29 veelvoorkomende e-mailfouten

Dagelijks verstuur en ontvang je vele, soms wel honderden, e-mails. Omdat we het zoveel doen, staan we niet altijd stil bij wat we daadwerkelijk versturen. In dit artikel vind je een aantal veelvoorkomende e-mailfouten. Het kan geen kwaad om hier even bij stil te staan, om zo ruis en miscommunicatie te voorkomen. De voorbeelden komen uit het boek “Communication with Technology” van Renee Robinson.

Creëer de juiste indruk en voorkom miscommunicatie

Op basis van je e-mail vormt de ontvanger een beeld van jou en het bedrijf waarvoor je werkt. Wanneer mensen jou of je bedrijf niet kennen dan is het erg belangrijk dat je aandacht besteed aan de e-mail om zo een goede indruk te maken.

Maar ook wanneer je schrijft aan iemand die je al kent, bijvoorbeeld een klant of collega, dan is het erg belangrijk dat je het bericht nog een keer goed naleest. Voordat je het weet wordt je verkeerd begrepen. Hieronder 29 veelvoorkomende e-mailfouten.

Fouten gemaakt door de afzender

• Overtreding van algemene competenties verbonden aan effectieve e-mail communiqués.
• Het doorsturen van ongerelateerde mails aan anderen.
• Bijvoegen of weglaten van mensen die moeten of juist niet betrokken moeten worden in de mailwisseling.
• Het herhaaldelijk bijvoegen van je handtekening in een voortdurende uitwisseling.
• Het te vaak gebruiken van BCC en CC.
• Geen affiniteit met cultuur (bijvoorbeeld; kleur, taal, thema, tijd of context).

Fouten gemaakt door de ontvanger

• Niet het gehele bericht lezen voordat je reageert of nadenkt over de inhoud.
• De mail opvatten als een persoonlijke aanval.

Fouten als e-mail niet het juiste kanaal is

• Het versturen van informatie die niet in de e-mail zou moeten staan.
• Er van uitgaan dat de e-mail privé is.
• Teveel afhankelijk zijn van e-mail om te communiceren.

Fouten door slordigheid

• Niet het gehele bericht lezen voordat je reageert.
• Niet groeten.
• Onduidelijk bericht.
• Bericht is te lang of te kort.
• Ongepaste grammatica, jargon, taal.
• Niet proeflezen.
• Ongepast onderwerp.
• Onjuiste titels voor de bijlages.
• De bijlage vergeten of de verkeerde bijlage sturen.

Fouten met betrekking tot feedback

• Niet specifiek om feedback vragen.
• Geen tijdsperiode stellen voor feedback.
• Verwachten dat anderen snel reageren.

Fouten door ruis

• E-mailen als je emotioneel of boos bent.
• De toon van de e-mail verkeerd interpreteren.
• Ongepast gebruik van kleur, emoticons, lettertype of afbeeldingen.

Fouten door context

• Overtreding van het e-mailbeleid van het bedrijf.
• Het achterhouden van het gehele e-mailbericht of het delen van informatie om de e-mail in de context te plaatsen.
• De toon en inhoud zijn te vrijblijvend; geen aandacht voor sociale of hiërarchische structuren.

Wil je meer wilt leren over het opstellen van een perfecte e-mail? Download dan  “Communicating with Technology’’  door Renee Robinson.