Du har mera tid än du tror!

Många av oss klagar på tidsbrist. Men bristen skulle vara mycket mindre om vi hanterade vår tid på ett bättre sätt. En av de värsta tidstjuvarna som finns är de ständiga avbrotten vi råkar ut för när vi ska utföra en uppgift. Vi måste således ta itu med avbrotten – inte minst de vi själva skapar!

Ingen av oss är helt oskyldig till en del av de avbrott som inträffar under en arbetsdag. Om vi kan bli medvetna om de tillfällen då vi själva skapar ett avbrott kan vi undvika dessa tidstjuvar genom att kräva bättre disciplin såväl av oss själva som av folk omkring oss. Jämför den tid du förlorar på olika avbrott med det du skulle kunna vinna genom att i stället vara produktiv under den tiden. Fråga dig sedan: Är det värt det? Om svaret är nej – som fallet är för det mesta – se då till att vidta de åtgärder som krävs för att undvika de avbrott där du själv är delaktig. Hur många av dessa situationer känner du igen?

Du använder avbrott som ursäkter

Du betraktar avbrottet som en ursäkt till att du har misslyckats med att fullfölja en uppgift. Om någon eller något avbryter dig, var uppmärksam på om du använder detta avbrott som en förevändning för att sluta arbeta med det du höll på med. Du bör inte sluta arbeta på grund av ett avbrott såvida du inte upplever att avbrottet är viktigare än den arbetsuppgift du håller på med. Om du måste sluta med det du arbetade med, se till att skriva ner var du var så att du snabbt kommer igång igen när du har hanterat avbrottet.

Du försöker arbeta med flera olika projekt samtidigt

”Multitasking” har blivit ett inneord som tenderar att leda tankarna till hög kompetens och prestanda, men sanningen är att om man ständigt hoppar från uppgift till uppgift kan det bli ett betydande störningsmoment. Om du har en arbetssituation där du själv bestämmer vad du ska göra från dag till dag, se då till att ha som mål att fullfölja en uppgift helt innan du tar itu med nästa. Om du inte själv bestämmer över din tid ska du stämma av med din chef om han eller hon vill att du avbryter det du håller på med för att börja med något nytt.

Du skjuter upp saker

När du inte vill göra en sak hittar du anledningar till att undvika det. Du intalar kanske dig själv att andra saker är viktiga, men är de verkligen det? Det finns ett talesätt som kan vara värt att tänka på: ”Man behöver inte vilja göra en sak för att få det gjort.” Om du vet att det där som du skjuter upp faktiskt är din viktigaste uppgift just nu, varför då inte bara kavla upp ärmarna och få det gjort? Ju snabbare du tar tag i det hela och ser till att det blir klart desto fortare är du redo att gå vidare med nästa uppgift på din lista.

Du är splittrad

Har du fått ett kontorsrum med hänförande utsikt kan det visserligen vara ett tecken på framgång, men framgången kommer inte att bestå om utsikten distraherar dig. Tänk efter vilka störningsmoment i din arbetsmiljö som du kan göra något åt. Några exempel på sådana faktorer är att öppna varje mejl direkt när det kommer in, automatiskt svara varje gång telefonen ringer eller att titta upp varje gång någon går förbi i dörröppningen. Möblera rummet så att du undviker störande moment. Om problemet är störande ljud, stäng dörren, ta på dig hörselskydd eller spela musik som inte stör dig.

Du accepterar privata telefonsamtal på jobbet

Alla råkar någon gång ut för en akut situation som innebär att man måste ta emot ett privat samtal på jobbet. Men många gånger börjar vi acceptera privatsamtal som inte är vare sig brådskande eller särskilt viktiga. Vi måste inse att vi har själva lärt upp dessa människor till att tro att de kan ringa oss på jobbet när helst de vill. Om det påverkar din produktivitet blir dessa samtal störande och ett irritationsmoment. Du bör då klargöra för dina vänner och din familj att du inte längre kan acceptera privata samtal på jobbet om det inte gäller mycket viktiga ärenden – och sedan hålla fast vid det nästa gång din bästa vän ringer och ska berätta om sin nya chef. Du kan göra detta på ett sådant sätt att personen som ringer förstår att hon och det hon har att säga är viktigt för dig. Fråga helt enkelt om du kan ringa upp så snart du har en rast eller efter arbetet.

Du har medarbetare som ofta tittar in för att prata en stund

Alla vill ha vänner på jobbet. De kan göra några av de tunga dagarna uthärdliga och de bra dagarna ännu bättre. Men när de råkar titta förbi så ofta att det har blivit rutin kan det vänskapliga småpratet bli riktigt störande. Behandla dessa avbrott på samma sätt som samtalen från vänner och familj; låt personen ifråga veta att du har ett viktigt projekt du arbetar med och att du gärna hör av dig till henne senare under dagen. Kom överens om att äta lunch tillsammans någon dag eller att ses i samband med en fikarast. Se bara till att småpratet inte hindrar dig från att göra det du måste få gjort.

Du besvarar varje mejl så snart det anländer

Eposten har fått en väldigt stor inverkan på hur vi arbetar, men alla förändringar har inte varit till det bättre. Många av oss har en tendens att reagera omedelbart varje gång det kommer ett nytt mejl. Vi hör plinget när meddelandet trillar in och avbryter genast det vi håller på med för att titta efter vad det gäller och vem det kom från. I många fall är detta bara slöseri med tid och innebär ett avbrott i det du håller på med. Visst, det finns tillfällen när du bör besvara ett mejl snabbt, men det bästa är ändå att avsätta några tider varje dag då du kontrollerar brevlådan, exempelvis det första du gör på morgonen, runt 10.30, efter lunch och en timme innan du går hem.

Vill du lära dig mera om hur du utnyttjar din tid bättre ska du läsa boken ”Effektiv tidsplanering” från MDT Training.