Skip navigation

Bookboon.com The best way to educate yourself

Drie belangrijke lessen bij het monitoren en controleren van processen

Terwijl je plan zich verder ontwikkeld ben je constant aan het monitoren hoe het originele plan zich vergelijkt met het doorgaande project. Het is nodig om het actieplan te corrigeren, veranderen en updaten. Hoe je de collectie aan data vereenvoudigt, hoe je je afwijkingen sturing geeft en besluit hoe je je updates managed, is van het hoogste belang voor het uiteindelijke resultaat. 

 

 

Versimpel de collectie van je uitvoeringsdata

Simpelheid is de sleutel tot het verzamelen van kloppende data zodat het gemeten kan worden tegenover daadwerkelijke resultaten en de bronnen die je hebt gebruikt op elk moment van jouw projectmonitoring.

Wanneer je een complex systeem uitvindt voor het vergelijken van het projectplan tegenover daadwerkelijke resultaten, riskeer je verwarrende issues terwijl je de kosten en de mogelijkheid tot het maken van fouten vergroot.

Een makkelijk te gebruiken systeem helpt je een goede houding aan te houden tegenover de individuen die je project begeleiden en de praktische problemen die zij tegenkomen.

 

Er zijn vijf simpele scenes die je moet behouden tijdens het monitoren van je project en het controleren van processen:

  • De eerlijkheid van alle betrokkenen
  • De originele doelstellingen
  • De correctheid van de datacollectie
  • Behouden van up-to-date informatie
  • Regelmatige controle processen

 

 

Hoe veranderingen het controle proces beïnvloeden

Het monitoringsproces kan een breed arrangement van verzoeken geven om veranderingen aan te brengen. Dit kan resulteren in herziende verwachtingen van betrokken kosten en aanpassingen in opeenvolging van activiteiten.

Dit reflecteert verder nog op geplande data en de benodigdheden van je middelen.

Het risicoresponse dat je gedetailleerd en geüpdatet hebt zal het niveau van benodigde veranderingen adviseren, wat ervoor kan zorgen dat sommige delen van het project herschreven moeten worden zodat het de technische, organisatorische en omringende aspecten tegemoet kan komen.

Nog belangrijker, deze veranderingen hebben effect op de eindgebruiker die moet weten hoe een project is veranderd en de terugslag die effect heeft op kosten, tijdsindelingen, personeel, kwaliteit en mogelijk de voordelen na het beoordelen en testen.

De individuelen die verantwoordelijk zijn voor het monitoren van het proces zullen begrijpen hoe veranderingen correct verschillen kunnen analyseren zodat hun impact volledig begrepen kan worden. Hierdoor kan het projectteam de mogelijkheid krijgen om bepaalde zaken te prioriteren en dat inplannen wat nodig is en de nodige veranderingen implementeren voor de uitvoering.

 

Wie zal de veranderingsverzoeken begeleiden?

Wie er ook in control is van de monitoring en controle van de processen van het project moet contact onderhouden met de eigenaar van het project om de nodige uitkom te beslissen;

  • Worden de veranderingen geaccepteerd?
  • Worden ze verworpen?
  • Hoe worden de specificaties verandert zodat ze aanvoerbaar zijn?

 

Het proces van veranderingen maken aan het projectplan moet alle knock-on effecten identificeren omdat dit zal bepalen welke veranderingen er geaccepteerd moeten worden, welke verworpen moeten worden en hoe het proces gepresenteerd kan worden.

Verandering is altijd moeilijk wanneer individuen reeds hun geest hebben onderwezen in het proces van het project. De langetermijninterpretatie van het consistent monitoren van het proces is om het aantal van ongeplande veranderingen die geïntroduceerd worden door de loop van het proces te verminderen.

 

Hoe gaat jouw team om met veranderingen?

 

Lees ook deel 1 en 2 van deze blog serie:

 

Dit artikel is gebaseerd op het eBoek Project Management Processes: Project Skills – download het hier:

Christine Funk

Marketing & Social Media Manager

More posts by Christine Funk