Réussir son projet : comment contrôler et communiquer efficacement ?

Pour mener à bien un projet, il est important de mettre en place des processus de contrôle et de diffusion de l’information afin de constamment tenir informé toutes les parties prenantes et garder la bonne direction du projet. Suivez ces 5 stratégies pour maintenir un contrôle du projet et une communication efficace. 

1. Garder le cap

Un contrôle itératif du projet permet de s’assurer qu’il ne déviera pas de sa direction. En effet, vous passerez moins de temps à réparer les erreurs commises que si vous n’aviez pas effectué ce contrôle ! Si vous anticipez les dérives avant qu’elles ne se produisent, vous vous donnez le temps de les corriger. Ce n’est jamais une perte de temps !

C’est pourquoi les bons gestionnaires évaluent en permanence la qualité, les risques, les problèmes, les coûts et l’échéancier.
 

2. Toujours communiquer

Saviez-vous qu’une communication efficace et régulière au sein d’une équipe est le facteur clé de la réussite d’un projet ? Le flux de communication n’est jamais trop constant, il faut donc l’évaluer.

Tout en privilégiant le dialogue et l’écoute, le message délivré doit être factuel, et passer par différents modes de communication formels ou informels.
Ainsi, à tout moment, les membres clés connaissent leur rôle dans le processus de changement, comment le projet s’intègre à d’autres initiatives, son état d’avancement, et ont des opportunités d’en discuter, lors de réunions hebdomadaires par exemple.
 

3. Définir un plan

Un plan de communication détaillé aide à maîtriser la communication. En l’adaptant à ceux qui la reçoivent, on peut rendre le processus interactif, et répondre aux interrogations et commentaires de l’équipe. Il inclura l’infrastructure de la distribution de l’information et des responsabilités à tous les départements impliqués, et le calendrier des évènements.
 

4. Investir les membres de l’équipe

Il est capital d’obtenir le support de tous. L’objectif premier de la communication est de s’assurer de la compréhension commune du projet pour toutes les parties prenantes, des sponsors clés à la haute direction.

On observe l’évolution de la courbe d’engagement car une communication est efficace lorsqu’elle parvient à modifier le comportement.
 

5. Être proactif

Un chef de projet aguerri se porte garant des délais de livraison des tâches du projet car il connaît la réalité de la situation du projet et négocie les bonnes échéances en se basant sur des faits et des chiffres.

Des retards dans la réalisation des tâches sont vite arrivés, mais celui-ci envisage rapidement différentes solutions pour en réduire l’ampleur. Une réflexion en amont sur les problèmes potentiels, risques et changements de haut niveau et leurs résolutions est indispensable.
 
 
Toutes ces stratégies et d’autres ressources en management sont développées dans le chapitre 6 du « Guide pratique à la gestion de projet » de Christine Petersen PMP.