Rekrytering – en livsviktig process

Nu för tiden är den viktigaste resursen i så gott som varje företag och myndighet utan tvekan personalen. Att ha tillgång till rätt kompetens är helt avgörande för att man ska kunna nå sina mål. Och därav följer att det också är helt avgörande att processen att anställa ny personal blir lyckosam.

Vad består rekryteringsprocessen av?

I de flesta fall kan man dela in processen i följande moment:

• Behovsanalys
• Kravspecifikation
• Annonsering
• Urval
• Intervjuer
• Referenstagning
• Beslut
• Lönesättning och avtal

Detta är en bra grundstruktur, men naturligtvis kan den anpassas och byggas så att det passar den egna verksamheten ännu bättre.

Väsentligt när rekryteringsprocessen byggs är bland annat följande:

Styrdokument

Rekryteringsprocessen blir ytterligare ett styrdokument – tillsammans med bland annat rekryteringspolicys – om hur rekryteringar ska genomföras. Med styrdokument menas här att rekryteringsprocessen dokumenteras skriftligt, i en pärm och kanske på nätet, tillgängligt för alla medarbetare i verksamheten.
Styrdokumenten är viktiga i större verksamheter, där den centrala ledningen inte kan medverka i varje enskild rekrytering. Då måste det finnas en vägledning, styrdokument i form av rekryteringspolicys och rekryteringsprocessen, för hur en rekrytering ska genomföras. Hur kravspecifikationen ska utformas, samverkan mellan marknadsföring vid annonsutformning och val av var annonsen ska publiceras, bemötande av sökanden, hur referenstagning genomförs, utformning av anställningsavtal med mera.

Förankring

Öppenhet är viktigt. Då får rekryteringsprocessen en förankring i verksamheten. Speciellt viktigt är detta när det gäller internrekryteringar. Då kan intern konkurrens uppstå om tjänsterna, vilket kan skapa tendens till osämja mellan intresserade. Transparens kan mildra denna tendens. Ibland har medarbetare lämpliga externa sökanden i sitt nätverk. Då gäller att medarbetaren har just insikt i rekryteringsprocessen, så denne inte är undrande inför hur rekryteringen genomförts, om den person som medarbetaren rekommenderat att söka tjänsten inte får den.

Rekryteringsföretag

Vid många rekryteringar anlitas rekryteringsföretag. Rekryteringsprocessen består som bekant av flera moment. Rekryteringsföretaget kan ta över hela processen eller delar av den. Oavsett vilket, när rekryteringsföretag anlitas, finns det några punkter som uppdragsgivaren bör tänka på. Det gäller vilka delar av processen som uppdragsgivaren ska ha inflytande över:

• Kravanalysen
• Utformningen av annonsen
• Bruttolistan av kandidater
• Mötet med kandidaterna
• Tack-brev

Kravanalysen

Kravprofilen är att likna vid ett upphandlingsunderlag. Den måste vara väl genomarbetad och överensstämma så långt som möjligt med behovet och förväntningarna. Rekryteringsföretaget får gärna arbeta med kravprofilen och gör det ofta, men uppdragsgivaren måste själv vara aktiv i utarbetandet. I annat fall är risken uppenbar att slutleveransen, den rekryterade, inte kommer att motsvara förväntningarna när kandidaten väl är anställd och arbetar operativt. Något som även den rekryterade kommer att uppleva. Arbetsuppgifterna mm var inte de som förespeglades. En situation uppstår som kan vara komplicerad både för arbetsgivaren och medarbetaren. Ska medarbetaren och arbetsgivaren skiljas åt? Ska arbetsinnehållet förändras?

Bruttolistan av kandidater

Efter en första intervjuomgång finns i regel en bruttolista av intressanta kandidater. Ur denna bruttolista väljs vilka kandidater som ska gå vidare för en andra intervju. Denna bruttolista bör uppdragsgivaren få titta på. Kandidater kan finnas som rekryteringsföretaget väljer bort, men som uppdragsgivaren ändå kan finna intressanta. Detta om uppdragsgivaren väljer att inte själv medverka i den första intervjun. Somliga uppdragsgivare vill även ha en sammanställning av alla sökanden. Detta är relevant. Kandidater som inte finns med i en första intervjuomgång kan uppdragsgivaren ändå finna intressanta för en första intervju.

Mötet med kandidaterna och Tack-brev

Vilken bild av sig själv ska uppdragsgivaren förmedla? Det gäller, i de fall uppdragsgivaren inte medverkar i intervjuerna, att uppdragsgivaren tillser att rekryteringsföretaget presenterar uppdragsgivaren enligt dennes vilja och intentioner. Uppdragsgivaren bör vara med och utforma Tack-breven i de fall att rekryteringsföretaget sköter momentet med att skicka ut dessa brev, i uppdragsgivarens namn eller i rekryteringsföretagets namn.

Webbaserad rekryteringsprocess

En alltmer accederande trend är att webben är inblandad i rekryteringsprocessen. Det har sina fördelar. Det ger den sökande nya möjligheter att presentera sig, t ex genom att arbeta med filmade inslag i sin ansökan, helt enkelt en presentation, som komplement till ett skriftligt CV. För den som ska anställa kan rekryteringsprocessen snabbas upp och effektiviseras.
Hur utformas då en webbaserad rekryteringsprocess? Ett flertal olika tekniska lösningar finns för hur gränssnittet mellan den sökande och arbetsgivaren ska utformas på webben.

I stora drag kan det gå till enligt följande. Den sökande sänder in sitt CV, kanske tillsammans med ett filmat inslag där han eller hon presenterar sig, tillsammans med ett personligt följebrev. Sökandens insända alster kommer in i en databas. Här kan rekryteraren antingen sortera manuellt, eller så söks intressanta kandidater genom att sortera efter sökord. I databasen sker då en sökning och kandidater som är intressanta markeras, för närmare granskning av rekryteraren. Urval av ansökningar efter markering av sökord i en databas innebär givetvis att de som inte har ”rätt” sökord sorteras bort. Men i regel är sökorden så pass många att de lämpliga kandidater som söks får man trots allt träff på. Skulle någon missas med sökordsförfarandet får man leva med det.

Mer precist är fördelarna med en webbaserad rekrytering bland annat följande:

För den sökande ger det en möjlighet att sända med en filmad presentation av sig själv och därmed ge en kompletterande och kanske annan bild av sig själv och sina kvalifikationer, än vad enbart skriftliga dokument som CV och brev kan ge.

För rekryteraren är fördelarna flera:

• Bedrivs verksamheter på flera orter eller i flera länder kan medverkan från centralt håll ske i rekryteringen genom bland annat webb-tv, även om den aktuella tjänsten är placerad på annan ort eller i annat land.
• Samordningen underlättas om flera personer ska delta i rekryteringsprocessen, t ex blivande chefer och kolleger.
• Rekryteringsprocessen kan genomföras på kortare tid, t ex genom intervjuer via webb-tv och tester via nätet.

Finns det då inte några nackdelar? Det kan hävdas att intervju 1 och eventuellt intervju 2 som genomförs via nätet med kandidaterna inte ger samma intryck av personerna som intervjuer där man fysiskt möts. Å andra sidan kan hävdas att nu kan många fler intervjuer genomföras genom den ökade effektiviteten i rekryteringsprocessen. Fler kandidater får nu möjligheten att presentera sig.

Webbaserade rekryteringsprocesser har kommit för att stanna och utvecklas ständigt och förfinas. Det är en ständig lärprocess för rekryterare, sökanden och utvecklare.

Du kan läsa mera om hur man skaffar personal på bästa sätt i ”Rekryteringsprocessen” av Möller, Sollenberg & Tovman.