29 almindelige e-mail fejl

I de fleste organisationer er e-mail den foretrukne kommunikationsform af en række årsager. Eksempelsvis giver e-mail afsenderen mulighed for at sende beskeder til en eller flere modtager på samme tid. Det er hurtigt og billigt (ingen frankering) , og let at organisere, arkivere og genfinde såvel aktuelle som gamle beskeder som dokumentation.

Som medarbejder eller jobsøgende vil du ofte bruge e-mail til at kommunikere med forskellige personer af andre årsager. Eksempelvis: jobsøgning, networking, kommunikation med din chef eller kunder.

Fordi du sandsynligvis bruger e-mail dagligt, fokuserer denne artikel på, hvad du skal undgå, når du skriver og sender en email.

Gør det rigtige intryk

Da modtageren af din e-mail vil danne sig et indtryk af dit budskab udfra de forskellige elementer i e-mailen, er det vigtigt, at du er meget omhyggelig med hvad du sender. Hvis den opfattes forkert, kan det gøre dit budskab ineffektivt eller skabe misforståelser omkring dig/dit produkt.
For at gøre dig bedre til at skabe og vedligeholde det ønskede image for dig /dit product, kan du du tage et kig på følgende almindelige e-mail fejl relateret de forskellige kommunikationselementer.

Almindelige e-mail fejl

Afsender

• At videresende irrelevante e-mails til andre.
• Medtagelse eller udeladelse personer, som skulle/ikke skulle være blandt modtagerne.
• At inkludere din signatur gentagne gange i en fortløbende korrespondance.
• Overdreven brug af Bcc and Cc .
• Manglende hensyntagen til kulturelle forskelle (eks. Sprog, farve, emne, timing, kontekst)

Modtager

• Ikke at læse hele mailen og tænke over indholdet inden svar.
• At antage, at budskabet er et personligt angreb.
• At begå de same fejl som listet under afsender ovenfor.

Kommunikationskanal [E-MAIL]

• Formidling af information, som ikke burde kommunikeres i en e-mail.
• At antage at e-mails er private.
• At overvurdere/overdrive e-mail som kommunikationsform

Budskabet

• Ikke at læse hele mailen og tænke over indholdet inden svar.
• Ingen indledende og afslutten hilsen
• Uklart budskab
• For langt eller for kort budskab.
• Dårlig grammatik, sprog, slang.
• Manglende korrekturlæsning.
• Upassende eller misvisende titel i emnefelt.
• Forkerte navne på vedhæftninger.
• Glemme vedhæftninger eller vedhæfte forkerte.

Feedback

• Ikke at specificere ønsket feedback.
• Ikke at specificere timings for feedback.
• At forvente hurtigt svar fra andre.

Støj

• At skrive e-mails, når man er gal eller på anden måde følelsesmæssigt påvirket.
• At fejltolke tonen i en e-mail.
• Upassende brug af farver, følelser, fonte eller illustrationer.

Kontekst

• Ikke at overholde virksomhedens e-mail politik.
• Ikke at dele hele e-mailen eller at videregive information for at sætte e-mailen I kontekst
• For informel tone og indhold: ingen hensyntagen til social eller hierakisk struktur.

Hvis vi du vil lære mere om hvordan du skriver gode emails, så er “Communicating with Technology” , skrevet af Renee Robinson, lige noget for dig.