12 Opties om telefoontjes de baas te zijn en interruptie tijdens werk te voorkomen

Op basis van een onderzoek uit de “Wall Street Journal” uit 1997 ontvangt een werknemer 31 telefoontjes per dag. Dat is een hoog aantal als je het afzet tegen de technologie van die tijd. Als je de huidige beschikbaarheid van communicatietechnologieën in acht neemt, dan is dat aantal wellicht verdubbeld. Met de voordelen die de huidige technologie biedt, plus de beschikbare applicaties online en offline is het makkelijker geworden om iemand te bereiken.

Bellen kan je erg afleiden, je weet nooit exact hoe lang een telefoonoproep kan zijn. Oproepen kunnen de productiviteit en efficiëntie drastisch verlagen, vooral als ze niet op de juiste manier worden afgehandeld.

Om de effecten van telefoonoproepen tijdens je werkdag te controleren, moet je deze 12 simpele tips in je achterhoofd houden.

12 simpele tips om het effect van telefoontjes tijdens je werkdag te beperken:

1. Bel op het juiste moment voor je doel.
   Als je doel is om een snel en kort antwoord te krijgen, bel dan net voor de lunch of net voor het einde van de werkdag. Op deze momenten hebben mensen de neiging om niet te lang van stof te zijn omdat ze op het punt staan om te lunchen of naar huis te gaan. Echter, als je informatie wilt vergaren en zakelijke relaties wilt opbouwen, bel dan in het midden van de ochtend of middag. Mensen zijn dan bereid om meer tijd aan de telefoon te besteden.

2. Mix business en plezier niet.
   Vermijd gesprekken die lijken op een uitnodiging om te socializen, zoals “Hallo, hoe gaat het?” Dit wekt de indruk dat jouw tijd niet belangrijk is. Sociale groeten kunnen een verleiding zijn voor hen om te socializen.

3. Stimuleer beknoptheid.
   Je kunt hints geven die duidelijk maken dat je beperkt de tijd hebt, zoals “Goedemorgen, ik heb een korte vraag voor je .” Je kunt ook telefoontjes ontvangen met dezelfde beknoptheid, weet hoe je moet reageren.

4. Bereid een lijst met punten voor.
   Begin nooit een telefoongesprek zonder een checklist die je kunt afvinken

5. Overweeg of je moet opnemen.
    
   [bookboon-book id=”e6dd75a4-154c-48d4-8f79-a54d0099fbf3″ title=”Dit artikel is gebasseerd op het volgende eBook:” language=”nl”]

 

6. Gebruik je eigen beoordelingsvermogen om te bepalen of je telefoontjes opneemt of niet
   (vooral wanneer er een receptionist is die de oproepen beantwoordt).

7. Groepeer je belmoment.
   Plan een specifiek moment op de dag in waarin je je telefoon gebruikt. Vraag dit ook aan de mensen die je regelmatig belt en stel het af op hun schema.

8. Laat complete berichten achter.
   Het doel is om het gebruik van je telefoon te beperken, dus laat alle benodigde informatie achter die ze moeten weten. Niet alleen je naam en nummer.

9. Noteer de beschikbaarheid.
   Vraag en noteer informatie die de telefoonboom kunnen verminderen, zoals assistenten waar je mee kunt praten, directe lijntjes etc.

10. Overweeg een uur zonder oproepen.
    Kies een uur waarin je prioriteiten focust en niet gestoord wilt worden door telefoontjes.

11. Maak direct aantekeningen.
    Wees niet afhankelijk van je geheugen. Leer om notities op te schrijven tijdens het telefoneren.

12. Leer hoe je afscheid neemt.
    Geef de persoon aan de andere kant een hint dat je moet gaan, zoals “Voordat we ophangen…” en “Leuk om je gesproken te hebben, maar ik zal niet meer van tijd nemen.” Met deze uitspraken zullen ze weten dat je geen tijd hebt om te socializen en afstand neemt van het gesprek.

Deze simpele stappen, mits frequent uitgevoerd, zullen de tijdverspilling aan de telefoon verminderen. Het kennen van deze technieken zal je efficiënter en productiever maken.
 
[bookboon-recommendations id=”e6dd75a4-154c-48d4-8f79-a54d0099fbf3″ title=”Wellicht vind je deze boeken ook interessant:]