Als je HR-deskundige bent of een teammanager en al te maken hebt gehad met moeilijk gedrag van werknemers, dan weet je hoe schadelijk een intern conflict kan zijn. En dat niet alleen voor de werknemer, maar voor het hele bedrijf. Het is daarom beter deze conflicten te vermijden, in plaats van branden te moeten blussen achteraf. 

 
Een kwalitatieve gedragscode is één de beste manieren om interne conflicten te vermijden. Werknemers zullen beter begrijpen wat van hen wordt verwacht op het gebied van gedrag en werkhouding en wat de gevolgen zullen zijn als zij zich niet aan de regels houden. Hier volgen een aantal belangrijke tips als je overweegt om een eigen lijst met regels op te stellen.

 

1. Regels moeten concreet, eenduidig en gemakkelijk te begrijpen zijn

Het is essentieel dat werknemers exact begrijpen wat de regels betekenen. Gebruik concrete voorbeelden, blijf kort en bondig en gebruik een eenvoudige spreektaal die iedereen gemakkelijk kan begrijpen.

 
Een voorbeeld:

“Werknemers worden verwacht aanwezig te zijn op het bedrijf om acht uur in de ochtend. Meermaals te laat komen zal een negatieve invloed hebben op de algemene waardering van de werknemer.”

Zoals je merkt kan de werknemer bij deze regel verschillende vragen opwerpen:

  • Wat als je net om acht uur door de poort stapt? Ben je dan “op het bedrijf”?
  • Hoeveel is ‘meermaals’?
  • Als je dertig seconden te laat bent, ben je dan te laat?
  • Wat betekent “negatieve invloed”?

 
Deze regel kan beter anders geformuleerd worden.

“Stiptheid is zeer belangrijk voor ons bedrijf. Zorg ervoor dat je om acht uur stipt aan je bureau bent. Als je drie keer in een jaar te laat bent, ontvang je een formele verwittiging via de post. Als je opnieuw te laat bent kan je met onmiddellijke ingang ontslagen worden.

 

2. Werknemers moeten weten dat de regels bestaan en waar ze te vinden zijn.

Je kan niet verwachten dat mensen de regels volgen als het moeilijk is om ze te vinden. Maak daarom de gedragscode gemakkelijk beschikbaar door hem bijvoorbeeld in een gedeelde map op de interne server te plaatsen of door hem uitgeprint uit te delen aan elke collega.

Als je zeker wil zijn dat iedereen de regels ook echt begrijpt, maak ze dan bespreekbaar tijdens het wervingsproces. Zorg ervoor dat nieuwe mensen de kans krijgen om de regels te bespreken en vragen te stellen als iets niet duidelijk is. Daardoor gaan zij zich de regels eigen maken en heb je als bedrijf de kans om onduidelijkheden op te sporen en te verduidelijken.

 

3. Maak duidelijke en transparante afspraken over wie verantwoordelijk is voor het onderhouden en doorzetten van de regels.

Je gedragscode zou geen statisch product mogen zijn. Het moet leven en beter worden dankzij continue verbeteringen die aangegeven worden door de werknemers zelf.

Daarom moet je één of meerdere personen hebben die verantwoordelijk zijn voor het onderhouden van het document en de werknemers moeten weten wie ze kunnen aanspreken als ze feedback willen geven. Daarbovenop heb je iemand nodig die iedereen op de hoogte stelt van mogelijke updates van de gedragscode.

Ook het integreren van de regels in het wervingsproces en het opvolgen en doorzetten van de regels zijn belangrijke verantwoordelijkheden. Hoe transparanter je bent over wie waar verantwoordelijk voor is, hoe meer je werknemers de regels zullen zien als betrouwbaar en eerlijk.

Met de flexibele werktijden die we nu kennen, de vlakke hiërarchieen die populairder worden en een cultuur die meer gebaseerd is op vertrouwen, lijken strikte regels een beetje uit de tijd te zijn. Toch hoeven deze principes elkaar niet tegen te spreken. Je kan nog altijd een moderne werkgever zijn die zijn mensen een bepaalde vorm van zelfstandigheid toekent en tegelijkertijd een aantal duidelijke regels stelt. Zo hebben mensen een duidelijk kader waarbinnen zij vrij kunnen bewegen.

 
Vond je dit een goed artikel? Meer informatie vind je in het eBook The Seven Deadly Sins of Employment – How to Avoid the Most Common Mistakes Made BY Employers door Russell HR Consulting.

 
Meer boeiende artikelen om te lezen:

 
[bookboon-recommendations id=”5a72ddd6-4dbe-4e46-8a26-9fe900e5c28d” title=”Wellicht vind je deze boeken ook interessant:]