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5 Phasen eines professionell geführten Kündigungsgesprächs

Wie sollen Kündigungsgespräche ablaufen, worauf ist zu achten und wo liegen die Stolpersteine? Es empfiehlt sich, Kündigungsgespräche strukturiert zu führen und auf alle wesentlichen Aspekte sachlich und mit Empathie einzugehen. Nachstehend fünf empfehlenswerte Phasen, um Kündigungsgespräche professionell und sicher zu führen.

 

Phase 1: Gesprächseröffnung

Die Gesprächseröffnung dient einzig dazu, dass der Mitarbeiter ‘bei Ihnen ankommt’. Halten Sie die Aufwärmphase daher extrem kurz. Kommen Sie so schnell wie möglich zum Anlass des Gespräches. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter zu Wort kommt und Sie Feedback auf seine Reaktionen, Fragen und Verhaltensweisen geben.

 

Phase 2: Aussprechen der Kündigung

Kommen Sie danach sofort zur Sache. Reden Sie nicht um den heissen Brei herum, Smalltalk ist hier unangebracht. Der Betroffene empfindet das nur als unangemessene Irreführung. Übermitteln Sie die Kündigungsbotschaft in den ersten fünf Sätzen.

Sprechen Sie Ihren Mitarbeiter mit seinem Namen an, und verwenden Sie die Ich-Form. Nur so bringen Sie zum Ausdruck, dass Sie sich mit der Kündigung identifizieren. Formulieren Sie Ihre Botschaft klar und deutlich. Sprechen Sie von ‘Trennung’, ‘Kündigung’ oder ‘Aufhebung’. Drücken Sie aber auch Ihr Mitgefühl aus: ‘Es tut mir sehr leid.’ Oder: ‘Es ist sicherlich schwer für Sie zu akzeptieren…’

 

Phase 3: Ausführliche Begründung

Erläutern Sie dem Mitarbeiter die Gründe, die zu der Kündigung geführt haben. Erklären Sie zunächst die juristischen Grundlagen der Kündigung, danach Ihren Entscheidungsweg. Machen Sie dabei immer wieder deutlich, dass über die Kündigung nicht mehr diskutiert werden kann!

Am leichtesten fällt die Begründung bei personen- oder verhaltensbedingter Kündigung. Da das Kündigungsgespräch nur den Abschluss einer umfangreichen Vorgeschichte darstellt, können Sie auf die dokumentierten Kritikgespräche, Verwarnungen, Abmahnungen und so weiter zurückgreifen. Bei betriebsbedingter Kündigung legen Sie Ihren Schwerpunkt zunächst auf die unternehmenspolitischen Entscheidungen, die der Kündigung zu Grunde liegen.

 

Phase 4: Das weitere Vorgehen

Nachdem der erste Schock verarbeitet ist, wollen fast alle Betroffenen wissen, wie es genau weitergeht. Leiten Sie diese Informationsphase etwa so ein: ‘Sind Sie jetzt in der Lage, sich noch einige Informationen über unser weiteres Vorgehen anzuhören? Oder sollen wir das Gespräch lieber vertagen und uns morgen noch einmal zusammensetzen? Übermitteln Sie dann kurz alle Informationen, die notwendig sind (Freistellung, Bewerbungsgespräche, Urlaub, Arbeitszeit-Guthaben, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Abfindung, betriebliche Altersversorgung).

Bieten Sie – soweit möglich, vor allem bei betriebsbedingter Kündigung – Ihre Unterstützung bei der Suche nach einem neuen Arbeitsplatz an: Stellen Sie sich als Referenz zur Verfügung, offerieren Sie ein wohlwollendes Zeugnis, und erläutern Sie die Möglichkeit einer Freistellung oder einer Outplacement-Beratung.

 

Phase 5: Gesprächsabschluss

Leiten Sie zum Gesprächsabschluss über, wenn Sie alle Informationen übermittelt haben. Signalisieren Sie weitere Gesprächsbereitschaft und bieten Sie ein oder mehrere Folgegespräche an. Händigen Sie dem Mitarbeiter das Kündigungsschreiben nebst Notizen oder den Entwurf des Aufhebungsvertrages aus. Fragen Sie ihn, was er im Anschluss tun möchte: nach Hause gehen oder an seinen Arbeitsplatz zurückkehren? Jemanden anrufen? Den Betriebsrat konsultieren?

Egal wofür sich der Gekündigte entscheidet, bieten Sie Ihre Unterstützung an: Stellen Sie einen diskreten Raum mit Telefon zur Verfügung. Bestellen Sie ein Taxi für die Fahrt nach Hause. Oder vermitteln Sie eine vertrauenswürdige Begleitperson, wenn der Mitarbeiter an seinen Arbeitsplatz zurückkehren will. Diese Nachsorge ist besonders wichtig: Ein gekündigter Mitarbeiter, der an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt, stellt sowohl für sich selbst (etwa an einer Maschine mit Verletzungsgefahr) als auch für Ihr Unternehmen (wenn er zum Beispiel sensible Daten verwaltet) ein erhöhtes Sicherheitsrisiko dar.

 

Der Nutzen von Folgegesprächen

Die Folgegespräche haben zweierlei Ziele: Zum einen sollte die Führungskraft für den Mitarbeiter einfach nur als Ansprechperson da sein und damit das Interesse für seine persönliche Situation und gewünschte Hilfestellungen signalisieren.

Er steht dem gekündigten Mitarbeiter zur Verfügung, um über die Kündigung, die damit auftretenden Gefühle wie Wut oder Enttäuschung, Hilflosigkeit oder Angst und die damit verbundenen Konsequenzen zu reden – sofern dies der Mitarbeiter wünscht.

 

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Kündigungsgespräch sicher und professionell führen

 

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Marco De Micheli

Marco De Micheli ist Autor und Verlagsleiter des PRAXIUM-Verlags, der sich auf Praxisbezug und Umsetzbarkeit von Fachinformationen für die Mitarbeiterführung und das Personalwesen fokussiert. Er wurde in zahlreichen HR- und Führungspositionen mit HR-Projekten konfrontiert und verfügt über eine reichhaltige Praxiserfahrung auf dem Fachgebiet der Mitarbeiterführung.

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