Résoudre les conflits de vos employés : les 2 étapes

Faire face aux comportements négatifs de ses employés et aux conflits au travail n’est jamais facile. Si tout se passe bien, vous pouvez éviter un grand nombre de situations de crise en mettant en place et imposant des règles claires. Mais que fait-on si on ne peut pas éviter ces problèmes à temps ?

Vous voulez un conseil ? Agissez immédiatement. Tentez de résoudre des petits problèmes avant qu’ils grossissent, impliquent un plus grand nombre de personnes et deviennent insolubles. Voici deux étapes à suivre : la première est informelle et la seconde est formelle.

1e étape : Soyez empathique et aidez vos employés à s’améliorer eux-mêmes

Lorsque vous résolvez des conflits au travail, tentez de comprendre la cause d’un incident et comment celui-ci peut être évité la prochaine fois. Abordez la situation en adoptant une attitude ouverte et positive. Votre rôle est d’être un mentor, pas un procureur :

• Organisez une réunion pour que votre employé puisse vous expliquer leur interprétation du problème. Tentez de trouver des raisons de leur mauvais comportement.
• Etablissez si votre employé était conscient du fait qu’il ait transgressé une règle. S’il ne l’est pas, demandez-vous si votre règlement d’entreprise est suffisamment compréhensible et accessible.
• Demandez à votre employé s’il sait comment il éviterait ce problème à l’avenir. Suggérez également des solutions et du soutien.
• Décidez des prochaines étapes d’un commun accord.
• Suite à la réunion, prenez des notes et envoyez-les à l’employé. Demandez-lui s’il a quelque chose à changer ou ajouter.
• Organisez une seconde réunion quelques mois à l’avance afin de réexaminer ensemble si le problème a été résolu ou si d’autres mesures sont à prendre.

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2e étape : Si la première étape est infructueuse, initiez le processus formel

Il y a deux raisons pour lesquelles il pourrait être nécessaire de suivre une procédure plus formelle : si l’incident était grave, il n’y a pas d’autres solution. Ou peut-être que la première étape ne fut pas un succès.

Tandis que la première étape devrait être gérée par le manager, la seconde étape doit être gérée par les RH :

• D’abord, dressez une liste de témoignages, en profondeur et objectivement. Demandez à l’employé et les autres personnes impliquées d’écrire et signer leur version de l’incident.
• Organisez une audience officielle. Envoyez une invitation à chaque participant en incluant une courte description du sujet. Une personne prendra des notes et le manager sera également présent. L’employé doit être informé de son droit au soutien d’un collègue ou d’un représentant durant l’audience.
• Préparez l’audience : que souhaitez-vous atteindre ? Préparez des questions qui vous aideront avec cet objectif. Anticipez les différents scénarios probables. Ceci vous préparera mentalement et vous donnera confiance en vous.
• Au début de l’audience, décrivez l’incident en lisant tous les témoignages. Ensuite, demandez à l’employé de présenter sa version du sujet. Terminez l’audience en annonçant à l’employé la durée de prise de décision.
• En collaboration avec le manager, évaluez l’information réunie et considérez la description de l’employé en question. Prenez une decision commune et communiquez-la par écrit.

Faire face à des conflits au travail n’est jamais facile. La tentation d’ignorer les problèmes est forte. Résistez à la tentation et traitez la situation immédiatement. Mieux vaut le faire tout de suite que plus tard.

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