Undgå konflikter med medarbejdere: ”Det er bedre at være fremsynet end at skulle holde øje med bakspejlet”

Hvis du er HR-specialist eller arbejdsleder og skal håndtere medarbejderes dårlige adfærd, så ved du, hvor skadelig en intern konflikt kan være – ikke blot for den pågældende medarbejder men for hele virksomheden. Derfor er det værd at forsøge at forebygge, at sådanne hændelser overhovedet forekommer. 

 
Et af de mest effektive værktøjer til forebyggelse af interne konflikter på grund af medarbejderforseelser er et adfærdskodeks med høj standard. Det hjælper medarbejderne til at forstå, hvad der forventes af dem i forhold til adfærd og holdning, samt hvad konsekvenserne er, hvis de ikke overholder reglerne. Her er de vigtigste aspekter, som du bør overveje i forhold til dine egne interne regler.

1. De bør være konkrete, præcise og forståelige

Det er afgørende, at dine medarbejdere ved præcis, hvad de interne regler betyder. Brug konkrete eksempler, vær kortfattet, og brug et sprog i din kommunikation, som alle let kan forstå.

Tag fx denne regel: ”Medarbejderne forventes at være fremmødt kl. 8:00. For sent fremmøde flere gange vil have en negativ indflydelse på den samlede vurdering af medarbejderen”. Som du kan se, rejser reglen flere spørgsmål, end den besvarer: Er det, at gå gennem hovedporten det samme som at være ”fremmødt”? Hvor mange gange er ”flere gange”? Er det, at komme 30 sekunder sent ”for sent fremmøde”?

Hvad betyder ”negativ indflydelse”? I stedet kunne du fx skrive: ”Punktlighed er af stor betydning for vores virksomhed. Vær ved dit skrivebord præcis kl. 8:00. Hvis du kommer for sent tre gange inden for et år, modtager du en formel skriftlig advarsel. Hvis du kommer for sent igen herefter, kan du blive afskediget med øjeblikkelig virkning.”

2. Medarbejdere skal vide, at reglerne eksisterer, og hvor de kan finde dem

Man kan ikke forvente, at medarbejdere overholder et adfærdskodeks, hvis de har svært ved at finde det. Derfor er du nødt til at gøre det let tilgængeligt. Det kan du gøre ved at lægge det i en offentlig mappe på en intern server, eller ved at udlevere et fysisk eksemplar til hver medarbejder.

Hvis du vil være sikker på, at medarbejderne til fulde forstår hver enkelt regel, kan du gøre det, at tale om reglerne til en integreret del af dit introduktionsprogram for nye medarbejdere. Dermed får medarbejdere også mulighed for at fortælle, om der er regler, de ikke forstår, eller som er uklare.

Dette vil ikke blot medføre, at medarbejderne internaliserer reglerne fra begyndelsen, det kan også hjælpe dig med at opdage hvis der er regler, som mange ikke forstår med det samme – og som du dermed med fordel kan optimere i forhold til forståelse.

3. Etabler gennemsigtigt ansvar for overholdelse og håndhævelse af regler

Dit adfærdskodeks bør ikke være et endeligt produkt men et levende dokument, der hele tiden bliver bedre i kraft af konstant optimering, som blandt andet sker på baggrund af konstruktiv medarbejderfeedback.

Derfor er du nødt til at have en person eller en gruppe af personer, der har ansvaret for at vedligeholde dokumentet – og dine medarbejdere bør vide, hvem de kan kontakte, hvis de ønsker at give feedback på adfærdskodekset. Desuden skal der være en person, der er udpeget til at have ansvaret for at formidle vigtige opdateringer til hele personalet.

Andre ansvarsområder omfatter gennemførelse af introduktionsforløb for nye medarbejdere samt håndhævelse af regler og gennemførelse af disciplinære processer. Jo mere gennemsigtig du er i forhold til, hvem der har ansvaret for de forskellige aspekter af adfærdskodekset, jo mere troværdigt, retfærdigt og pålideligt vil det føles for dine medarbejdere.

I vores moderne arbejdsliv, hvor flekstidsmodeller, flade hierarkier og en tillidsbaseret virksomhedskultur fremhæves som forbilleder, kan det at ville fastsætte strenge regler forekomme en kende anakronistisk. Men der eksisterer ikke nødvendigvis et modsætningsforhold mellem disse.

Man kan godt være en moderne arbejdsgiver, der giver sine medarbejdere en høj grad af selvstændighed – og samtidig har et klart og forståeligt regelsæt, der hjælper folk med at forstå den ramme, de kan bevæge sig frit indenfor.

 
Synes du godt om denne artikel? Hvis du vil læse videre, kan du hente e-bogen af Russell HR Consulting:

The Seven Deadly Sins of Employment – How to Avoid the Most Common Mistakes Made By Employers

Flere spændende artikler, der er værd at læse:

• Mægling: Kunsten at løse konflikter (1. del)
• Forretningsstrategi: Interne og eksterne påvirkninger
• Sådan drager virksomheder fordel af at eliminere konflikter i organisationen

 
[bookboon-recommendations id=”48c17fb8-1500-4890-b073-9f9d00a40451″ title=”Du har måske også interesse for disse bøger:”]