10 anledningar till varför du inte ska använda Att göra-listor

Gillar du de gamla, hederliga Att göra-listorna? Det är klarlagt att om de används rätt kan de vara ett effektivt redskap när det gäller att använda sin tid på bästa sätt. Men det finns risker med dem också. I den här artikeln ska vi visa tio anledningar till att de även kan bli ett hinder i ditt arbete. Läs och lär dig undvika fällorna!

Att-göra-listor är till för minnet, inte ett beslut att få det gjort

Att man skriver ner saker man tänker göra är ett hjälpmedel för att komma ihåg dem; men det medför inte att man nödvändigtvis utför dem. Då är det bättre att man verkligen bestämmer sig för att få en sak gjord och avsätter tid för det. Många människor kan ha skrivit en Att-göra-lista, men de kan ändå spendera hela dagar i möten eller seminarier.

Att-göra-listor är endimensionella

De påminner dig om alla saker du vill ha gjorda, men de säger ingenting om hur länge det kommer att ta eller när du verkligen utför dem. Schemalagda aktiviteter däremot är tredimensionella och ger en mera realistisk uppfattning om när saker och ting kommer att vara uträttade.

Att-göra-listor är alltid öppna

De ger dig ingen känsla av att vara avslutade eller fullbordade eftersom listan aldrig blir komplett. Man fyller alltid på fler punkter efter hand. Man tenderar att vilja bocka av så många punkter som möjligt, vilket uppmuntrar en till att sträva efter kvantitet i stället för att rikta in sig på de viktigaste görandena.

Att-göra-listor är inriktade på nuet i stället för framåtsyftande

De får dig att fokusera på det du har allra närmast framför dig i motsats till schemalagda aktiviteter vilka tvingar dig att planera vad du ska göra dagar och veckor framåt. Genom att planera framåt i tiden kan du se hur de olika uppgifterna påverkar den tid du har tillgänglig för andra projekt, aktiviteter och händelser.

Att-göra-listor är svåra att prioritera i

Det är omöjligt att lista saker i en prioritetsordning eftersom man hela tiden lägger till punkter. En del människor har försökt gradera uppgifterna med A, B och C eller genom att stryka under de viktigaste sakerna. Men det ger ändå ingen garanti för att uppgifterna blir lösta i den ordningen. Genom schemaläggning däremot prioriterar du automatiskt genom att bestämma vad du ska göra exempelvis den första veckan, den andra veckan och så vidare. Du skapar en prioriterad arbetsgång. Det är dessutom enbart viktiga uppgifter som bör schemaläggas, så schemaläggning innehåller samtidigt en urvalsprocess.

Att-göra-listor kan vara både stressande och överväldigande

Att-göra-listor tar aldrig slut. Det är stressframkallande och skadligt för motivationen att ha uppgifter som man aldrig blir klar med. Hjärnan strävar efter fullbordande, men det går inte med en Att-göra-lista.

Att-göra-listor uppmuntrar övertidsarbete

Eftersom hjärnan vill se avslut uppstår det en tendens till att vilja göra allting klart på sin lista, vilket ju som sagt är hopplöst. Dagliga Att-göra-listor är till och med värre än veckobaserade Att-göra-listor. En studie för många år sedan, genomförd med ett antal präster,  visade att de som använde dagsbaserade Att-göra-listor arbetade fler timmar per dag än de som hade gjort veckobaserade Att-göra-listor. Det är anledningen till att man brukar använda planeringskalendrar som är veckoindelade.

Att-göra-listor separerar uppgifterna du ska lösa från den tid du har tillgänglig för att lösa dem

Det är faktiskt vanligt att folk har sina Att-göra-listor i datorn eller på papper – helt skilda från sin planeringskalender. Om planeringskalendern inte innehåller tidssatta aktiviteter för de uppgifter du har på din Att-göra-lista brukar tiden i regel förbrukas av andra människors prioriteringar. Aktiviteter som är schemalagda i kalendern blir oftast utförda medan de som bara finns i Att-göra-listan ofta blir uppskjutna eller inte alls utförda.

Att-göra-listor påminner mera om en buffé än om en trerättersmiddag

Med en buffé  är det ofta risk att man tar för sig för mycket, väljer bara de godaste bitarna i stället för de nyttigaste och slösar tid på att stå och välja och vraka. En trerättersmiddag kräver inga beslut. Man äter det man får serverat framför sig. Och när middagen planeras kan man göra det utifrån det som är det bästa för en själv – prioriteringen, så att säga.

Att-göra-listor är uppenbara frestelser till att ägna sig åt icke-produktiva aktiviteter

Med detta menar vi till exempel att det uppstår en naturlig tendens att man ägnar sig åt uppgifter som är enkla, snabba, trevliga eller brådskande, och även sådana som tillfredsställer andra människors önskningar i stället för sådana som för framåt mot ens egna mål.

Det bör också påpekas att Att-göra-listor är bättre än att bara försöka komma ihåg allt som ska göras, utan listorna. Det leder åtminstone till att man formulerar för sig vad som ska göras. Man kan alltid skriva ner allt som ska göras i en Att-göra-lista och sedan schemalägga de viktigaste punkterna. Men Att-göra-listor ger en falsk känsla av att man har uträttat något eftersom vi tenderar att mäta vad vi uträttat i form av antalet avbockade punkter, i stället för att bedöma betydelsen av de utförda åtgärderna. En färsk enkät på Linkedin visade att bland yrkesfolk var det bara 11 procent av de svarande som verkligen betade av  allt på sin dagliga Att-göra-lista. (Globe and Mail, 15 juni 2012.)

Det finns mycket mera att lära sig om vad som fungerar bra respektive dåligt när det gäller att hantera sin tid. Är du intresserad av ämnet kan du ladda ner den kostnadsfria e-boken ”Time to be productive – Develop your time management skills” av Harold Taylor.