Projektledelse: Sådan starter du dit projekt

Når vi taler om projektledelse, er der ofte en del snak og diskussion omkring hvordan man overholder tidsplanen, projektbudgettet eller hvordan man kan være en god projektleder. Men her vil vi diskutere, hvordan du får dit projekt i gang.

Det væsentligste spørgsmål, du bør stille dig selv ved starten på et nyt projekt er ”hvad skal dette projekt opnå, og hvorfor?” Dette spørgsmål vil hjælpe dig til at definere omfanget af et projekt og det ønskede resultat.

Inden for projektledelse kaldes den første fase af et projekt også ”indledningsfasen, og målet med denne fase er at definere det ønskede resultat, som vil blive beskrevet i ”Projektbeskrivelsen” og ”Projektrammen”:

Projektbeskrivelse

Projektbeskrivelsen bør kunne besvare de følgende spørgsmål:

• Hvad skal dette projekt opnå?
• Hvad er drivkraften og rationalet for projektet?
• Hvad er tidsrammen for projektet?
• Hvem sponserer projektet?
• Hvem skal lede projektet?

Disse er de vigtigste spørgsmål i ”Indledningsfasen” og de bliver revideret ved starten af hver af de følgende faser. Svarene til disse spørgsmål bør sammenfattes i projektbeskrivelsen.
Den væsentligste mål med dette dokument er at sørge for, at alle involverede er enige, om hvad resultatet af projektet skal være, og derved undgå at nogle sidder tilbage med falske forventninger.
Glem ikke at definere roller og ansvar for alle medlemmer i dit projektteam.
Det er vigtigt at definere det ønskede resultat og forventningerne til projektet klart i forberedelsesfasen, således at eventuelle misforståelser om formålet med projektet kan afklares på forhånd.

For eksempel,
En sponsor kan tro, at projektet vil producere en stykke software til umiddelbar anvendelse, mens medlemmerne af projektgruppen mener, at de er ved at udvikle en prototype for at bevise, at konceptet holder.

Husk, at hvis projektet ikke begyndes med en klar idé om, hvad der skal opnås og hvorfor, vil det være nødvendigt at udvikle disse aspekter undervejs i projektet, og det betyder langt større risiko end hvis det er gjort fra starten.
Sæt altid mål der er opnåelige. Mindre ambitiøse mål kan være med til at få projektet i gang.

Projektrammen

I tillæg til projektbeskrivelsen er det en god idé at udvikle en såkaldt ”Projektramme”.

Denne erklæring beskriver hensigten med projektet og de ønskede resultater, og endvidere beskrives de vigtigste målsætninger, herunder målbare succeskriterier for projektet. En projektramme bør skrives før projekt-planen og skal definere – i meget brede termer –projektets resultat/produkt.

For eksempel,
‘Udvikling af et software-baseret system til at måle og spore kunde-ordrer.’ Det specificeres også hvem, der er målgruppen for produktet og hvor meget det forventes at koste.

En rammebeskrivelse er en aftale, der definerer det arbejde, der ligger i projektet og kundens forretningsmæssige mål. Den kan hjælpe dig til at identificere ændringer i omfang efter projektet er startet, og hjælper dig med at tage højde for eventuelle ændringer eller justeringer som måtte blive nødvendige, efterhånden som projektet skrider frem.

Det første udkast til dette dokument kaldes en basis rammebeskrivelse og bør dække følgende emner:
• Projekt-ejer, sponsorer og interessegrupper
• Projektmål og målsætninger
• Krav til projektet
• Forventet resultat af projektet
• Hvad ligger uden for projektrammen
• Milepæle
• Omkostningsoverslag

Husk, at det at definere rammen for og omfanget af et projekt er helt afgørende i projektledelse på grund af den betydning det har for tid, omkostninger og kvalitet. Derfor skal projektrammen præciseres så tidligt som muligt, også selv om der senere vil blive aftalt ændringer.

Læs mere om “hvordan du starter et projekt” og de næste trin i Paul Newtons e-bog “The Best Project Management Principles” hos bookboon.com.
Hvis du har lyst til at læse mere om projektlanceringen, se nærmere på “Project Launch Stage: How to get a project properly running.”