Het Strategisch Beslissingsproces in Vergaderingen

Hoe Beslissingen te Nemen en Beslissingen van Anderen te Beïnvloeden

Beslissingen nemen is een van de moeilijkste dingen in het leven van mensen. Of het nu persoonlijk of werk gerelateerd is, het vraagt een stevige basis en tijd om tot beslissingen te komen. Verschillende mensen gebruiken verschillende strategieën. Sommige mensen baseren hun beslissingen op vorige ervaringen. Anderen zoeken advies voor ze iets beslissen.

Weten hoe mensen beslissingen nemen kan je informatie geven over hoe je hun beslissingen kan beïnvloeden. Het kan je ook laten zien hoe je positief kan kijken naar de keuzes die ze maken. 

Verschillende manieren om beslissingen te nemen en het beslissingsproces te beïnvloeden.

1. Ik ben de baas
   Mensen die dit zeggen, zijn mensen die de kracht hebben om beslissingen te nemen. Twijfelen is aan hen niet besteed.

   Wat doe je?
   Laat hen de beslissing nemen. Ze willen niet jij hen gaat vertellen wat ze moeten doen. Vraag hen in de plaats naar wat de volgende stappen zullen zijn. “Hoe zou je nu willen verder gaan?” of “Wat is jouw beslissing?”, zijn vragen die je nu kan stellen.

2. Ik heb tijd nodig
   Mensen die dit zeggen hebben ofwel geen mandaat om een beslissing te nemen en moeten het dus aan iemand vragen die wel kan beslissen, of ze hebben echt nog tijd nodig om na te denken. Misschien vinden ze het ook nog nodig om extra informatie bij anderen te halen.

   Wat doe je?
   Help hen door de juiste vragen te stellen. Probeer uit te zoeken hoeveel tijd zij nodig hebben en waarom. Misschien kan je vragen hoe je hen kan helpen bij het nemen van een beslissing. Pols naar een goed moment om terug terug contact op te nemen voor een nieuwe afspraak of voor hun input.

3. Bevestig me nog eens een keer
   Eén keer is niet genoeg voor deze mensen. Je moet hen steeds opnieuw vertellen waarom jouw idee waardevol, voordelig en redelijk is. Je moet hen steeds opnieuw duidelijk maken waarom ze het met jou zouden moeten eens zijn.

   Wat doe je?
   Verzamel “Ja’s” en doe dan een voorstel. Stel een reeks van vragen die de persoon met “Ja” moet beantwoorden. Na een reeks van succesvolle ‘Ja’s”, vraag je naar een beslissing. Dan zou er zeker een “Ja” of een “Neen” moeten volgen.

Bonus Tips

1. Het is belangrijk om het verschil te kennen tussen informeren en betrekken. Wanneer een beslissing al gevallen is, is het belangrijk om mensen over die mensen te informeren. Als de vergadering begint, vertel hen dan over de beslissing maar suggereer niet dat er nog discussie mogelijk is. Wanneer een vraag echter nog open ligt, betrek hen er dan bij. Zorg dat er ruimte is om te bewegen. Ook wanneer de beslissing al genomen is, kan het nog altijd zijn dat je mensen wil betrekken bij de verdere ontwikkeling. Het hoe, waar, wanneer en wie ligt misschien nog niet helemaal vast.

2. In een vergadering kan het zijn dat de voorbereidingen al dienen te gebeuren voor de werkelijke beslissing valt. Verdeel taken en deadlines op een gelijke manier voordat je de beslissing-nemers vraagt om hun tanden te zetten in hopen data en dossiers. Als je het gemakkelijker kan maken voor hen, zoals bijvoorbeeld door het materiaal dat je hebt voorbereid samen te vatten, heb geef je hen de kans om goed voorbereid naar de vergadering te komen. Als ze zeggen dat ze niet goed genoeg voorbereid zijn om welke rede dan ook, is het misschien wel nodig om belangrijke agenda punten naar later te verschuiven. Het is aan jou om te zien wat de beste beslissing is.

 
Het beslissingsproces vraagt niet alleen tijd, data en een stevige basis – het vraagt ook brainstorming en tijd om na te denken. De meeste beslissingen zijn onomkeerbaar. Zeker daar waar beslissingen problemen en negatieve gevolgen voor het bedrijf hebben gehad, is het belangrijk om voorzichtig te zijn.

Lees het e-boek Make Meetings Work van Antoni Lacinai en Mike Darmell en leer hoe vergaderingen in goede banen te leiden.

Meer lezen:

• Group Dynamics: Pitfalls in Meetings and How to Avoid Them
• Too Many Meetings to Deal With at Work?

 
[bookboon-recommendations id=”fff30641-f64a-4621-a3c6-a4ca0096b5c5″ title=”Wellicht vind je deze boeken ook interessant:]