Sjekk ut disse 8 trinnene og bli en mester i effektiv kommunikasjon

Kommunikasjonsprosessen omfatter flere deler og trinn. Disse er:

1. Kilde
2. Budskap
3. Koding
4. Kanal
5. Dekoding
6. Mottaker
7. Tilbakemelding
8. Kontekst

På hvert av disse trinnene, kan mulige barrierer dannes, eller problemer kan oppstå. Mens vi ser på måter for å begrense barrierene, for å kommunisere effektivt, bør du huske, at du kanskje må bruke dem i mer enn en anledning gjennom din kommunikasjonsprosess.

Trinnene i prosessen er nærmere beskrevet i den følgende informasjonen.

1. Kilde

Kilden til kommunikasjonen er avsenderen, eller for vårt formål, du. For å være en god kilde, må du være klar vedrørende budskapet du sender. Vet du nøyaktig hva det er du ønsker å kommunisere? Er du sikker på, at du vet hvorfor du kommuniserer? Hvilket resultat forventer du deg? Hvis du ikke kan

svare på disse spørsmålene, vil du mest sannsynlig starte kommunikasjonsprosessen med en stor sjanse for å mislykkes.

2. Budskap

Budskapet er rett og slett informasjonen du har behov for å kommunisere. Uten et budskap, er det ingen grunn til å kommunisere. Hvis du ikke kan oppsummere den informasjonen du ønsker å dele, er du ikke klar for å begynne kommunikasjonsprosessen.

3. Koding

Koding er prosessen med å ta budskapet ditt og overføre det til et format som kan deles med en annen part. Det er nesten likt som hvordan meldinger sendes via faks. Informasjonen på papiret må kodes, eller klargjøres, før det kan sendes til den andre parten. Det må sendes i et format som den andre parten har evnen til å dekode ellers vil ikke budskapet bli levert.

For å kode et budskap på riktig måte, må du tenke på hva den andre personen har behov for å forstå, eller dekode, i budskapet. Deler du all informasjon som er nødvendig for å få hele bildet? Har du laget antagelser som kanskje ikke er korrekte? Bruker du den beste formen for å sende det, for å sikre den beste muligheten for at budskapet blir riktig mottatt? Er det kulturelle, miljømessige eller språkforskjeller mellom deg og den andre parten som kan forårsake misforståelser?

For å kode en melding på riktig måte, må du selvfølgelig vite hvem målgruppen er. For å sende et fullstendig budskap, må du ha en forståelse av hva de vet og hva de trenger å vite. Du må bruke et språk som de vil forstå og en kontekst som er kjent. Et enkelt eksempel på hvordan du kan gjøre dette, er å være sikker på, at du forklarer forkortelser. Vi glemmer noen ganger, at kanskje ikke alle er like kjent med de samme forkortelsene som vi bruker på en jevnlig basis.

4. Kanal

Kanalen er den eller de metodene som du bruker, for å formidle budskapet ditt. Hvilken type budskap du har, vil bidra til å avgjøre den kanalen som du bør bruke. Kanaler omfatter ansikt-til-ansikt samtaler, telefonsamtaler eller videokonferanser, samt skriftlig kommunikasjon som e-post og notater.

Hver kanal har sine fordeler og ulemper. For eksempel, vil du finne det vanskelig å gi komplisert, teknisk informasjon eller instruksjoner ved hjelp av bare telefon. Eller du kan få dårlig resultat, hvis du prøver å gi kritikk via e-post.

5. Dekoding

Dekoding skjer når du mottar budskapet som er sendt. Kommunikasjonsferdighetene som kreves for å dekode et budskap vellykket, inkluderer evnen til å lese og forstå, lytte aktivt, eller spørre avklarende spørsmål når det trengs.

Hvis personen du prøver å kommunisere med ser ut til å mangle kompetanse for å dekode meldingen, må du enten sende den på en annen måte eller hjelpe dem å forstå, ved å sende oppklarende tilleggsinformasjon.

6. Mottaker

Siden du har tenkt ut et budskap, har du sikkert også tenkt på hva du vil, at skal være ønsket resultat for lytteren. Men det er viktig å vite, at hver person som mottar budskapet skal lytte til det gjennom sine egne individuelle forventninger, meninger og perspektiver. Deres individuelle erfaringer vil påvirke hvordan ditt budskap blir mottatt.

Selv om du ikke alltid kan ta hensyn til hver persons individuelle erfaringer i et budskap, er en del av planleggingen av kommunikasjonen å tenke ut på forhånd hva publikums tanker eller erfaringer kan være. For eksempel, hvis du lanserer et nytt produkt, og ønsker å overbevise kundene om å prøve det, vil du være sikker på å fortelle om de spesifikke fordelene for kunden, eller hvilke forbedringer som har blitt gjort siden den siste versjonen ble lansert.

7. Tilbakemelding

Uansett hvilken kanal du har brukt, for å formidle budskapet ditt, kan du bruke tilbakemeldingene for å finne ut hvor vellykket kommunikasjon var. Hvis du er ansikt-til-ansikt med publikum, kan du lese kroppsspråk og stille spørsmål for å sikre forståelse. Hvis du har kommunisert skriftlig, kan du måle suksessen av din kommunikasjon fra responsen du får, eller ved å se om det resultatet du ønsket er levert.

Uansett, tilbakemeldinger er verdifulle for å hjelpe deg til å forbedre dine kommunikasjonsferdigheter. Du kan lære hva som fungerte godt og hva som ikke fungerte, slik at du kan bli enda mer effektiv neste gang du kommuniserer med den samme personen eller neste gang du trenger å kommunisere et lignende budskap.

8. Kontekst

Konteksten er situasjonen du kommuniserer i. Det omfatter omgivelsene du er i, og omgivelsene ditt publikum er i, kulturen i organisasjonen (e), og elementer som forholdet mellom deg og ditt publikum.

Din kommunikasjonsprosess vil ikke være lik, når du kommuniserer med sjefen din som den vil være, når du kommuniserer med en venn. Konteksten bidrar til å bestemme tonen og stilen for din kommunikasjon.

Vil du lære mer om kommunikasjonsprosessen og bli en mester i effektiv kommunikasjon, da er «Effektive kommunikasjonsferdigheter» skrevet av MTD Training, den riktige boken for deg.