Leer planmatig werken! Handige tips

Iedereen op deze wereld wil succesvol te zijn. Mensen en bedrijven kijken echter anders tegen succes aan, het proces waarmee je het bereikt, lijkt echter wel altijd hetzelfde. Succes ontstaat niet vanzelf – je moet eraan werken en het vereist constante planning. Als je succesvoller wilt zijn kan planmatig werken je helpen.

Planmatig werken met PPPPP

PPPPP staat voor “Proper Planning Prevents Poor Performance” (Dagelijks Plannen Voorkomt Slechte Prestatie) – een simpele herinnering die iedereen moet onthouden tijdens het werk. Logischerwijs, als je goed presteert, draag je positief bij aan het succes van je bedrijf. Als je vaak goed presteert, draagt dit bij aan je bedrijf, maar ook aan jezelf.

Drie Planfases

Fase 1: Weet wat de beste tijd van de dag is om je plan te maken

Zorg ervoor dat planning een onderdeel van je dagelijkse routine is. Of het nou de laatste minuten of de eerste minuten van je dag zijn, je moet je taken plannen. Zorg er ook voor dat je je houdt aan je plannen en ervoor zorgt dat je onderbrekingen vermijdt, zodat je beter kunt presteren.

Fase 2: Identificeer je taken met een vastgestelde tijd

Taken met een vastgestelde tijd verwijzen naar de taken die je moet doen op een bepaalde tijd van de dag en die je niet kunt verzetten. Dit zijn niet de taken die je gewoonweg doet op bepaalde tijden. Identificeer ze en noteer de tijd die je nodig hebt om ze te voltooien. Deze staan niet ter discussie en moet je uitvoeren als gepland.

Fase 3: Volg de “Urgentie-Importantie-Methode”.

Na het identificeren van je taken met een vastgestelde tijd, moet je je eigen taken rangschikken op basis van de “Urgentie-Importantie-Methode” zoals te zien in de onderstaande diagram.

[figure]
Importantie
Hoge Urgentie

Hoge Importantie
Hoge Urgentie

Lage Importantie
Lage Urgentie

Hoge Importantie
Lage Urgentie
[end of figure]

De afbeelding hierboven laat een rooster zien met vier categorieën waarin je je niet vastgestelde taken kunt rangschikken op basis van urgentie en importantie. Dit rooster helpt je om je activiteiten te sorteren tijdens de dag zodat je slechte prestaties voorkomt.

 
[bookboon-book id=”39d2fa60-2896-4153-8127-a54d00972e3e” title=”Dit artikel is gebasseerd op het volgende eBook:” language=”nl”]
 

Vak 1 is de gevarenzone – erg urgent en erg belangrijk. Tijd besteden in dit vak kan resulteren in veel stress omdat het een haastig milieu is. Dit is niet een gezonde plek om de meeste tijd van je dag te spenderen. Plan elke dag en probeer al je doelen te bereiken om ervoor te zorgen dat je urgente taken hier niet hoeft te plaatsen.

Het is altijd beter om de meeste tijd in vak 2 te spenderen. Werk aan taken met hoge prioriteit die je wijdt aan het halen van deadlines en het verminderen van stress.

De onderwerpen in vak 3 zijn simpele en snelle taken of onderbrekingen. Deze zijn misschien belangrijke voor degene die je onderbreekt, maar niet voor jou. Je moet niet te veel tijd besteden aan deze taken, zodat je meer tijd hebt om te werken aan de dingen die belangrijk zijn voor jou.

Vak 4 bevat alle taken die je graag wilt doen, waar je plezier uithaalt. Te veel tijd spenderen aan deze taken creëert een groter probleem.

Taken rangschikken is cruciaal als je gaat plannen. Als je een beter idee wilt hebben van de “Importantie-Urgentie-Methode”, kun je het onderstaande voorbeeld bekijken.

Importantie-Urgentie-Methode

Onthoud dat het altijd het beste is om te werken in vak 2 – dit is waar je jezelf ontwikkelt zonder te veel stress. Veel plezier met plannen!

 
[bookboon-recommendations id=”39d2fa60-2896-4153-8127-a54d00972e3e” title=”Wellicht vind je deze boeken ook interessant:]