Hoe ga je goed om met urgente en belangrijke taken?

Heb je ooit moeten kiezen tussen urgente en belangrijke zaken? De meeste mensen hebben problemen met het stellen van prioriteiten, vooral als ze te maken hebben met een hoge werkdruk. Om dit te doorstaan, zijn er een paar tips die je kunt volgen om een helder onderscheid te maken tussen “belangrijk” en “urgent”. In alle situaties waarin je managementprioriteiten beoordeelt, moet je taken uitvoeren op basis van importantie en niet op basis van urgentie.

Hier lees je hoe iedereen minder stressvol wordt aan het einde van de dag.

Het verschil tussen “belangrijk” en “urgent”

Om een aantal dingen te verduidelijken, moeten we eerst onderscheid maken tussen de termen “belangrijk” en “urgent”. We noemen iets belangrijk als het leidt tot een effectieve uitkomst van een belangrijk doel. Deze dingen kunnen de voortgang vertragen als ze niet worden bereikt. In de meeste gevallen moeten belangrijke zaken en taken zelden binnen een dag of week worden afgerond. Aan de andere kant vereisen urgente zaken vaak een uitkomst binnen korte tijd. Ze vragen direct om actie en vereisen elk uur van elke dag onze aandacht. Deze dingen versterken het gevoel dat je heb druk hebt, terwijl het dus eigenlijk een vertekenend beeld is dat voorkomt binnen de meeste organisaties.

Verdeel je prioriteiten in zones

Managementprioriteiten kun je verdelen in 4 kwadranten of zones gebaseerd op het belang van taken en urgentie. Dit zijn de kritieke zone, planzone, actiezone en ineffectieve zone. Elke zone moet je anders aanvliegen om de stressproductie door een te hoge werkdruk de baas te blijven.

[figure]
Urgent/Belangrijk (De Kritieke Zone)
Niet Urgent/Belangrijk (De Planzone)
Urgent/Niet Belangrijk (De Actiezone)
Niet Urgent/Niet Belangrijk (De Ineffectieve Zone)
 
[bookboon-book id=”e6dd75a4-154c-48d4-8f79-a54d0099fbf3″ title=”Dit artikel is gebasseerd op het volgende eBook:” language=”nl”]
 

De ineffectieve zone

Taken die binnen de ineffectieve zone vallen zijn niet urgent of belangrijk. Je kunt deze zaken het beste wegstoppen totdat je een vrij moment vindt. Het uitvoeren van taken in deze zone is overduidelijk ineffectief als je ook nog opdrachten hebt binnen de andere drie kwadranten.
 

De actiezone

Deze zone, aan de andere kant, wordt gekenmerkt door urgente, maar niet zulke belangrijke dingen. De taken in deze zone moet je snel uitvoeren. Deze zaken staan niet hoog op de importantieladder, zijn vaak makkelijk, maar moeten wel gebeuren – zoals routineklussen. Wanneer deze taken op tijd worden afgerond zullen ze weinig problemen opleveren. Echter, wanneer ze constant genegeerd worden, zullen ze zich opstapelen en een hoofdpijndossier worden.
 

De planzone

Al de urgente, maar niet zulke belangrijke taken vallen in dit kwadrant. Ze moeten worden gepland en je moet een strategie opstellen om ze uit te werken. Er moet snel actie ondernomen worden, maar het zijn geen projecten van de lange adem.
 

De kritieke zone

De taken die urgent en belangrijk zijn, vallen in de kritieke zone. Hier spenderen de meeste mensen veel tijd aan. De meeste stress en druk bevindt zich in dit kwadrant, dus komen hier ook vaak fouten voor. Deze zone vereist directe en nauwkeurige actie.
 

Conclusie

Het organiseren van je taken door ze te verdelen in deze vier zones zal je veel tijd en moeite besparen. Tijdsmanagement en prioriteren op basis van belang zullen je uiteindelijk minder stressvol maken.
 

[bookboon-recommendations id=”e6dd75a4-154c-48d4-8f79-a54d0099fbf3″ title=”Wellicht vind je deze boeken ook interessant:]