Bra tips för dig som använder Excel 2013 – Flash Fill

Shelley Fishel har mer än ett dussin års erfarenhet av att hjälpa människor att få ut mer av sina datorer. Efter att ha arbetat för en IT-utbildningsorganisation bestämde sig Shelley för att ”gå sin egen väg” när hon insåg begränsningarna hos många standardutbildningar.

I Excel 2013 grund del ett lär hon ut det mesta man behöver veta för att få ut det mesta av detta ytterst användbara program. Här följer ett litet smakprov ur boken.

Flash Fill

Flash Fill är en helt ny funktion. När du har data i en kolumn och vill extrahera något eller kopiera något, tidigare var du tvungen att använda en formel. Excel 2013 gör nu det tunga jobbet åt dig. Faktum är att när du ser hur det fungerar, kanske du först undrar vad Excel pysslar med och kanske avfärdar något som är en riktig tidsbesparing.

Flash Fill för att sammanfoga två kolumner

I detta exempel finns ett kalkylblad med namn som är inmatade som förnamn och efternamn. En kolumn är till för både förnamn och efternamn. Detta kan utföras enkelt med en formel men de flesta gillar inte att skriva formler och kanske struntar du i formler när du uppnått resultat. Detta är bara ett steg.

Kom igång med Flash Fill:

1. Skriv ett resultat i den första cellen
2. Skriv ett resultat i den andra cellen så att Flash Fill får lista ut vad du gör
3. Du kommer att se gråfärgade förslag
4. Om du gillar det du ser kan du bara klicka på Enter-tangenten och så är det klart

 
[bookboon-book id=”493998f8-a244-4f06-9211-a56100af8ca2″ title=”Detta inlägg är baserad på eBoken:” language=”sv”]
 

Flash Fill för att extrahera data

Jag vill ha postnummer i en separat kolumn.

Processen:

5. Skriv en rubrik och formatera den i den första cellen (E1 i exemplet)
6. Skriv det första postnumret i listan
7. Börja att skriva ett andra postnummer
8. Excel känner igen mönstret i vad du gör och Flash fyller resten av kolumnen!
9. Tryck på Enter för att bekräfta.

Flash Fill för att formatera telefonnummer

Detta kalkylblad innehåller telefonnummer i kolumnen Nummer utan några bindestreck eller blanksteg. Genom att lägga till kolumnen Telefon och mata in några rader så lär sig Excel hur dessa nummer ska formateras.

10. Formatera cellerna som Text – det gör att inledande 0 visas utan att försvinna
11. Formatera cellerna som Text i nästa kolumn
12. Skriv det första numret på det sätt du önskar
13. Börja att skriva på nästa rad
14. Flash Fill visar förslag i de tomma fälten
15. Klicka på Enter för att bekräfta

 
[bookboon-recommendations id=”493998f8-a244-4f06-9211-a56100af8ca2″ title=”Du kanske också är intresserad av dessa eBöck:”]