19 viktige steg for et motiverende personlig utviklingsprogram

Her vil vi se på noen konkrete steg i forbindelse med møter med teammedlemmet, for å gå gjennom deres personlige utviklingsplan eller -program. Selv om du kanskje må justere det litt i forhold til teammedlemmets jobbansvar, kan du bruke dette som en skisse for de faktiske møtene (kvartalsvis eller årlig), når du vil diskutere personlig utvikling og prestasjon.

1. Møt personen i et privat møte, og sikre at dere begge har tillit.

2. Diskuter og bli enige om målet med møtet, som er å skape en prestasjon- og utviklingsplan som vil hjelpe dem med å se fremover og hjelpe dem til å nå et bestemt mål.

3. Få teammedlemmet til å drøfte prestasjoner og suksesser som er oppnådd i kvartalet (året, etc.), fordi de kan ha informasjon som du ikke har.

4. La dem identifisere måter som de ønsker å videreutvikle sine resultater på – opplæring, oppgaver, utfordringer, osv.

5. Du bør så diskutere resultatene for kvartalet og foreslå måter som personen kan videreutvikle sine resultater på i fremtiden – fokus gjennom hele møtet bør være 80% på fremtiden og bare 20% på nåværende eller tidligere resultater.

6. Fokuser tankene på personens utvalgte områder for utvikling og forbedring. Vis at du er villig til å hjelpe dem med å vokse på de områdene som de ønsker å forbedre seg på.

7. Diskuter områder dere er enige og uenige om, og jobb sammen til dere kommer til enighet.

8. Gå gjennom jobbansvar for det kommende kvartalet, her kan stillingsbeskrivelsen eller tidligere prestasjon- og utviklingsplaner brukes som en liste. Det kan hende du må endre eller legge til noe, ettersom jobben naturligvis endrer seg over tid.

9. Bli enige om krav for prestasjon på de sentrale ansvarsområdene – Hvordan vil du måle suksess? Hvis du ikke kan måle suksess, vil du kanskje overlate vurderingen av deres prestasjoner opp til dine personlige observasjoner, noe som kanskje ikke alltid vil bli nøyaktig.

10. Sett mål for kvartalet. Dokumenter dem, inkludert hvordan du vil måle prestasjonen for hvert mål

11. Diskuter hvordan målene støtter gjennomføringen av teamet eller selskapets forretningsplan og mål. La den ansatte forstå hvordan deres rolle er viktig for avdelingen og også utenfor. Du kan gjøre dette ved å spørre dem om hva som ville skjedd hvis de ikke klarte å utføre jobben sin? Hvilken virkning ville det ha for andre, om de ikke klarer å nå målene sine? Med denne diskusjonen vil det bli enklere for deg å oppnå engasjement for de fastsatte målene, og det oppfordrer teammedlemmene til å ta ansvar for dem.

12. Bli enige om tidspunkter for å nå målene. Sett milepæler for når du ønsker å sjekke fremdrift og når avtalt punkt skal være fullført.

13. Forutsatt at teammedlemmets prestasjon er tilfredsstillende, etabler en utviklingsplan med personen som hjelper dem å vokse profesjonelt. Hvilke muligheter eller ressurser vil du tilby?

14.  Hvis prestasjonen ikke er tilfredsstillende, gi tilbakemelding. Utvikle en skriftlig prestasjons- og forbedringsplan, og diskuter konsekvensene av fortsatt svak utvikling. Bli enige om når dere vil møtes igjen for å følge opp og sjekke deres fremgang.

15. Gi teammedlemmet muligheten til å diskutere og svare på din tilbakemelding, deretter gi dem sjansen til å legge til sine egne konstruktive observasjoner. Her bør du ha et åpent sinn – de kan gi deg informasjon som vil fortelle deg hvordan du bedre kan coache dem i fremtiden.

16. Bli enige om de neste trinnene. Dere bør begge forlate møtet og vite nøyaktig hva teammedlemmet skal ha fokus på og hva du skal gjøre for å hjelpe dem.

17. Diskuter alt annet som de ønsker å diskutere, forhåpentligvis ved å opprettholde en positiv og konstruktiv stemning. Husk, du skal fokusere bare 20% på aktuelle problemstillinger og 80% på fremtiden.

18. Felles signerer dere prestasjonsutviklingsplanen for å indikere at møtet har funnet sted. Tillat dem å legge til eventuelle ønskede kommentarer.

19. Avslutt møtet på en positiv og støttende måte. Bekreft din tillit til at de kan oppnå planen og at du er tilgjengelig for støtte og hjelp.

Sett en tidsramme for formell oppfølging. Vanligvis kvartalsvis, som gir tilstrekkelig tid for å måle fremgang og for å fastslå om du trenger å gjøre eventuelle korrigeringer til planen.

Hvis du vil lære mer om bygge et vellykket team og coaching, er «Coaching og mentorskap» skrevet av MTD Training, den riktige boken for deg.