Tips: Leer te communiceren met je baas

Hiërarchieën kunnen lastig zijn. Zoals Dwight Morrow ooit al constateerde: “De wereld is verdeeld in mensen die de dingen doen – en de mensen die de erkenning krijgen.”

De hiërarchieën in organisaties moeten iets betekenen. De huidige trend gaat richting plattere organisatiestructuren en informelere omgangsvormen, maar je baas blijft, nou ja, de baas. In dit artikel verzamelden we enkele fundamentele tips over wat je in gedachten moet houden wanneer je met je baas praat. De tips komen uit het boek “Your Boss: Sorted!” van Patrick Forsyth.

1. Het belang van timing
Een belangrijke factor voor succesvolle communicatie met hoger geplaatste werknemers is de timing. We kunnen aan twee verschillende mogelijkheden denken.

Mensen communiceren met jou
Er is een opvatting die het oude gezegde volgt. Als een leidinggevende zegt Spring! Dan is de enige juiste reactie om te vragen: Hoe hoog? Maar, klopt dit wel en verwachten leidinggevenden dit altijd? Er zijn zeker momenten waarop een ”oproep” het best beantwoordt kan worden met uitstel. Misschien wil je iets belangrijkers afronden (of wil je hun laten beslissen wat het belangrijkst is) of wil je jezelf voorbereiden op het onderwerp van de discussie.

TIP: Wees bereid om voor jezelf op te komen; wees beleefd, maar sta stevig in je schoenen (je zal niet altijd je zin krijgen, maar je kunt een verrassend hoog succespercentage behalen).

Jij communiceert met anderen
Hier geldt één regel: Kies jouw moment altijd zeer zorgvuldig.

Je moet een balans zoeken. Wanneer je te veel aandringt – Ik moet u vandaag spreken! – dan kun je jezelf terugvinden in een lastig gesprek (ze hebben weinig tijd en andere dingen aan hun hoofd). Laat je dingen te lang liggen, dan kan het juiste moment aan je voorbij trekken, het project kan te lang doorlopen en het probleem kan zelfs vergroot worden. In het laatste geval zal jij je nergens achter kunnen verschuilen: ‘Ik heb u al dagen proberen te spreken’, maakt het alleen maar erger. Ook een antwoord als dit: ‘Als je me had verteld waar het over ging, dan had ik tijd vrij gemaakt’, plaatst jou in een slecht daglicht.

2. De kracht van luisteren
Geen enkele leidinggevende wil misverstanden. Ze willen niet horen: Ik begrijp niet helemaal wat u bedoelt … en ze willen dat er geen verwarring ontstaat vanuit hun contact met jou, zodat hun tijd verspild wordt.

Dit zijn belangrijke elementen:

● Luister: luister echt (bekijk de onderstaande checklist)
● Als je twijfelt, vraag: en wel onmiddellijk (aan het einde van een vergadering terugkoppelen zorgt ervoor dat ze zullen twijfelen of je de rest wel begrepen hebt)
● Vat het samen: een kort statement – dus dit betekent dat …- kan veel ophelderen en kan worden gezien als een manier om het zeker te weten.
● Maak aantekeningen: maak er een gewoonte van om gesprekken snel en nauwkeurig op te schrijven (en controleer ze direct na het gesprek, zodat je ze kan uitbreiden op het moment dat de dingen nog helder zijn.

TIP: Onthoud dat er weinig vaardigheden hooggewaardeerd worden door hooggeplaatste collega’s. Als je luistert om dingen goed uit te voeren en ze direct goed doet – dan zal dat jouw vermogen om invloed uit te oefenen direct versterken.

3. De kracht van assertiviteit
Het is ook noodzakelijk om een assertieve benadering aan te nemen en dit aanvaardbaar te maken. Pas op dat je niet te hulpbehoevend uit de hoek komt (dit kan verkeerde signalen geven, zoals wanhoop). Zo ben je op de juiste manier assertief:

● Wees overtuigd van je eigen mening: enkel een goed voorbereide mening kan op deze manier gepresenteerd worden
● Sta sterk in je schoenen als je in twijfel getrokken wordt en onderbouw alles wat je zegt met feiten
● Vermijd terughoudendheid: zeg niet ‘misschien moeten we’ … als je bedoelt dat ‘we het moeten doen … ‘
● Gebruik toon en houding om je intentie te versterken: kijk en klink alsof het menens is
● Laat je niet afschrikken door gebral: behandel het als een rookgordijn en laat je niet afleiden
● Houd elk argument objectief en zakelijk: vermijd emotionele pleidooien of reacties.

Assertief zijn betekent het aanmeten van een positieve houding tijdens een sterke discussie. Hoger geplaatste collega’s zullen dit van je verwachten en zullen je daarvoor waarderen.

Als je op zoek bent naar meer informatie over dit onderwerp, download en lees dan “Your Boss: Sorted!” geschreven door Patrick Forsyth.