Skip navigation

Bookboon.com The best way to educate yourself

Unngå konflikter med ansatte: ”å forutse er bedre enn å være etterpåklok”

Er du en HR spesialist eller en linjeleder så har du måtte håndtere uredelige ansatte. Derfor vet du hvor store skader en intern konflikt kan påføre den/de involverte ansatte og potensielt sett hele selskapet. En god leder vil gjøre det de kan for å unngå slike situasjoner. 

 
En av de viktigste verktøyene som kan forhindre slike interne konflikter er å ha en høy-kvalitets etisk kode.  Denne hjelper ansatte å forstå hva som forventes av dem når det kommer til oppførsel og innstilling på jobb. Den definerer også konsekvensene av regelbrudd.
Her er det viktigste man må ta med i betraktningen når du skal lage en etisk regelbok for ditt selskap.

 

1. Reglene bør være konkrete, presise og enkle å forstå

Det er helt essensielt at de ansatte vet nøyaktig hva dine interne regler betyr. Bruk konkrete eksempler, vær konsis og sørg for at språket du bruker er enkelt å forstå.

Som et eksempel, se på denne regelen: ”Ansatte forventes å være på plass i våre lokaler kl 8:00. Gjentatte forsinkede oppmøter vil ha en negativ innflytelse på den ansattes helhetsvurdering.” Som du ser så åpner denne regelen for flere spørsmål enn svar: Betyr det å gå inn dørene å være ”på plass i våre lokaler”? Hvor mange ganger er ”gjentatte”? Er det å møte 30 sekunder forsinket et ”forsinket oppmøte”. Hva betyr ”negativ innflytelse”?

Her er det du kan skrive istedenfor: ”Punktlighet er svært viktig for vår bedrift. Ansatte må sitte på plassen sin presis kl. 8. Hvis du kommer for sent tre ganger i løpet av et kalenderår, vil du få en formel advarsel. Hvis du fortsetter å møte forsinket, vil du kunne bli oppsagt med øyeblikkelig virkning!”

 

2. Ansatte må kjenne til reglene og vite hvor de står

Du kan ikke forvente at folk overholder de etiske reglene hvis de sliter med å finne dem. Derfor må du sikre at de er enkelt tilgjengelig. Du kan legge dem i en mappe som er tilgjengelig for alle på en intern server eller skrive dem ut og gi den til alle de ansatte.

Hvis du vil sikre at folk faktisk forstår reglene, så er det viktig at alle nye ansatte får en gjennomgang i løpet av opplæringsprosessen. Dette vil sikre at de får muligheten til å stille spørsmål hvis noe virker uklart. På denne måten vil de ikke bare internalisere reglene helt fra begynnelsen, men du vil også kunne oppdage eventuelle regler som er vanskelig å forstå. Kanskje må du justere dem, skrive dem om så de er enklere å forstå.

 

3. Etablere gjennomsiktighet i forhold til ansvar for opprettholdelse og håndheving av regler

De etiske reglene bør ikke være et endelig produkt, men et levende dokument som forbedres via konstant optimalisering og justering. Noen av justeringene vil være et resultat av konstruktive tilbakemeldinger fra de ansatte.

Derfor må man ha en person eller en gruppe personer som er ansvarlig for å vedlikeholde dette dokumentet. Dine ansatte må vite hvem de kan kontakte hvis de ønsker å gi en tilbakemelding på de etiske reglene. Videre så bør det være en dedikert person som er ansvarlig for å kommunisere viktige oppdateringer til hele staben.

Andre ansvarsområder inkluderer å gjennomføre møter med nyansatte i tillegg til å håndheve regler og lede disiplinær prosesser. Jo mer gjennomsiktighet man har i forhold til hvem som leder de forskjellige aspektene knyttet til de etiske reglene, jo mer tillitsvekkende, rettferdig og pålitelig vil dette føles for dine ansatte.
I vårt moderne arbeidsliv hvor fleksitid, flate hierarkier og en tillitsbasert bedriftskultur feires, kan det å lage strenge regler virke gammeldags. Men regler og moderne bedrifter er ikke nødvendigvis en motsetning. Du kan være den moderne arbeidsgiveren som gir sine ansatte en stor grad av uavhengighet og samtidig ha et klart og forståelig regelverk som hjelper folk å forstå rammeverket som de kan bevege seg fritt innenfor.

Likte du denne artikkelen? For mer informasjon, last ned e-boken The Seven Deadly Sins of Employment – How to Avoid the Most Common Mistakes Made By Employers skrevet av Russell HR Consulting.

 

Flere gode artikler å lese:

 

Christine Funk

Marketing & Social Media Manager

More posts by Christine Funk