, die van mij en van collega’s.

Cruciale vragen

In mijn vorige blog schreef ik al: Veel managementinstrumenten gaan voorbij aan de individuele verschillen binnen je team. In het gesprek tussen jou en de ander, ik noem dat horizontale communicatie, kom je zaken tegen die jou als manager voor een dilemma kunnen stellen. Denk bijvoorbeeld aan:

• hoe ga ik om met het verschil in verantwoordelijkheden en positie?
• hoe zeg ik iets effectief terwijl ik de ander in zijn waarde laat?
• hoe creëer ik ruimte voor andere dan de gebruikelijke gespreksonderwerpen?

Waar het werkelijk om gaat, is samen te vatten in twee vragen:

• begrijpt de ander mij?
• begrijp ik de ander?

Managementpet

Je communicatie speelt een essentiële rol bij allerhande zaken, zoals bij het maken van prestatie- of ontwikkelingsafspraken of het bespreken van veranderingen. Het inzien dat je je managementpet altijd op hebt, is een belangrijk gegeven. Je moet je voortdurend bewust zijn van je rol. Het managen van de (onuitgesproken) verwachtingen van je medewerker(s) is daarin cruciaal. Dat betekent de ene keer een duidelijk positioneren als manager, bijvoorbeeld in formele gesprekken, en de andere keer een helder besef van je positie, ook bij de koffieautomaat.

Top 3

Van alle tips over horizontale communicatie die ik in Gesprekken Met Effect geef, heb ik er drie uitgepakt.

• Wees concreet en expliciet in woordgebruik – vermijd abstractie of denken dat jullie elkaar begrijpen;
• Wees nieuwsgierig en opmerkzaam – in vragen en belangstelling;
• Wees bewust van je eigen imperfectie.

Tot slot

Er kan veel gebeuren in je (zakelijke) leven. Zaken die het je niet makkelijk(er) maken om manager te zijn – ze doen iets met je, als mens. Negeren of wegdrukken helpt niet. Erken ze, geef jezelf de ruimte en breng jezelf in balans en tot rust met een van je belangrijkste instrumenten: je ademhaling.

Dit artikel is het tweede van een serie van drie in het kader van de officiële lancering van mijn boek Gesprekken met effect. Tijdens de online boeklancering deelde ik mijn belangrijkste tips en ervaringen. De opname hiervan vind je op Gesprekken Met Effect