Les 29 fautes à ne pas faire par email

La communication par mail est la méthode privilégiée par un grand nombre d’entreprises. Cela est dû au fait que les emails permettent à l’expéditeur d’envoyer des messages à plusieurs personnes à la fois, ainsi que de réduire les coûts. De plus, ils sont faciles à organiser et sauvegarder.

Si vous êtes à la recherche d’un emploi ou êtes employé(e), les emails peuvent vous aider à construire un réseau, envoyer des candidatures, communiquer avec vos superviseurs ou vos clients. Cet article a pour objectif de vous aider à envoyer les emails les plus pro possibles et d’éviter les erreurs. 

Créer une bonne impression

Il est essentiel de faire minutieusement attention aux détails de l’email que vous êtes sur le point d’envoyer. Si vous ne faites pas bonne impression, votre image sera négative et votre message inefficace. Voici quelques erreurs type que vous pouvez dès à présent éviter !

Quelques erreurs type : 

1. Erreurs faites par l’expéditeur

• Faire suivre des messages sans rapport aux autres
• Inclure ou oublier d’inclure des personnes qui devraient ou ne devraient pas être dans la boucle
• Toujours inclure sa signature : dans un long échange, la signature est inutile
• Abuser du “Cc” ou “Bcc”
• Manque de considération envers la culture du destinataire (couleur, langage, thème, contexte etc)

2. Destinataire

• Ne pas lire le message entier et ne pas réfléchir au contenu avant de répondre
• Partir du principe qu’on nous insulte
• Commettre les mêmes fautes que celle de l’expéditeur (voir ci-dessus)

3. Mode de communication [EMAIL]

• Transmettre de l’information qui n’a pas lieu d’être électronique
• Partir du principe qu’un email est privé
• Trop de dépendance à ce mode de communication

4. Message

• Ne pas lire le message entièrement avant de répondre
• Pas de salutation
• Manque de précision
• Message trop long ou trop court
• Fautes de grammaire, jargon et langage informel
• Pas de relecture
• Nom de l’”objet” inapproprié
• Pièces jointes mal nommées
• Oublier la pièce jointe ou envoyer une autre pièce jointe par erreur

5. Feedback

• Ne pas demander de feedback spécifique
• Ne pas donner de délai pour le feedback
• S’attendre à ce que les autres répondent rapidement

6. Bruit

• Envoyer un email quand vous êtes en colère
• Mal interpreter le ton d’un email
• Usage inapproprié de couleurs, d’émoticônes ou images

7. Contexte

• Violer la politique de l’entreprise concernant les emails
• Ne pas révéler le message en entier ou partager de l’information pour contextualiser l’email
• Ton et contenu trop informels ; ne pas faire attention à la hiérarchie de l’entreprise

Si vous aimeriez en savoir plus sur l’écriture d’emails efficaces, téléchargez le livre “Communicating with Technology”, écrit par Renee Robinson.