Kennen Sie die Grundlagen des Projektmanagements?

Als Projektmanagement bezeichnet man das Planen, Steuern und Kontrollieren von Projekten. So weit, so gut! Um aber Projektmanagement wirklich zu verstehen und zu beherrschen, ist es notwendig, alle Betrachtungs­ebenen des gesamten Projektgeschehens einer Organisation in ihrem Zusammenspiel bei den einzelnen Prozessen zu kennen. Im Folgenden führt Sie der Betriebswirt und NLP-Practitioner Reinhard Hradetzky durch diese einzelnen Ebenen und verschiedene Sichtweisen.

Verschiedene Sichten auf den Ablauf von Projektprozessen

Projektprozesse können unter verschiedenen Gesichtspunkten betrachtet werden. Eine wichtige Sichtweise betont die Einmaligkeit und die zeitliche Begrenzung der Projekt­arbeit.

1.   Sichtweise: Einmaligkeit und zeitliche Begrenzung

Ein konkretes Projekt ist ein:

• historisch einmaliger, komplexer und zeitlich begrenzter Veränderungsprozess;

• durchgeführt von einer Gruppe von Mitarbeitern;

• mit dem Ziel, existierende Abläufe, organisatorische Strukturen und Werkzeuge im Umfeld durch bessere zu ersetzen.

Diese Definition betont die Wirkung der Projektarbeit nach außen: Die Zielsetzung eines Projektes ist es, bestehende Routinen, Arbeitsabläufe und die dazugehörigen organisato­rischen Strukturen und technischen Hilfsmittel in einer Organisation zu verändern. Aus dieser Definition lassen sich weiterhin wichtige, aufeinander folgende Tätigkeitsbereiche der Projektarbeit ableiten:

• Die Einmaligkeit, die Komplexität und die zeitliche Begrenzung machen es notwendig, die Vorgänge der Projektarbeit zu planen, wenn man das Ziel erreichen will.

• Damit die Planungen auch zu einer Veränderung der Realität führen, ist es notwendig, die Vorgänge zu vereinbaren, damit die Projektaktivitäten wie geplant durchgeführt werden.

• Der genaue Weg zum Ziel ist offen, Hindernisse und Umwelteinflüsse treten auf und die Aktivitäten vieler Beteiligter sind zu koordinieren; das macht es notwendig, die Vorgänge im Verlauf zu steuern.

• Da das ganze Vorhaben zeitlich begrenzt ist, wird es bei Erreichen des Zieles (oder von Zwischenzielen oder bei Abbruch) notwendig, Vorgänge abzuschließen.

Eine zweite, ebenso wichtige Sichtweise betont dagegen den Lernaspekt in der Projekt­arbeit.

2.   Sichtweise: Lernaspekt in der Projekt­arbeit

Projektarbeit heißt:

• verschiedene Lösungswege zu entwickeln und auszuprobieren;

• neue Abläufe und Werkzeuge zu entwickeln;

• einen neuen Nutzen oder neue (vorgegebene) Ziele zu erreichen;

• und die Erfahrungen aus durchgeführten Projekten für zukünftige Projekte zu nutzen.

Diese Definition betont die Entwicklung und die Übertragbarkeit der Projektarbeit selbst. Ein Projekt soll etwas Neues schaffen oder neue Ziele erreichen. Das macht es notwendig, Wege im Unbekannten zu finden, verschiedene Lösun­gen zu entwerfen und auszuprobieren. Dabei werden Erfahrungen gesammelt in Bezug auf die zu verändernde Umwelt. Gleichzeitig werden Erfahrungen gesammelt, um die Projektarbeit selber zu verbessern. Projektarbeit ist (auch) eine Folge von Lern­prozes­sen.

Die Teilaktivitäten eines Lernprozesses lassen sich wie folgt beschreiben:

• Der erste Schritt besteht darin, Ziele zu setzen als Orientierung für das weitere Vorgehen und als Maßstab, um die Ergebnisse zu bewerten.

• Um diese Ziele zu erreichen, muss man Lösungen oder Handlungsalternativen entwerfen, bewerten und eine für die Durchführung wählen.

• Um zu erfahren, was diese Handlungsalternative bringt, muss man die Handlung durchführen.

• Dann kann man die Auswirkungen auf die Zielerreichung und die Nebenwirkungen dieser Handlungsweise feststellen, und sie als Erfahrungen reflektieren.

• Damit der Lernerfolg auch zu einer Verbesserung der Projektarbeit führt, muss man schließlich die Erfahrungen integrieren in die zukünftige Vorgehensweise. Dies kann sowohl bedeuten, dass zukünftig andere Handlungsweisen gewählt werden, als auch, dass die Nutzenerwartungen oder die Zielformulierungen verändert werden.

Diese beiden Sichtweisen auf die Projektarbeit lassen sich verbinden:

Projektvorgänge planen heißt dann, auf der Basis vorhandener Erfahrungen, Ziele zu setzen und Handlungsalternativen zu entwerfen und auszuwählen.

Projektvorgänge vereinbaren heißt, sich gemeinsam auf (Teil-) Ziele zu verpflichten und die Durchführung von gewählten Handlungsalternativen zu beschließen.

Projektvorgänge zu steuern heißt, während der Durchführung von Handlungen die Erfah­rungen zu reflektieren und sie in der Form zu integrieren, dass Handlungs­alternativen verändert oder ergänzt werden und dass im Extremfall auch die gesetzten Ziele korrigiert werden.

Projektvorgänge abzuschließen heißt, nach der Durchführung von Handlungen die gemachten Erfahrungen zu reflektieren und zu integrieren, um sie für zukünftige gleichartige Projektarbeiten verwerten zu können.

Durch die Betrachtung der strukturellen Gleichartigkeit lassen sich außerdem eine Reihe von grundlegenden Detailtätigkeiten erkennen, die in der Organisationsarbeit und der Projektarbeit immer wieder auftauchen (z.B.: definieren, entwerfen, analysieren, schät­zen). Diese werden hier als Elementarprozesse der Projektarbeit bezeichnet und in Kapitel 6 genauer beschrieben. In der Durchführung dieser Elementarprozesse ist ein lebenslanges Lernen und Verbessern möglich. Die Möglichkeiten der Verbesserung sind für jeden Elementarprozess beschrieben.

Um in Sachen Projektmanagement weiter ins Detail zu gehen, können Sie das kostenlose eBook „Projektmanagement – Grundlagen – Praxis der Planung und Steuerung“ geschrieben von Reinhard Hradetzky herunterladen.

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