9 tips om met kritiek om te gaan

Op sommige momenten in je carrière zul je te maken krijgen met een functioneringsgesprek. De meeste mensen gaan met angst naar deze bijeenkomst. Het lijkt er namelijk op dat je in een kantoor geplaatst wordt en alles te horen krijgt wat je verkeerd, onvoldoende of helemaal niet doet. Het gesprek hoeft echter niet zo te gaan. Er zijn dingen die jij kunt doen om het proces soepel te laten verlopen bv. volwassen en weloverwogen reageren op kritiek.

In de volgende regels vind jij een paar tips over hoe jij kunt reageren op kritiek – tijdens een functioneringsgesprek of in andere situaties in je leven.

De juiste reactie op kritiek
Slecht uitgevoerde functioneringsgesprekken richten zich uitsluitend op de dingen die niet perfect zijn gegaan. Natuurlijk zal elke evaluatie tijd besteden aan problemen – het is de aard van het gesprek – en jij moet klaar zijn om met de kritiek om te gaan. Drie intenties moet je in je achterhoofd hebben bij een functioneringsgesprek, buiten een algemene wens om de beste reactie op alles te geven. Deze intenties zijn:

1) Bereik nauwkeurigheid
Bij dit punt is het jouw bedoeling om ervoor te zorgen dat de juiste feiten worden behandeld. Wees op je hoede voor een beoordelaar met vage statements, zoals ”Je bent nooit op tijd met iets”. Dit is waarschijnlijk niet waar. Vraag waar je laat mee bent en wat de gevolgen zijn? Het is gemakkelijker om details te bespreken en het gesprek met vragen in die richting te sturen. Debatteer alleen met de feiten, controleren wat er echt bedoeld wordt is de eerste stap om op de juiste manier te reageren op wat er gezegd wordt.

2) Blijf objectief
Als jij bij elke vorm van kritiek automatisch in de defensieve modus schiet, dan zal de discussie waarschijnlijk niet constructief zijn. Het is altijd nuttig om de kritiek te erkennen. Het:

– geeft aan dat je het gevoel hebt dat er ruimte voor discussie is (als je dat niet doet, dan gaan we terug naar het bereiken van nauwkeurigheid – zie boven)
– het laat zien dat je niet zonder reden gaat argumenteren
– maakt duidelijk dat jij van plan bent om op een serieuze en weloverwogen manier te reageren
– geeft jou een moment om na te denken (dit kan zeer nuttig zijn!) en stelt je in staat om de daaropvolgende discussie beter af te handelen.

Een paar woorden kunnen al het verschil maken. Begin met een “ja”. Het geeft kracht – Ja, er was een probleem met dat – en het klinkt goed, zelfs als het jouw intentie is om door te gaan om het probleem te minimaliseren.

3) Behandel de kritiekpunten
Het is nu tijd om de kritiekpunten te behandelen. Er zijn weinig opties en daardoor is het beheersbaar. Het kan nodig zijn om uit te leggen waarom een probleem zich heeft voorgedaan. Hieronder staan vier routes die je kunt bewandelen om zaken te behandelen:

1. Verwijder het probleem: Indien mogelijk, leg uit dat wat leek op een probleem of een fout, in feite geen probleem was. Een vertraging was misschien niet het oorspronkelijke plan, maar veroorzaakte weinig problemen.

2. Verminder het probleem: Misschien moet je erkennen dat er problemen waren, maar leg uit dat het weinig betekenis had.

3. Draai het probleem om in een positief punt: Soms is het mogelijk om te beargumenteren dat iets dat leek op een probleem, in feite geen probleem was. Een vertraging was wellicht niet het oorspronkelijke plan, maar kan ingevoegd zijn met een positieve reden – er zou wellicht een echt probleem ontstaan zijn zonder de vertraging.

4. Erken het probleem: Het heeft geen zin om te beargumenteren dat zwart eigenlijk wit is. De meeste stervelingen hebben een aantal problemen tijdens een werkjaar. Jouw taak is niet om de beoordelaar ervan te overtuigen dat er geen problemen waren. Het is jouw taak om de beoordelaar te overtuigen dat dit jaar een goed jaar was.

TIP: Vergeet niet dat het primaire doel van de beoordeling is om de voorwaarden te scheppen voor succesvol werk in het komende jaar. Het is niet de intentie om dingen te behandelen die niet veranderd kunnen worden. Niemand van ons kan de klok terugdraaien, maar ieder van ons kan leren van eerdere ervaringen. De sleutel tot een goed gesprek is om de lessen voor de toekomst aan te stippen als de problemen worden besproken.

De lijst met implicaties en acties is aanzienlijk. Mislukking kan ontstaan als gevolg van onvoorziene omstandigheden (en nieuwe procedures zijn nodig in het geval een dergelijke situatie zich opnieuw voordoet). Jij zult wellicht vaardigheden moeten inschakelen die je nog niet eerder hoefde te gebruiken voor de baan (en opleiding kan nodig zijn om ze snel toe te voegen aan jouw portfolio). Er zullen lessen zijn om te leren, maar uiteindelijk moet de nadruk liggen op wat er daarna gebeurt, dit zorgt voor een terugkeer naar de meest waardevolle elementen van de dialoog.

TIP: Als er één terrein is dat specifieke voorbereiding vereist, dan is het jouw reactie op de kritiek. Je zult er zeker van zijn dat bepaalde zaken opgebracht worden: wees klaar voor dergelijke onderwerpen en zorg dat je een constructief antwoord klaar hebt.

Vergeet niet dat de constructieve aanpak als een reactie op kritiek ook op vele andere manieren – formeel of informeel – ingezet kan worden.

Indien jij meer wilt weten over dit onderwerp, dan is “Your job performance appraisal” geschreven door Patrick Forsyth het juiste boek voor jou.