Est-ce que vos e-mails ont tendance à éveiller un sentiment d’urgence ou est-ce qu’ils sont ignorés ? Redonnez vie à vos e-mails grâce aux conseils ci-dessous.
Vous êtes-vous relu(e) ? Avez-vous tout inclus ? Y a-t-il une pièce jointe ? Très bien, tout est vérifié, et vous cliquez sur « Envoyer ». Une semaine plus tard… toujours pas de réponse. Voici ce qui a pu clocher…

Le sujet

Le sujet est le premier élément qui sera lu. Assurez-vous qu’il soit succinct et pertinent.
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Utilisez des verbes actifs

Ceux-ci impliquent un progrès et sont positifs. Exemples : amener, activer, appeler, estimer et rechercher font partie du langage de la productivité. Soyez spécifiques en les utilisant. Voici deux exemples : « Amenez les documents à la réunion » ou « Appelez Sandrine à 12H ».

 

Utilisez seulement re : dans le sujet

Ceci peut sembler bizarre. Pourtant, des études ont révélé qu’un e-mail avec un sujet intitulé « re : » sera ouvert 92 % du temps.

 

Explications…

  • Cet intitulé crée l’illusion d’une conversation en cours
  • Il suggère que vous n’avez pas le temps d’expliquer le contenu important de l’e-mail
  • Il va au cœur du sentiment qui fera répondre l’interlocuteur. « Re : » dit : « nous avons discuté de ce sujet, il est en cours, j’ai simplement besoin d’une dernière chose de votre part ».

Utilisez 41 caractères ou moins (de préférence moins) dans votre sujet. De plus, rendez celui-ci personnel. Ce genre de sujet personnel crée l’illusion que vous adressez directement l’autre personne. En outre, il implique un délai.

 

Le corps de l’e-mail

Appelez à l’action dans la première phrase
Expliquez dans un langage simple ce que vous désirez. Si votre e-mail a une réponse facile, votre interlocuteur sera êtes susceptibles de répondre immédiatement. Si votre e-mail requiert une réflexion, il ou elle y ajoutera un drapeau et s’en occupera plus tard. Et « plus tard » peut durer des semaines.

Insérez un lien vers l’information traitée
Avez-vous besoin que Paul vérifie votre rapport ? Insérez le lien vers celui-ci ou attachez une pièce jointe.

Si vous souhaitez qu’un(e) collègue regarde un long document, c’est l’inverse. Faites un résumé du contenu long et complexe et expliquez-lui le temps que vous lui épargnez. Il ou elle sera plus susceptible de lire l’information et de répondre.
 
Cet article est écrit par Hannah Spruce, auteur chez High Speed Training, un service britannique d’apprentissage en ligne. Elle écrit des cours et des articles sur divers sujets. Elle a un Master en lettres modernes et aime la prose, les plantes et le sentiment d’être productive.

 

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