Erfolgreich Planen: 7 erfolgversprechende Tipps (nicht nur) für Manager

Wenn Sie für die Durchführung eines Projektes Verantwortung tragen – sei es aufgrund Ihrer Position als Manager oder weil man Ihnen die Leitung eines bestimmten Vorhabens überlassen hat – dann brauchen Sie einen professionellen Umsetzungsplan. Die Fähigkeit des Planens fällt einem dabei nicht in den Schoß: sie will gelernt sein. 

Warum ist gute Planung überhaupt wichtig?

Die kurze Antwort darauf ist: Weil Ihre Pläne sonst zu scheitern drohen. Es gibt zwar die verbreitete Ansicht, dass zu viel Planung Kreativität, Innovationskraft und Flexibilität hemmt. Das Gegenteil ist jedoch der Fall: Nur wenn Sie einen guten Plan haben, können Sie ganz bewusst davon abweichen oder ihn flexibel neuen Gegebenheiten anpassen. Die Bedeutung einer guten Planung hängt dabei von der Zeitdauer des Projektes ab:

• Bis zu einem Jahr:

Pläne, die für einen Zeitraum von 12 Monaten oder weniger gemacht werden, sind wichtig, um einen störungsfreien Betrieb zu gewährleisten. Es geht hier in erster Linie um die Planung von Mitarbeitern, Budget, Material und anderen operationalen Aspekten. Gründliche Planung auf dieser Ebene führt zu bestmöglichen Ergebnissen zu geringstmöglichen Ausgaben.


• Mehrere Jahre:

Pläne, die eine Spanne von über einem Jahr betreffen, befassen sich meist mit strategischen oder taktischen Fragestellungen. Diese Pläne sind wichtig, weil ihre Qualität weitreichende Auswirkungen auf den langfristigen Erfolg der Firma haben: Gute Pläne können kontinuierliche Wachstumsraten sicherstellen, während schlechte Pläne eine Firma im ungünstigsten Fall in den Bankrott treiben können.

Beider dieser Planungstypen müssen mit hoher Professionalität und Sorgfalt durchgeführt werden, um den Erhalt des eigenen Betriebes zu gewährleisten.

7 Tipps für erfolgreiches Planen

Die Erfolgsaussichten eines Plans – unabhängig von der jeweiligen Zeitdauer – hängt von der gewissenhaften Beschäftigung  mit einigen Schlüsselfragen vor Beginn eines Projektes ab:

Was ist das Ziel Ihres Projektes?

Erstaunlicherweise wissen viele Projektmanager oft sehr genau, was ihnen aufgetragen wurde, doch nicht so recht, warum. Denken Sie daran: Jedes Projekt dient einem bestimmten Zweck. Diesen sollten Sie genau kennen, um das Projekt angemessen gestalten zu können.

 

Was können Sie mithilfe von Daten in Erfahrung bringen?

Versuchen Sie stets, Ihre Entscheidungen auf der Grundlage belegbarer Tatsachen zu treffen. Wir leben heutzutage in einer Welt, in der Informationen leichter verfügbar sind als je zuvor. Diesen Vorteil sollten Sie für sich nutzen und nicht einfach Ihren Instinkten vertrauen.
 

Gibt es potenzielle Risiken oder Stolpersteine?

Wenn dies gerade verneint haben, dann haben Sie nicht gründlich genug überlegt. Potenzielle Stolpersteine können z. B. Menschen außerhalb Ihres Teams sein, auf deren Kooperation der Fortschritt Ihres Projektes angewiesen ist.
 

Wie können Sie erkennen, ob Sie erfolgreich waren?

Sobald Sie die erste Frage beantwortet haben, wissen Sie, was Ihr Ziel ist. Nun sollten Sie alle Aufgaben und Aufgabenteile definieren, die abgeschlossen sein müssen, damit das Projekt als erfolgreich abgeschlossen bezeichnet werden kann – inklusive der Vorgaben für Zeit und Budget. Wenn Ihr Projekt länger dauert als nur ein paar Tage, sollten Sie zusätzlich Ziele für einzelne Projektabschnitte definieren.
 

Haben Sie einen Plan B?

Erkennen Sie die Achillesverse Ihres Plans und treffen Sie vorbeugende Maßnahmen: Welche Aspekte sind so entscheidend, dass deren Scheitern das gesamte Projekt gefährden würde? Mit Alternativplänen können Sie gewährleisten, dass der Fortschritt auch in solch einem Fall nicht gefährdet ist?
 

Wer muss was wissen?

Entwickeln Sie ein durchdachtes Kommunikationssystem, um sicherzustellen, dass jedem Beteiligten zu jeder Zeit notwendige Informationen vorliegen. Prüfen Sie während des Projektes, ob die interne Kommunikation noch immer funktioniert, um Missverständnissen und Konflikten vorzubeugen.
 

Ist Ihr Plan realistisch?

Es gibt eine ideale Mitte zwischen einem Plan, der nicht ehrgeizig genug ist, um das volle Potenzial der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter und Ressourcen auszuschöpfen und einem Plan, dessen Ziele so hochgesteckt sind, dass weder zeitliche noch finanzielle Vorgaben eingehalten werden können. Eine gründliche Beantwortung der zweiten Frage hilft hier: Nutzen Sie Zahlen und Daten, um die Verhältnismäßigkeit Ihres Planes zu verifizieren.

 
Nun ist es natürlich möglich, dass Sie nach dem Lesen dieser sieben Tipps den Eindruck haben, dass Ihnen all dies bereits bewusst war. Das mag durchaus sein – wenn Sie allerdings etwas beim Lesen als bereits bekannt erkennen, bedeutet dies noch nicht, dass Sie es auch wenn es darauf ankommt im Gedächtnis haben und entsprechend umsetzen können.

Deshalb sind kleine Übersichten wie die obigen sieben Tipps oft sehr nützlich: Mit deren Hilfe können Sie sicherstellen, dass Sie sich alle wichtigen Fragen für Ihr nächstes Planungsvorhaben gestellt haben.

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