We hebben ons erbij neergelegd dat vergaderingen nu eenmaal deel uitmaken van het professionele leven. Ze spelen een belangrijke rol bij het onderling communiceren, het nemen van beslissingen en het doorgeven van richtlijnen.

Toch lijkt het erop dat wij te veel vergaderingen bijwonen. Ze duren vaak ook veel te lang en we lijken het er allemaal over eens te zijn dat ze eigenlijk tijdverspilling zijn.

Is dat ook zo in jouw bedrijf? Als dat zo is, dan is het misschien belangrijk om even stil te staan bij de manier waarop er in jouw bedrijf vergaderd wordt. De vaardigheid om een vergadering te leiden is één van de belangrijke softskills voor een manager. 

 
De efficiëntie van de gewone bedrijfsvergadering is de laatste jaren vaak het onderwerp geweest van onderzoek. En er is niemand die beweerd dat ze zouden moeten verdwijnen. Zonder twijfel zijn ze nodig voor het uitwisselen van informatie, het inlichten van teamleden, het bevorderen van teamwerk en het mogelijk maken van communicatie.

Bedrijfsanalisten, professionele tijdschriften en zelfs bedrijfsleiders stellen zich echter wel de vraag of het nodig is om zo veel te vergaderen. Vaak is de manier waarop een vergadering geleid wordt niet echt goed, verwarrend en zonder richting. We vergaderen te veel, de vergaderingen  duren te lang en de onderwerpen waarover vergaderd wordt gaan zich steeds herhalen.

 

Wat zijn de kosten voor slecht geplande vergaderingen? De feiten en cijfers…

Volgens de laatste rapporten lopen de kosten voor vergaderingen jaarlijks op tot in de biljoenen. En het ergste is dat er geld wordt besteed aan vergaderingen die zelfs niet hadden moeten plaatsvinden. En deze trend zet zich voort en wordt steeds erger.

 

In 2014 toonde één van de de grootste studies aan dat:

  • werknemers 15% van hun werktijd besteden aan officiële vergaderingen.
  • dit cijfer sinds 2008 steeds maar hoger wordt.
  • CEO’s twee dagen per week in vergadering zijn en een hele dag bezig zijn met het organiseren van gesprekken en overleg, waarbij een groot deel van die tijd ook gaat naar het organiseren van die vergaderingen.
  • alle managers samen duizenden uren spenderen in vergaderingen.
  • de meeste meetings gepland worden zonder een agenda of tijdslimiet.
  • de productiviteit met 8% daalt met elke vijf minuten dat de vergadering te laat start.

 

3 eenvoudige tips om onmiddellijk toe te passen

De belangrijkste klachten over meetings zijn wel de volgende:

  • mensen die erbij waren die er eigenlijk niet zouden moeten zijn.
  • te veel raaklijnen.
  • te weinig resultaten.

 
Het zal duidelijk zijn dat vergaderingen het werk en de resultaten gaan verhinderen in plaats van ondersteunen. Hoe ga je het probleem van “doen-alsof-werk” tegengaan?

Verder in de tekst bieden we een oplossing die op langere termijn zal helpen om het vergaderklimaat in jouw bedrijf positief te beïnvloeden. Maar nu kan je deze tips alvast toepassen:

  1. Bekijk of de vergadering wel nodig is. Er wordt te veel tijd verspild door steeds over hetzelfde te vergaderen. Kan het probleem niet opgelost geworden via email?
  2. Beperk de tijd en stel een duidelijk begin- en einduur vast voor elke meeting. Misschien is de structuur binnen jouw bedrijf wat verwaterd.
  3. Zorg voor een agenda en houdt je daaraan. Focus op het nemen van beslissingen en het verstrekken van informatie.

Deze eenvoudige stappen zullen er alvast voor zorgen dat jij een vergadering productief kan laten verlopen. Maar jouw bedrijf zal verdere training nodig hebben om het vergaderklimaat op langere termijn te veranderen.

 

De eLibary Solution van Bookboon

Hoewel bovenstaande tips zeker zullen helpen, zal er toch meer nodig zijn. Uiteindelijk is het belangrijk om de manier van vergaderen binnen jouw bedrijf te veranderen door effectieve training.

De eLibrary Solution van Bookboon bevat een ruim aanbod aan eBoeken rond effectief vergaderen. Via dit aanbod zal je kunnen leren hoe je een meeting kan leiden die resultaten boekt en toch snel afgerond is.

De eBoeken van Bookboon helpen je om resultaten te boeken door een online leersysteem of eLearning. Het grootste voordeel daarbij is dat werknemers die verantwoordelijk zijn voor het organiseren van vergaderingen in hun eigen tijd kunnen leren hoe ze dat het best doen.

Bedrijven die kiezen voor eLearning in plaats van klassikaal leren getuigden meermaals dat het effectiever, sneller en goedkoper is.

Test de eLibrary van Bookboon met deze gratis demo!