Interruptions au travail : 12 conseils pour contrôler les appels

Répondre au téléphone et faire des appels peuvent être de grandes distractions. On ne sait jamais combien de temps un appel durera. Les appels téléphoniques réduisent la productivité et l’efficacité au travail, surtout s’ils sont mal traités.

D’après une étude publiée dans le « Wall Street Journal » en 1997, un employé lambda recevait 31 appels par jour. C’est déjà beaucoup si l’on considère le statut technologique de l’époque. Si l’on considère à quel point les outils de communication ont évolué depuis, il se peut que ce nombre soit aujourd’hui doublé. Grâce aux progrès technologiques ainsi que toutes les applications à notre disposition en ligne ou hors ligne à l’heure actuelle, joindre quelqu’un est très facile.

Afin de contrôler les effets des appels téléphoniques sur votre journée de travail, souvenez-vous de ces 12 conseils.

12 conseils simples afin de contrôler l’effet des appels :

1. Appelez à une heure propice à votre objectif. 
Si vous souhaitez une réponse rapide et courte, appelez juste avant l’heure du déjeuner ou l’heure de fermeture. A ces horaires, on ne reste pas trop longtemps au téléphone parce qu’on est sur le point de sortir. En revanche, si vous avez besoin de recueillir beaucoup d’information ou prospecter, appelez au milieu de la matinée ou de l’après-midi. A ces horaires, on a tendance à vouloir prendre plus de temps.

2. Ne mélangez pas les affaires et le plaisir. 

Evitez de commencer une conversation en invitant quelqu’un à vous raconter sa vie.

3. Commencez brièvement. 

Faites comprendre à votre interlocuteur que vous n’avez pas beaucoup de temps, en disant par exemple : « Bonjour, j’ai une question pour toi ». De la même manière, si vous recevez un appel bref, réagissez en conséquence.

4.Préparez une liste de points clés à aborder. 

Ne commencez jamais un appel téléphonique sans une liste que vous pourrez revérifier plus tard.

5. Envisagez de faire appel à un assistant. 

Décidez si vous souhaitez répondre ou non aux appels (surtout si vous avez un réceptionniste).

6. Groupez vos appels sortants. 
Fixez-vous une heure précise à laquelle utiliser votre téléphone. Demandez aux personnes que vous appelez régulièrement quand ils sont disponibles et prenez note.

7. Laissez une trace.

Si vous n’arrivez pas à joindre quelqu’un, communiquez bien toutes les informations nécessaires pour vous recontacter, et ne laissez pas que votre nom et numéro.

8. Laissez des messages complets.  

Votre but est de réduire vos temps au téléphone, alors communiquez bien toutes les informations nécessaires.

9. Notez les disponibilités. 

Demandez et enregistrez l’information qu’il vous faudra pour réduire votre futur temps d’appel : numéros, noms des assistants, lignes directes, etc.

10. Envisagez une heure de silence sans appel. 

Choisissez un horaire où vous ne vous laissez pas déranger par des appels.

11. Prenez note immédiatement. 

Ne comptez pas sur votre mémoire. Apprenez à prendre des notes durant vos appels.

12. Dites au revoir.  

Donnez à votre interlocuteur un signal que vous devez bientôt raccrocher, par exemple en disant « avant que nous raccrochions… » ou « ce fut un plaisir de vous parler, je ne veux pas vous déranger plus longtemps ».

Si vous suivez ces conseils régulièrement, vous remarquerez votre temps gagné et votre nouveau niveau d’efficacité.

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