Marre de constamment vous rendre en réunion ?

Voici comment faire fonctionner vos réunions :

« J’ai une réunion » : entendez-vous cette expression tous les jours ?

Que ce soit la réunion du matin, réunion d’équipe, réunion d’information, réunion client ou la réunion hebdomadaire, c’est une activité qui prend beaucoup de temps et d’énergie aux employés. La plupart du temps, les réunions sont un facteur de stress et de fatigue, ce qui réduit l’énergie des employés au lieu de la soulever. Les effets peuvent être le stress, la dépression et même la démotivation.

Ceci arrive lorsque les réunions sont mal organisées et ce trop souvent. Une meilleure organisation a le potentiel d’avoir un résultat bien meilleur. N’hésitez-pas à utiliser des brise-glaces, des échauffements, énergisants et autres exercices de groupe pour maintenir l’enthousiasme de celui-ci pendant une réunion…

Si les réunions sont négativement perçues dans un grand nombre de lieux de travail, c’est peut-être pour les raisons suivantes :

1. Personne ne veut être responsable de la création d’une meilleure culture de réunion. La plupart des employés ne s’en occupent pas au quotidien.
2. Peu d’entreprises soutiennent l’idée de « l’amélioration continue ».
3. Personne ne sait vraiment conduire une réunion.

Comment booster l’énergie de votre réunion

1. Séparez-vous de vos habitudes. La routine peut être ennuyeuse après un certain temps et limite la capacité à être créatif et effectif.
2. Commencez avec un brise-glace. Boostez l’énergie de votre réunion en premier lieu. D’après certaines études, un grand nombre d’employés trouvent plus facile de parler professionnellement s’ils ont d’abord pu parler de manière informelle.<
Exemples de brise-glaces :

• Le dénominateur commun

Séparez-vous en groupes de 3 à 5 personnes. Le but du groupe est de trouver quelque chose de bizarre ou inhabituel que chacun à en commun. Vous n’avez que 5 minutes ! Le groupe avec le dénominateur le plus bizarre a gagné.

• La brique

En groupes, trouvez le plus grand nombre de manières d’utiliser une brique. L’équipe avec la liste la plus longue/bizarre a gagné.

• La poubelle

Demandez à chacun de faire une liste de ce qui les stresse à propos de la réunion ou dans la vie en général. Regroupez chaque papier et jetez-les à la poubelle. Enfin, demandez-leur s’ils sont prêts à être présents mentalement. Ou dites-leur que vous vous attendez à ce qu’ils soient présents. La perspective et la performance vont ensemble.

3. Proposez un énergisant. Afin de revitaliser le niveau d’énergie de vos participants, donnez-leur une pause. Faites quelque chose de différent afin de les surprendre et les revitaliser.

Exemples d’énergisants : 

• Deux vérités et un mensonge

Chacun écrit sur une feuille deux vérités sur leur vie et un mensonge. Chacun lit ensuite ses trois phrases devant les autres. L’équipe doit deviner laquelle des trois phrases est un mensonge.

• Mélange énergisant

Demandez à chacun de marcher à travers la salle. Dès que quelqu’un arrive face à face avec quelqu’un, il ou elle doit dire à propos de l’autre une qualité, telle que « tu as un joli sourire ». A la suite de l’activité, demandez aux participants de vous donner leurs impressions.

• Improvisation

Demandez aux participants de se mettre en groupes de deux. La première personne commence à raconter une histoire. Après 20 secondes environ, l’autre personne lui lance un mot qu’il ou elle doit utiliser pour continuer son histoire. Cet exercice encourage la spontanéité et l’improvisation.

Autres manières d’éveiller les participants

En simple spectateurs passifs, nous nous souvenons rarement de chaque élément discuté durant une réunion. Ceci peut changer si tout le monde participe. Voici comment inviter à plus de participation :

1. Commencez avec un modèle (par exemple le modèle SWOT)
2. Ecrivez sur des Post-its, puis expliquez-les
3. Discutez, puis partagez
4. Les interviews
5. Discussions ouvertes
6. Pour ou contre
7. Lancez divers exercices aux différents groupes

Si vous souhaitez créer et faire fonctionner de meilleures réunions, lisez le eBook en anglais de Antoni Lacinai and Mike Darmell Make Meetings Work. Celui-ci contient des conseils concrets et pratiques, des outils et méthodes pour développer une réunion efficace. Développez votre perspective en seulement quelques heures de lecture.

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