Effectief werken, 11 tips tegen tijdverspilling

Strijd tegen tijdrovers op je werk!

Tijdverspilling en tijdrovers op je werk zijn de niet belangrijke en niet leuke taken die je aandacht wegtrekken van de dingen die je eigenlijk zou moeten doen. Door ze te identificeren, kun je werken aan een plan om de impact op je productiviteit en efficiëntie te beperken. Ondanks dat ze erg kunnen verschillen per functie en persoonlijkheid, zijn er toch wel gemene delers te vinden. Die overeenkomsten staan hieronder.

In het volgende artikel hebben we 11 strategieën opgesteld die je helpen om beter om effectiever te werken.  

1. Interrupties

Interrupties kunnen van interne en externe bronnen komen. De veelvoorkomende interrupties zijn telefoontjes, e-mails, papierrommel en bezoekers. Deze interrupties, net als de manieren om ze te voorkomen, worden besproken in het boek Daily Planning: Strategies for Ultimate Success.

2. Slechte persoonlijke organisatie

Als je een slordig en rommelig werkschema hebt, dan kun je er het beste NU aan werken en het organiseren. Hoe georganiseerder je bent, hoe effectiever en efficiënter je zult zijn. Je zult in staat zijn om alle inkomende en uitgaande verzoeken netjes af te handelen.

3. Slechte planning

Denk aan je eigen korte-, middel- en langetermijnplanstrategieën. Je kunt deze stap bereiken door SMELTHERS te onthouden. Dit acroniem staat voor:

• Specifiek
• Meetbaar
• Ethisch
• Lonend
• Tijdig
• Haalbaar
• Evalueerbaar
• Realistisch of Relevant
• Strategisch – dit kan persoonlijk strategisch of organisatorisch zijn

4. Gebrek aan focus en/of motivatie

Focus en beëindig een taak voordat je een andere gaat doen. Meerdere kleine taken verminderen je focus en verlagen je efficiëntie.

5. Doe geen werk dat niet van jou is

Het is goed om NEE te zeggen. Daar is niets mis mee als je veel andere belangrijke dingen moet afronden. Je kunt de BALA-methode gebruiken om werkrelaties te onderhouden – zelfs als je niet in staat bent om anderen te helpen. BALA staat voor:

• Begrijp (toon begrip voor de situatie waarin de vragende persoon zit)
• Afwijzen (zeg “nee” op een assertieve wijze, niet agressief of onderdanig)
• Leg uit (leg uit waarom je niet kunt helpen)
• Aanbevelen (bied een alternatief, wellicht dat anderen kunnen helpen)

6. Uitstellen

Iets uitstellen of bewust vertragen doet jou en je bedrijf geen goed. Het kan zelfs effect hebben op de taken die je de door de dag moet uitvoeren.

 
[bookboon-book id=”39d2fa60-2896-4153-8127-a54d00972e3e” title=”Dit artikel is gebasseerd op het volgende eBook:” language=”nl”]
 

7. Vergaderingen

Dit zijn beruchte tijdrovers, vooral de ongeplande. Ook het bijwonen van vergaderingen met laatkomers is een probleem.

8. Afwezigheid van anderen

Afwezigheid kun je plannen (vakantie en langdurig verlof) of ongeplande (noodgevallen en ziekte). Deze kunnen invloed hebben op de business. Daarom is het lonend voor een bedrijf om beleidsregels op te stellen ten opzichte van afwezigheid.

9. Perfectionisme

Perfectionisme kan een vorm van uitstellen zijn. Te veel tijd besteden aan de simpele dingen is niet slim.

10. Niet weten wat je moet doen

Het delen van vaardigheden en ervaringen met collega’s kan veel tijd besparen. Ook kun veel tijd besparen door elkaar te helpen. Onthoud, twee hoofden zijn beter dan een.

11. Onduidelijke doelen

Met doelen ben je directer bezig met wat je doet. De afwezigheid van deze factor tijdens je werk, leidt tot onvoltooide of overdreven afgeronde taken.

Tijdrovers zijn niet goed als je elke dag succes wilt boeken. Leer hoe je met ze omgaat zodat je altijd op je best kunt zijn.

Je kunt een laatste blik werpen op de onderstaande “Pirates Tabel”  

Overzicht voor effectief werken:

(Lijst met tijdverslinders)

 
[bookboon-recommendations id=”39d2fa60-2896-4153-8127-a54d00972e3e” title=”Wellicht vind je deze boeken ook interessant:]