Vertrauen ist gut, Kontrolle … ist nur besser, wenn Sie’s richtig tun

Wenn Sie eine Verantwortungsposition innehaben, wollen und sollten Sie wissen, was die Ihnen unterstellten Mitarbeiter tun und ob die von Ihnen verantworteten Projekte planmäßig umgesetzt werden. Wie können Sie dies leisten, ohne kontrollsüchtig zu wirken? 

Was Führung bedeutet

Wenn Sie für Mitarbeiter und Projekte Verantwortung tragen, ist diese Verantwortung nicht nur ein Zeichen Ihrer hierarchischen Stellung, sondern dient einer Reihe wichtiger und konkreter Ziele:

• Sicherstellung eines planmäßigen Projektverlaufs innerhalb der festgelegten Budget- und Zeitvorgaben
• Stets aktueller Kenntnisstand zu laufenden Ausgaben, der Auslastung der Mitarbeiter der Verfügbarkeit notwendiger Ressourcen
• Befähigung aller Projektbeteiligten, ihren Beitrag störungsfrei zu leisten, durch Bereitstellung benötigter Hilfsmittel, relevanter Informationen und klarer Zielsetzungen

Führung bedeutet also, dass Sie jederzeit den aktuellen Verlauf der Projekte in Ihrer Verantwortung kennen. Dies ist eine Grundvoraussetzung für Ihre Handlungs- und Entscheidungsfähigkeit.

Wie man Kontrolle gewinnt und behält

Es gibt vier verschiedene Maßnahmen, die als Verbund Ihre Kontrollfähigkeit sicherstellen. Keine dieser Maßnahmen ist dabei optional: Nur als Ensemble ermöglichen sie Ihnen die Kontrolle, die Sie für eine erfolgreiche Durchführung Ihrer Projekte benötigen:

Erste Maßnahme: Ihr Umsetzungsplan

Je gründlicher und umfassender Sie Ihr Projekt geplant haben, desto einfacher wird es sein, dessen unterschiedliche Aspekte zu überwachen und stets alles im Blick zu haben.  Dabei sollten Sie die folgenden Punkte im Vorwege klarstellen:

• Die Zielsetzung für das Projekt: Was genau wollen Sie erreichen?
• Die Mittel zur Erreichung dieses Ziels: Was muss getan werden?
• Die Arbeitskräfte und Ressourcen: Wen und was benötigen Sie zur Umsetzung? Benötigen Sie ggf. Unterstützung jenseits Ihres eigenen Teams?
• Risikoermittlung: Welche potenziellen Hindernisse könnten den Projektabschluss gefährden? Sind bestimmte Vorsichtsmaßnahmen ratsam?

Zweite Maßnahme: Ihre Qualitätsstandards

Sobald die Details Ihres Umsetzungsplans feststehen, können Sie definieren, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit eine einzelne Aufgabe und letztendlich das gesamte Projekt als zufriedenstellend abgeschlossen erklärt werden kann. Wenn Sie diese Indikatoren nicht im Vorwege festlegen, wird es später schwierig zu überprüfen, ob sich der Projektverlauf planmäßig gestaltet.

Dritte Maßnahme: Ihr Mess-System

Dies steht im direkten Zusammenhang mit der zweiten Maßnahme: Sobald Ihre Erfolgsindikatoren feststehen, sollten Sie bestimmen, wie Sie deren Erfüllung überprüfen möchten. Dazu gibt es grundsätzlich zwei Hauptkategorien:

• Personengestützte Information: Schaffen Sie Kommunikationsstrukturen, die sicherstellen, dass jeder Projektbeteiligte, insbesondere Sie selbst, jederzeit über den aktuellen Status informiert ist oder sich unproblematisch informieren kann.
• Datengestützte Information: Zahlen und Daten sind für die Kontrolle einer Situation und eines Fortschritts entscheidend. Erfassen Sie möglichst viele Daten, um den Status Quo Ihres Projektes mit ungefilterten und objektiv nachvollziehbaren Informationen überprüfen zu können.

Vierte Maßnahme: Ihre Nachjustierungen

Diese letzte Maßnahme ist das Kernelement guter Kontrolle: Wenn Sie wissen, was Sie in jedem Stadium Ihres Projektes erzielen wollen und die jeweilige Zielerreichung überprüfen können, können Sie sehr schnell Aspekte identifizieren, die Ihren festgelegten Erwartungen nicht entsprechen. In diesen Fällen müssen Sie intervenieren. Konkret müssen Sie entscheiden, …

• was die beste Lösung für dieses spezielle Problem sein könnte,
• ob Sie die notwendigen Lösungsschritte allein beschließen und delegieren können oder ob andere Parteien oder Personen involviert werden müssen,
• wen Sie mit der Umsetzung der Lösung beauftragen und
• ob Ihr Projektplan aufgrund dieses Störungsfalles aktualisiert werden muss.

Diese vier Maßnahmen sind die großen Teile eines Puzzles namens Kontrolle. Die wichtigste Erkenntnis hierbei: Eine gute Balance einer gründlichen und sorgfältigen Vorbereitung und der Fähigkeit, den festgelegten Plan flexibel an unvorhergesehene Vorfälle anzupassen, wird es Ihnen ermöglichen, auch in kniffligen Situationen das Steuerruder fest in der Hand zu behalten.

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Erfolgreich Planen: 7 erfolgversprechende Tipps (nicht nur) für Manager

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