Hvordan sørge for vellykket tvisteløsning i ditt selskap (2 av 2)

I den første delen  av den to-delte artikkelen, så vi nærmere på karakteristikkene, objektivene og de grunnleggende reglene for mekling. I denne andre delen, så vil du lære hvordan hvert trinn i prosessen ser ut. 

 
Før vi hopper inn i det, la oss først klargjøre noe: de seks trinnene beskrevet nedenfor er en anbefaling på hvordan dele opp meklingsprosessen, men de representerer ikke den eneste løsningen. Det er fullt mulig å dele dette inn på andre måter, og har du sett andre måter å mekle på, så kan dette også brukes. Det viktige er hvordan hver trinns funksjon fremmer konfliktens løsningen. Hvordan denne funksjonen implementeres kan justeres for å passe hvert tilfelles spesifikke behov.

Trinn 1: Prosess oppsett og initialisering

Dette første trinnet inkluderer alt som trengs å tas hånd om før de involverte personene møtes første gang:

Identifiser problemet:

Selvsagt så er det mange tvister som ikke er vanskelig å oppdage, men det er også konflikter hvor begge parter gjør gode miner til slett spill. Her må du lete etter de mer subtile tegnene for å identifisere problemet. For eksempel så kan du legge merke til at to lag ikke ser ut til å ha et godt samarbeid.

Sørg for at alle forplikter seg:

Det er helt avgjørende for et konstruktivt samarbeid at alle de involverte ønsker å bidra til å finne en løsning. Ofte så kan dette være et alvorlig hinder å overvinne fordi folk har en tendens til å nøle når de blir bedt om å møte tvisten med et åpent sinn. Dette er likefult en viktig forutsetning for hele prosessen.

Sett opp rammene:

Dette innebærer å organisere rommene, planlegge øktene, invitere deltakerne, forberede det nødvendige materialet, planlegge detaljene til de gjenværende trinnene, etc.

Trinn 2: Kick-off møte(er)

Når du først har tatt alle de forberedende trinnene, så er det på tide at partene i konflikten møtes for første gang for meklingsformål. Som mekler så er du også moderatoren i hvert møte.

I den første delen av i denne innledende økten så vil du informere deltakerne om målene for meklingen, prosessens detaljer, ditt ansvar og begrensninger som mekler og grunnreglene som alle må være enig om følge så lenge meklingen varer.

I den andre delen får begge partene muligheten til å fortelle sin side av saken, med egne ord og uten tidsbegrensninger.

Trinn 3: Innsikt og endring

Dette er det viktigste trinnet fordi målet er å forstå konfliktens kjerne  og hver parts underliggende motiver.

Dette kan være enten en-til-en eller sammen eller begge deler. Som mekler så kan du hjelpe folk å avdekke behovene og interessene som de følte ble krenket eller tilsidesatt. Når de først har endret fokus fra å konsentrere på konflikten og hvorfor den andre siden tar feil, til å forstå hva de trenger og ønsker, så har du grunnlaget for å finne en felles løsning.

Trinn 4: Avtalen

Nå som alle vet hva de ønsker, så er det på tide å finne en løsning som tar hensyn til disse ønskene og behovene. Som mekler så vil du oppmuntre begge partene til å være kreative og fleksible, samt være villig til å komme med innrømmelser.

Men husk: det er ikke din jobb å finne løsninger eller kompromisser; det er noe partene som er i konflikt selv må finne ut av.

Trinn 5: Avsluttende møte

I den siste offisielle meklingsøkten så presenterer du avtalen som partene har kommet frem til og ber alle om å bekrefte at de aksepterer den og forplikter seg til å implementere den. Så kan du fortelle de involverte om deres individuelle ansvar i henhold til handlingsplanen og takke alle for deres konstruktive bidrag.

Trinn 6: Gjennomgangsøktene

Dette er strengt tatt ikke en del av meklingsprosessen, men kan ofte være svært nyttig for å sikre den langsiktige suksessen av konfliktløsningen. Invitere deltakerne til et vist antall gjennomgangsøkter hvor de kan snakke om hvordan den felles avtalen har fungert så langt og om det er noen spesifikke utfordringer eller andre ting man bør ta opp.

Disse møtene fungerer også som gode verktøy for å håndheve alles forpliktelse til å sikre at avtalen fungerer.
Som du kan se, mekling er ikke rakett forskning og det er ingen magiske triks. Istedenfor så er det en kjede godt planlagte trinn, hvor hver hjelper partene i konflikten å komme litt nærmere å finne en felles avtale.

Dette har vist seg å fungere svært godt og det er en god sjanse for at dette også vil hjelpe deg å løse disse giftige konfliktene som fortsetter å skade ditt selskaps arbeidsmiljø.

Denne artikkelen er basert på den følgende e-boken: Intercultural mediation at work

Her er noen flere interessante blogg artikler for deg:

• 11 strategier for å eliminere tidstyver på jobb
• Enkelt tips for å bli suksessrik: ”PPPPP”
• Gap-analyse: forskjellen mellom din nåværende og ønskede tilstand